Notion: una plataforma todo en uno: una descripción detallada y una revisión

¿Qué es Noción?

Notion se describe a sí mismo como un espacio de trabajo todo en uno, un conjunto de componentes básicos para crear cosas que le encanta usar. Su lema es: “Escribe, planifica, colabora y organízate. Notion es todo lo que necesita, en una sola herramienta”. Puede reemplazar su aplicación para tomar notas, su aplicación de lista de tareas pendientes, sus hojas de cálculo y su aplicación de administración de proyectos para que pueda mantener todo en un solo espacio.

Estamos usando Notion para hacer lo que normalmente habría requerido tres herramientas diferentes improvisadas. Tenerlo todo en un solo lugar hace que todo sea más fácil.

—Sachin Monga de Cocoon

Notion proporciona una ubicación central para todos sus objetivos a corto y largo plazo. Puede administrar una pequeña empresa con Notion o crear un tablero para todas sus necesidades personales y familiares. Utilice Notion para gestionar proyectos de diseño web, una base de datos de recetas, un registro de actividad física, un calendario de marketing, un recortador web de contenido o un planificador de eventos. Si necesita organizar datos, Notion puede ser la herramienta que necesita.

Cómo utilizar Notion para organizar su contenido profesional y personal

La noción se compone de «Páginas» y «Bloques». Las páginas contienen bloques. Cada dato e información es un Bloque. Puede agregar Páginas dentro de Páginas infinitamente.

Los bloques actuales incluyen:

Bloques generales

• Texto: cualquier texto simple o notas
• Tablas: bases de datos (incluye múltiples vistas como Kanban , tabla, galería, lista, calendario y tablero)
• Tareas pendientes: casillas de verificación
• Alternar: flechas desplegables para información organizada
• Viñetas: agregue viñetas a su lista
• Numeración: agregue numeración a su lista
• Citas: citas destacadas
• Separadores: Separadores de secciones
• Llamadas: cuadros resaltados para mostrar información importante
• Menciones: colabora con otras personas en tus páginas
• Fechas: etiquete cualquier página o bloque con una fecha usando @
• Código: agregue fragmentos de código en su lenguaje de programación establecido

Cargar e incrustar bloques

• Incrustaciones: útil para incrustar cualquier otro sitio web en Notion
• Imágenes: sube cualquier imagen
• Marcadores: Guardar URL
• Video: Cargue o incruste desde cualquier servicio de video
• Audio: pistas de audio, podcasts, etc.
• Archivos: agregue cualquier tipo de archivo a su espacio de trabajo
• PDF: muestra un PDF a la vista

Bloques avanzados

• Ecuaciones matemáticas: muestra una fórmula matemática usando TeX
• Breadcrumbs: Muestra la ubicación actual de tu página
• Tabla de contenido: crea un esquema de toda la página
• Botones de plantilla: bloques preconfigurados que crea para acelerar su flujo de trabajo

Tienen múltiples bloques con integración directa a otro software útil, que incluyen:

• Google Drive
• tuits
• Gists de GitHub
• mapas de Google
• figma
• Enmarcador
• Caprichoso
• InVision
• Telar
• tipo de letra
• CódigoPen

Los bloques se pueden mover en cualquier lugar de su espacio de trabajo. Su función de arrastrar y soltar simplifica la reorganización de los datos cuando es necesario. Puede mover los Bloques en su página original o puede moverlos a una página completamente nueva simplemente arrastrándolos.

Configuración de su espacio de trabajo de Notion

La mejor manera de comenzar con Notion es usar una plantilla prefabricada y luego adaptarla a medida que aprende lo que funciona para usted. Si bien siempre puede comenzar con un lienzo en blanco, Notion tiene una variedad de plantillas integradas para muchas industrias diferentes, como diseño, educación, ventas, marketing, recursos humanos y personal.

Una vez que haya creado una cuenta de Notion (puede comenzar con la versión gratuita), puede importar una plantilla con solo unos pocos clics.

