Dada la propagación de COVID-19 y las órdenes de quedarse en casa resultantes, es probable que haya participado en al menos una videoconferencia recientemente. Para muchas empresas, la transición al trabajo remoto ha sido abrupta, lo que requiere que las personas aprendan rápidamente los entresijos de la etiqueta de la reunión virtual.
Saber cómo adaptarse a los flujos de trabajo remotos es fundamental para mantener la productividad y garantizar que todos en su equipo estén en sintonía. En esta publicación, nos centraremos en las reuniones virtuales y las mejores prácticas para garantizar que se desarrollen sin problemas.
¡Vamos a sumergirnos!
En teoría, las reuniones virtuales deberían desarrollarse de la misma manera que las discusiones en persona. Todos deben tener la oportunidad de hablar y la reunión idealmente seguirá un orden natural a medida que los asistentes aporten sus puntos de vista hasta que llegue a un consenso sobre cómo avanzar.
Durante una reunión regular, es relativamente fácil detectar cuándo alguien se está preparando para responder o si las personas no están comprometidas. Cuando está hablando con una pantalla, es más fácil pasar por alto las señales en las que confía en persona. Para empezar, es probable que las pantallas de video para los demás participantes sean bastante pequeñas, lo que podría hacer que se pierda detalles visuales.
La mala calidad del audio también puede dificultar la comprensión de los participantes. Además, también hay que tener en cuenta las dificultades técnicas, especialmente cuando se cambia por primera vez a una plataforma de videoconferencia.
Establecer las pautas de etiqueta de la reunión virtual de su empresa puede ayudar a mitigar estos problemas para que sus conferencias remotas se desarrollen sin problemas. Al eliminar los retrasos innecesarios, puede mantener un alto nivel de productividad incluso cuando su equipo está repartido en diferentes ubicaciones.
5 consejos de etiqueta para reuniones virtuales para mantener las llamadas productivas y atractivas
Las prácticas que vamos a cubrir en este artículo se aplican independientemente de la herramienta de videoconferencia que utilice su empresa. No importa si prefiere Zoom , Google Meet o Facebook Workplace : aún se aplica la etiqueta adecuada de reunión virtual. Aquí hay cinco consejos para refinar el tuyo.
1. Programar reuniones y enviar enlaces por adelantado
Lo más probable es que, cuando celebre reuniones en persona en su oficina, todos los participantes sean notificados con anticipación. También es probable que informe a los miembros de su equipo sobre cualquier material que necesiten llevar consigo y sobre los puntos importantes que planea cubrir para que estén preparados para hacer su parte.
Estos principios se vuelven aún más importantes cuando trabaja de forma remota. Especialmente si recientemente hizo la transición a la videoconferencia, es posible que su equipo necesite un poco más de tiempo para descubrir el software.
Si está a cargo de programar reuniones virtuales, aquí hay algunas pautas básicas para asegurarse de que todos se presenten preparados:
- Programe las reuniones con anticipación.
- Envíe invitaciones de calendario virtual a videollamadas si su software las admite.
- Si es necesario, asegúrese de que todos los participantes tengan una cuenta configurada para la plataforma elegida con anticipación.
- Envíe enlaces para unirse a la llamada (si su software lo requiere) al menos un día antes de la reunión.
- Prepare una breve descripción general de los puntos que desea tratar durante la reunión y envíela a los participantes con anticipación.
La idea aquí es simple. Al informar a los miembros del equipo sobre cuándo se llevarán a cabo las reuniones y qué espera cubrir, las cosas avanzarán mucho más rápido. Todos podrán configurar sus computadoras, preparar cualquier punto importante y recopilar las referencias que necesitarán durante la reunión.
Más allá de la productividad, la planificación de reuniones con anticipación le muestra a su equipo que respeta sus horarios. A menos que haya una emergencia importante en la empresa, las videollamadas nunca deben realizarse en el último minuto.
2. Prepare un área tranquila para configurar su computadora
Trabajar desde casa puede significar estar rodeado de niños, mascotas, miembros de la familia y otras distracciones. Por lindas que sean, tales interrupciones pueden descarrilar rápidamente una videoconferencia:
Si desea minimizar el tiempo que dedica a las reuniones virtuales, debe reducir las distracciones por su parte. Encuentre un lugar tranquilo en su casa donde otras personas en la llamada no puedan escuchar el ruido de fondo o ver a los miembros de su hogar haciendo sus negocios detrás de usted.
También es inteligente informar a los demás en su hogar que va a estar en una reunión virtual. De esa manera, será menos probable que interrumpan. Si bien esto puede ser difícil de explicar a su niño pequeño o perro, intente que la mayor cantidad posible de personas estén en la misma página para que su llamada pueda realizarse sin problemas.
