El viejo adagio de que «el tiempo es dinero» rara vez ha sido más apropiado que para los autónomos de hoy.
Más específicamente, ser capaz de estimar con precisión tu tiempo es una habilidad esencial para cualquier desarrollador de WordPress. Sin embargo, la capacidad de juzgar con precisión cuánto tiempo llevará completar un proyecto y, por lo tanto, cuánto debe cobrarle a un cliente, es una tarea difícil por muchas razones.
Es un acto de equilibrio difícil: corre el riesgo de asustar a un cliente al sobreestimar su tiempo (y, en consecuencia, su tarifa), pero tampoco quiere venderse en corto, lo que resultaría en una tarifa por hora anormalmente baja.
Con lo anterior en mente, en este artículo describiremos cuatro pasos prácticos: Debatir, Evaluar, Estimar y Calcular, para encaminarlo a estimar su tiempo de manera más eficiente y efectiva.
Todos hemos tenido un proyecto que comenzó como una cosa y de alguna manera se transformó en un animal completamente diferente.
Esto se conoce como el temido ‘desplazamiento del alcance’, que ocurre cuando las expectativas del cliente no coinciden con la comprensión del desarrollador. El aspecto más preocupante del aumento del alcance es que cuanto más tiempo se pasa en un proyecto de lo previsto, más gastos se obtienen.
¿Qué es la fluencia del alcance?
La fluencia del alcance es la «inflación» no planificada de un proyecto a través de cambios incontrolados, generalmente causados por una de dos cosas:
- El problema más común es la falta de definición en los parámetros del proyecto, que es algo que puedes eliminar en la etapa del contrato si empleas el conocimiento necesario.
- Las condiciones cambiantes del mercado también pueden pasar factura, lo que es más difícil de manejar, ya que un cliente puede revisar continuamente el resumen del proyecto.
El desplazamiento del alcance puede ser extremadamente dañino para los proyectos si no se identifica de inmediato, lo que generalmente genera un aumento importante en los costos, el tiempo y los recursos.
Habiendo dicho eso, usted tiene el control total de si el desplazamiento del alcance se convierte en un problema en su trabajo.
¿Cómo elimino el deslizamiento del alcance?
La forma más fácil de evitar el aumento del alcance es ser directo con su cliente desde el principio en cuanto a las limitaciones de su servicio.
Esto se hace mejor con un resumen que contenga solo acciones tangibles (y si es posible, cuantificables) de las que usted es responsable, en lugar de tareas nebulosas.
Para producir este tipo de propuesta, deberá hacer algunas preguntas clave. Estos son mis favoritos para reducir su resumen a tareas tangibles:
¿Alguna vez has trabajado en proyectos similares y/o con un desarrollador de WordPress?
Esto separa a los clientes más experimentados de los menos experimentados. Si un cliente nunca antes ha trabajado con un desarrollador independiente, es posible que deba brindar más apoyo y explicaciones a lo largo del proyecto.
¿Tendré acceso a […]?
Saber a qué aspectos del negocio de su cliente tendrá acceso le permite planificar con anticipación en términos de cuánto tendrá que investigar. También le da una buena idea de cuánto control tendrá sobre el producto final.
¿Con qué frecuencia querrá actualizaciones?
La frecuencia con la que un cliente desea una actualización dependerá a menudo de la experiencia que tenga. Algunos estarán contentos con una breve actualización una vez a la semana, mientras que otros serán más exigentes. Puede parecer un uso pequeño de su tiempo, pero el requisito de tiempo agregado para mantener actualizados a los clientes puede sumarse.
¿Puedo subcontratar partes de este proyecto?
Según el tamaño del proyecto o su conjunto de habilidades en relación con lo que se necesita, es posible que se incline a subcontratar algunos aspectos a otros trabajadores independientes. Esto afectará en gran medida sus estimaciones de tiempo, especialmente si necesita aprender nuevas habilidades o actualizar las antiguas. Necesita absolutamente el permiso de su cliente antes de hacer esto, así que pregunte.
¿Tienes algún ejemplo?
Si puede hacerse una idea de cómo espera el cliente que se vea y funcione el producto terminado, tiene muchas más posibilidades de eliminar el avance del alcance.
También deberá asegurarse de que su cliente comprenda la diferencia entre el trabajo necesario para completar el proyecto y el trabajo necesario después para mantener el producto. Esta es una distinción clave para todos los trabajadores independientes, pero especialmente para los desarrolladores de WordPress, donde el soporte continuo es una probabilidad, si no una conclusión inevitable. Si el cliente espera que le ofrezca soporte continuo, debe tener un acuerdo y un cronograma de pago por separado para ese servicio.
Un paso esencial cada vez que se embarca en un nuevo proyecto con un cliente es obtener un contrato estricto, que describa todas las expectativas y limitaciones del proyecto. Es imperativo que te cubras con un contrato por escrito. Si bien es posible que aún no se haya quemado, si está en el negocio el tiempo suficiente sin protección contractual, eventualmente lo hará.
Si siente que el alcance del alcance está mostrando su cara fea, debe tomar medidas de inmediato hablando con su cliente y refiriéndose al contrato que tiene en vigor. Si el proyecto vuelve a estar bajo control lo suficientemente pronto, debería evitar la mayoría de los efectos negativos.