Le mostraré cómo configurar un administrador de relaciones con el cliente de ventas (CRM). Este CRM es una plantilla prefabricada en Notion.

1. Haga clic en Nueva página
2. Haga clic en Plantillas
3. Haga clic en la palanca Ventas
4. Elija CRM de ventas
5. Luego haga clic en el botón Usar esta plantilla
6. El CRM se añadirá automáticamente a tu Workspace

El CRM es un bloque de tabla de nociones.

¡Una tabla en Notion es en realidad una base de datos relacional! Esto significa que puede conectar sus datos de CRM a cualquier otra tabla en cualquier lugar de su espacio de trabajo.

Ahora, agreguemos un cliente. Simplemente haga clic en el cuadro debajo del nombre. Si alguna vez ha usado una hoja de cálculo, esto debería resultarle familiar. Agregué el nombre Sunny Thompson. Cuando hace clic en el nombre, «Sunny Thompson», ahora está dentro de una página completamente nueva. La página contiene todos los campos de la tabla que puede personalizar y definir. También puede agregar cualquier Bloque en esta página como cualquier otra página.

Los campos de la tabla son:

• Fecha
• Texto
• Tiempo
• Número
• Selección única
• Selección múltiple
• Imagen
• Correo electrónico
• URL
• Persona
• Tiempo creado
• Creado por
• Hora de última edición
• Última edición por

Para usuarios avanzados:

• Relación
• Fórmulas
• Enrollar

Ahora que tiene un CRM, puede crear otra tabla como su Administrador de proyectos y vincular las dos tablas. Esta tabla de Proyectos incluye los campos Relación (Cliente) y Selección única (Etiquetas).

Usando un campo de Relación , se vincula directamente al CRM que acaba de crear. Esto le permitirá ver todos los proyectos relacionados con Sunny Thompson en ambas tablas.

Con todas las tablas, puede crear varias vistas, como Tablero (Kanban), Galería, Lista y Calendario. Estas plantillas son útiles para empezar cualquier proyecto. Asegúrese de leer nuestra guía de inicio rápido para la gestión de proyectos .

También puede incrustar cualquier tabla dentro de cualquier página. Aquí hay una página de Proyectos de nuestra tabla de Proyectos. Tiene otra tabla denominada Tareas incrustada en la página tanto en la vista Tabla como en la vista Tablero (Kanban).

Asegúrese de explorar más plantillas en la Galería de plantillas enviadas por el usuario de Notion para ver lo que otros usuarios han creado. Algunas plantillas que puede probar son el calendario de contenido, las tareas de diseño, el sistema de diseño, la propuesta de contratación y la cartera de trabajo. Agregue cualquiera de estas plantillas a su Notion Workspace y ahora tiene un panel centralizado.

Otros casos de uso para Notion

Echa un vistazo a estas otras formas en que las personas y las empresas han utilizado Notion:

Finanzas personales : incluye un tablero Kanban categorizado de gastos, deudas y gastos adicionales. También incluye un calendario de flujo de caja.

Recetas : una base de datos en línea para recetas. Use el cortapelos web para agregarlos y luego ordénelos por categoría. También puede copiar y pegar fácilmente la lista de compras en una página de comestibles separada para simplificar el proceso de compra de comestibles.

Centro de ayuda de la empresa : cree una descripción general centralizada de la empresa con toda la información pertinente de la empresa, como el manual y anuncios importantes. Los empleados pueden acceder a esto en cualquier momento y siempre está actualizado.

Canal de contratación : realice un seguimiento de todas las contrataciones potenciales con esta plantilla. Contiene el nombre del solicitante, estado de la entrevista, habilidades y enlaces a sus perfiles en línea.

Algunas ideas más para poner en marcha su espacio de trabajo de Notion:

• Base de conocimientos
• Diario de viñetas
• Directrices del código
• Hoja de ruta del producto
• Gestión de podcasts
• Proyectos en casa
• Escribiendo un libro
• Búsqueda de trabajo
• Agenda de viaje
• Colección de juegos

Características adicionales

Notion también es una gran herramienta para colaborar con otros. Puedes etiquetar a otros con @ mencionando su nombre. También puede compartir páginas con cualquier persona con un enlace.