3. Pruebe su cámara y micrófono antes de que comience la reunión
Una vez que encuentre el lugar perfecto en su hogar donde haya un ruido mínimo y la señal de wi-fi llegue a la perfección, es hora de configurar su estación de videoconferencia. Primero, asegúrese de colocar su cámara en el ángulo correcto para que su equipo pueda verlo.
También es inteligente probar la cámara de su computadora portátil para asegurarse de que funciona correctamente. Puede hacer esto usando las herramientas nativas de su máquina, o su software de videoconferencia puede solicitarle que lo haga .
Sin embargo, en la mayoría de los casos, su micrófono es más importante que su cámara. Si es difícil entender lo que alguien dice durante una llamada en línea, puede descarrilar todo el procedimiento. Una vez más, puede probar el suyo por su cuenta o utilizando las funciones proporcionadas por su plataforma de reunión virtual.
Si no tiene uno, considere comprar un auricular básico para usar específicamente para llamadas en línea. Puede marcar una diferencia significativa en la calidad de su audio y no tiene que gastar una fortuna en uno.
La etiqueta adecuada de la reunión virtual dicta probar todo su equipo mucho antes de una videoconferencia para evitar molestias al resto de su equipo. De esa manera, puede resolver cualquier problema en su propio tiempo y no mientras otros lo están esperando.
4. Silencia tu micrófono cuando no estés hablando
Por mucho que intente eliminar todas las distracciones de su entorno, siempre habrá algo en el fondo. Quizás tu vecino decidió empezar a aprender a tocar la gaita, o pasa una ambulancia. Cualquiera que sea el caso, puede resolver rápidamente estos problemas silenciando su micrófono.
Como regla general, si no estás hablando, tu micrófono debe estar silenciado. Esto es especialmente importante si está utilizando un auricular, ya que las personas pueden escuchar cada pequeño sonido en su extremo. Eso incluye respirar, toser, si hace clic en otra pestaña, etc.
Varias plataformas de videoconferencia, incluido Zoom, ofrecen la funcionalidad «pulsar para hablar» . Esta función mantiene el micrófono apagado de manera predeterminada y solo detecta ruido cuando presiona un botón para encenderlo. Es una solución fácil que elimina la mayor parte del ruido de fondo en las llamadas de conferencia y ayuda a que todos se concentren .
En la misma nota, si se está preparando para hablar, le recomendamos esperar un par de segundos después de que el orador anterior deje de hablar para tener en cuenta el posible retraso. Esto te ayudará a evitar situaciones embarazosas en las que, sin darte cuenta, hablas por encima de tus compañeros de equipo.
5. Envíe un resumen de la reunión después
Aunque la preparación puede ayudar a prevenir la mayoría de los problemas técnicos relacionados con las reuniones virtuales, a veces no se pueden evitar. Las malas conexiones o la falta de acceso a equipos de calidad podrían dificultar que algunos miembros de su equipo participen fácilmente en videoconferencias.
Además, existe el retraso de video y audio mencionado anteriormente que podría hacer que los participantes se pierdan algunas partes de su reunión. Incluso con una configuración ideal, esto podría dejar a algunos miembros de su equipo sin toda la información que necesitan para completar su trabajo.
Un elemento clave de la etiqueta de la reunión virtual que se transfiere de las conferencias en persona es enviar un resumen de todos los puntos principales cubiertos para que pueda asegurarse de que todo el equipo esté en la misma página. Qué tan detallado sea ese resumen dependerá de usted. Sin embargo, incluso un breve resumen puede ayudarlo a evitar repetir los mismos puntos en futuras reuniones.
Idealmente, querrá que dos miembros del equipo estén en la llamada para tomar notas durante la reunión. De esa manera, si uno de ellos no capta todo, el otro debería poder llenar los vacíos. Esos dos miembros del equipo deben compilar y consolidar sus notas y enviarlas al resto de los participantes.
Conclusión
Poder participar en reuniones desde la sala de tu casa es una gran ventaja en situaciones imprevistas como una pandemia. Sin embargo, las reuniones virtuales no son una excusa para olvidar la etiqueta básica. Todos los involucrados deben respetar el tiempo de los demás, y establecer algunas reglas básicas es una excelente manera de garantizar que las reuniones no se conviertan en que todos hablen entre sí.
Si desea mejorar la etiqueta de su reunión virtual, tenga en cuenta estos cinco consejos:
- Programe reuniones y envíe enlaces con anticipación.
- Prepare un área tranquila para instalar su computadora.
- Pruebe su cámara y micrófono antes de que comience la reunión.
- Silencia tu micrófono cuando no estés hablando.
- Enviar un resumen de la reunión.
¿Tiene alguna pregunta sobre la etiqueta de la reunión virtual? ¡Hablemos de ellos en la sección de comentarios a continuación!
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