Paso 2: Definir la Complejidad del Proyecto [Evaluar]
Una vez que tenga un resumen completo, podrá evaluar la complejidad de cada etapa del proyecto en términos de su propio conjunto de habilidades. Cada etapa debe caer en una de tres categorías:
- Lo sé y puedo completarlo fácilmente,
- Lo sé, pero necesito repasarlo, o
- No sé esto y necesito aprenderlo (o subcontratarlo).
Cada una de estas categorías tomará una cantidad de tiempo diferente, y la tercera obviamente tomará mucho más tiempo (o más en términos de dinero) que la primera o la segunda. Si todas las etapas de su proyecto caen en la categoría uno, entonces es oro: podrá comenzar a estimar cuánto tiempo le llevará el proyecto en su conjunto con relativa precisión.
Si tiene una mezcla de los tres, necesita dividir cada etapa en dos partes: estudiar y hacer . A partir de ahí, podrá enumerar los costos estimados para cada elemento discreto del proyecto, luego un costo total para todo el proyecto.
Le recomiendo encarecidamente que se tome el tiempo para evaluar los costos individuales relacionados con estudiar y hacer. En mi experiencia, la razón más común para cobrar de menos a un cliente es ignorar la cantidad de tiempo que le tomará aprender las habilidades relevantes. No subestimes este elemento del proyecto.
Paso 3: Aprovechar experiencias pasadas [estimación]
Incluso si no ha completado un proyecto exactamente como el que está cotizando, aún debería poder recurrir a proyectos anteriores para informar mejor sus estimaciones de tiempo en elementos individuales del proyecto.
Una vez que esté en esta etapa, después de haber hecho un poco de trabajo preliminar para estimar los costos del proyecto, vuelva a mirar las etapas de su proyecto y trate de recordar cuánto tiempo le tomó pasos similares durante otros proyectos. Intente dividir su proyecto en elementos discretos que representen acciones similares que haya realizado en el pasado.
Incluso si no tiene una hoja de tiempo exacta por hora de acciones pasadas, puede tener una idea relativamente precisa de cuánto le lleva una tarea común. Y si comienza a usar una hoja de tiempo (o una herramienta de seguimiento de tiempo ), habrá comenzado a crear un recurso invaluable para dibujar en el futuro.
En este punto, debe tener una idea relativamente buena de cuánto tiempo le llevará este proyecto. Ahora agregue los porcentajes de contingencia adicionales. Esto cubre todo, desde costos de subcontratación inesperados hasta simplemente subestimar la cantidad de tiempo que llevaría una tarea. Recomiendo imprevistos (como porcentaje del costo) entre 10% y 25%, dependiendo de cuán amorfa sea la tarea.
Tenga en cuenta que esta contingencia no es para permitir el avance del alcance.
Paso 4: Reúna todo [Calcular]
En este punto ahora debería tener una lista de tareas discretas, separadas por complejidad y basadas en experiencias pasadas, con una estimación de tiempo para cada una. A estos números, ha agregado porcentajes de contingencia, más para tareas en las que no está particularmente seguro de estimar.
Con toda esta información, crea una hoja de cálculo que establezca lo siguiente:
- Descripción de la tarea
- Tiempo estimado (minutos)
- porcentaje de contingencia
- Tiempo total estimado
Las columnas uno a tres son sus propias estimaciones manuales. La columna cuatro se calcula multiplicando la columna tres por la columna cuatro.
Ahora no solo tiene una estimación general para todo el proyecto, sino también los tiempos para cada etapa individual. Esta hoja de cálculo también le brinda una maravillosa oportunidad de aplicar tiempos reales contra sus estimaciones para determinar qué tan precisas fueron sus estimaciones.
Te recomiendo que te duermas con cualquier propuesta (o al menos te tomes un descanso) antes de mirarla de cerca por última vez. Bien puede ser que tengas una nueva perspectiva después de haber dejado ‘reposar’ la propuesta.
Conclusión
Los cuatro pasos anteriores pueden parecer relativamente sencillos (y lo son), pero completarlos le dará una mejor comprensión de cómo pasa su tiempo y cómo debe cobrar a los clientes por ese tiempo.
Aquí hay un resumen rápido:
- Debate : Comuníquese con el cliente para obtener una comprensión precisa de los resultados deseados. ¡Evite el arrastre del alcance a toda costa!
- Evaluar: Considere cuán complejo es cada paso y divídalo en estudiar y hacer .
- Estimación: basarse en experiencias pasadas y hacer estimaciones informadas del costo del tiempo.
- Calcular: reúna todo para obtener una estimación precisa, luego déjelo ‘respirar’ antes de la evaluación final.
Con cada proyecto que complete, su capacidad para estimar el tiempo solo mejorará, brindándole una idea aún mejor de lo que debería estar cobrando a un cliente.
¡Eso es todo por esta publicación! Pero me encantaría conocer tu opinión sobre este tema. ¿Cómo lidias con el aumento del alcance como freelancer? ¿Tiene algún consejo para estimar los tiempos y costos de su proyecto? ¡Cuéntanos en los comentarios!
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