Los espacios de trabajo de Notion tienen miembros e invitados. Los miembros pueden crear, editar, comentar y compartir páginas. Los invitados son personas externas a las que invitas a ver tu espacio de trabajo o una página específica. Dependiendo de los permisos que les des, pueden editar, comentar o leer. El acceso de invitados es útil para sus clientes o contratistas con los que necesita compartir información rápidamente. También puede crear grupos de usuarios para administrar los permisos para todos.

Con Notion, puede acceder a sus datos desde cualquier lugar. Tienen aplicaciones en varias plataformas, incluidos iPhone, Android, Windows, Mac, o puede usar su navegador.

ventajas

Notion se puede utilizar para organizar muchas áreas diferentes en su vida. Los profesionales incluyen:

• Accede desde cualquier lugar
• personalizable
• Cargas ilimitadas de archivos
• bases de datos
• Comparte cualquier página externamente
• Equipo de soporte útil y amigable
• Historial de versiones

Contras

Notion carece de varias características que pueden disuadirlo de usarlo. Algunas desventajas actuales de Notion son:

• Falta de una API para conectarlo a otros servicios de software (sin embargo, están desarrollando esto activamente)
• Permisos más avanzados al compartir páginas
• Necesita cálculos y fórmulas más intensivos
• Sin soporte de escritura a mano
• No se sincroniza con ningún servicio de calendario.
• Mejor soporte fuera de línea
• Mejor formato de texto, como personalización de fuentes y mejor copiar/pegar

Precios

Notion dispone de varios planes que se adaptan a todo tipo de particulares o empresas. Para empezar, ofrecen un plan gratuito de hasta 1000 bloques y un límite de carga de 5 MB. Sus planes personales son de $5 por mes o $4 por mes pagados anualmente. Este es un plan generoso que incluye bloques ilimitados, cargas de archivos ilimitadas y un historial de versiones de 30 días. Incluso puede hacer una demostración de Notion directamente en su página de inicio sin crear una cuenta.

Para los equipos, cada usuario paga $ 10 por mes u $ 8 por mes anualmente. Las cuentas de equipo incluyen herramientas de administración y permisos avanzados. Su plan Enterprise incluye historial de versiones ilimitado, inicio de sesión SSO y SAML, un administrador dedicado y más.

Notion es gratis para Educadores y Estudiantes y otorga un crédito a las Startups.

Tutoriales y comunidades para ayudarlo a comenzar

Hay algunas comunidades de Notion y usuarios avanzados que muestran todo lo que Notion puede hacer. Estos son algunos de los más útiles:

Notion tiene una página de Comunidad dedicada a mostrar todas las comunidades de Notion más útiles.

La propia página de ayuda y soporte de Notion tiene información útil para principiantes y usuarios avanzados.

El grupo de Facebook, Notion Made Simple , es una de las comunidades de usuarios de Notion más activas. Con casi 12.000 miembros, es un gran lugar para hacer preguntas.

La comunidad de Reddit es otro lugar para obtener información sobre la mejor manera de usar Notion.

Usuarios avanzados como Francesco D’Alessio , Marie Poulin y William Nutt han creado una gran variedad de videos y artículos detallados que abarcan las muchas formas de usar Notion.

Pensamientos finales

Mantener toda su información en un solo lugar lo ayudará a concentrarse en su vida comercial o personal sin tener que recordar todo o tenerlo separado en varias aplicaciones. El espacio de trabajo todo en uno de Notion puede capturar todos sus datos importantes.

Hay una variedad de aplicaciones centralizadas colaborativas disponibles, pero las características y el precio de Notion lo convierten en una opción sólida. Use Notion para ayudarlo a obtener una visión general de lo que ha logrado y qué objetivos comenzará a continuación.