La guía definitiva para hospedar su espacio de oficina

¿Qué es un lugar de trabajo híbrido?

Una oficina híbrida es aquella en la que hay una combinación de empleados en la oficina y empleados remotos. Esos empleados en la oficina versus empleados remotos también pueden cambiar, lo que significa que los trabajadores en la oficina pueden optar por trabajar desde casa o de viaje algunos días y viceversa. Además, incluso el lugar donde trabajan los empleados en la oficina puede cambiar día a día según la disponibilidad del escritorio y las necesidades del trabajador (como una oficina privada para realizar reuniones o una sala de juntas para trabajar en un proyecto de equipo). Para categorizar y crear procesos para estas necesidades cambiantes, han surgido dos estilos de lugares de trabajo híbridos: hot desking y desk hoteling. Ambas son alternativas a tener un escritorio asignado en el que te sientas todos los días.

Profesionales del lugar de trabajo híbrido

• El uso de bienes raíces de manera más eficiente hace que los lugares de trabajo híbridos sean rentables.
• Los escritorios no están personalizados, por lo que se mantienen ordenados y minimalistas, lo que lo convierte en una buena presentación.
• Los empleados que trabajan desde casa pueden optar por venir algunos días y utilizar un espacio de trabajo dedicado.

Contras del lugar de trabajo híbrido

• Los empleados no pueden personalizar su espacio o tener siempre sus escritorios dispuestos exactamente como les gusta.
• Tanta gente compartiendo el mismo escritorio puede dar lugar a un intercambio de gérmenes.
• Los trabajadores no siempre podrán sentarse cerca de los compañeros con los que tienen que hablar por motivos de trabajo.

Escritorio compartido

En un lugar de trabajo compartido , el empleado llega al trabajo y se sienta donde haya un escritorio disponible. Si hay varios puestos de trabajo disponibles, el empleado puede elegir cuál quiere usar, siempre que no esté reservado. Por lo general, el trabajador utiliza un software al llegar a la oficina para ver qué escritorios están libres y reclamar uno. Luego, pueden verificar cuando hayan terminado para que otros trabajadores vean que el espacio de trabajo está disponible nuevamente.

Hot desking funciona bien en dos tipos de oficinas. Si tiene una oficina pequeña con un número limitado de trabajadores, hacer que todos elijan un escritorio al entrar no será demasiado molesto. También es un sistema razonable si la mayoría de sus empleados no están en la oficina la mayoría de los días y solo vienen los días raros en que no están en el campo. En ese caso, es probable que no se hayan acostumbrado a ningún escritorio y solo necesiten lo mínimo para manejar la administración del día.

Pros y contras del escritorio compartido

ventajas

• Los empleados terminan sentados cerca de personas con las que normalmente no se conectan. Esto puede fortalecer las relaciones profesionales y fomentar la colaboración.
• La gerencia no tiene que preocuparse por quién se sentará en cada lugar si muchos empleados aparecen inesperadamente (suponiendo que haya suficientes escritorios para todos).
• Los trabajadores aprecian la autonomía de elegir dónde sentarse todos los días sin tener que planificar previamente.

Contras

• Algunos trabajadores pueden sentirse ansiosos cuando no saben dónde estarán sentados cada día o si habrá un escritorio disponible.
• Afecta la productividad cuando no hay escritorios disponibles y el empleado tiene que decidir si esperar o irse a casa.
• Los trabajadores pueden sentir que si fueran importantes para la empresa, al menos tendrían un espacio para trabajar todos los días.

Hotelería de escritorio

El hotel de escritorio adopta un enfoque más metódico de la oficina híbrida. Los empleados reservan sus escritorios o estaciones de trabajo con anticipación. El sistema es similar a reservar una habitación de hotel en línea. Sin embargo, es aún más avanzado. Puede ver cosas como dónde está el escritorio, quién tiene reservas a su alrededor y qué servicios incluye.

Con el sistema de reservas, los trabajadores pueden ver qué escritorios están disponibles para los días y horarios en los que planean estar en la oficina. Si no están contentos con la selección, pueden trabajar desde casa esos días y entrar otros días cuando su escritorio preferido esté libre. Al igual que con el escritorio compartido, cuando el empleado llega al trabajo, se registra en su espacio de trabajo y se retira cuando se va.

El hotel de escritorio es ideal para oficinas que luchan con la utilización del espacio. Cuando no hay suficientes escritorios para todos los empleados, necesita una forma de administrar el espacio sin interrumpir el flujo de trabajo diario. También es útil para las oficinas que tienen algunos empleados remotos de forma cambiante, ya que la gerencia siempre sabrá dónde están los trabajadores y cómo comunicarse con ellos.

Pros y contras de los hoteles de escritorio

ventajas

• Los empleados pueden diseñar su(s) semana(s) laboral(es) con anticipación, lo que mejora la productividad y reduce el agotamiento .
• Haga reservas para bloques de día completo, medio día o incluso por horas.
• Este sistema funciona a cualquier escala, ya sea que tenga una pequeña oficina con 10 escritorios o varios pisos en su edificio de oficinas, o incluso varios edificios.

Contras

• Configurar un hotel de escritorio puede ser demasiado problemático para las oficinas pequeñas que no tienen problemas de espacio o asientos que resolver.
• Todos se capacitarán para usar el software de reserva y puede haber una curva de aprendizaje severa para algunos empleados.
• Los arreglos de la oficina se volverán confusos si el software tiene una falla y está inactivo por un período de tiempo.

Cómo se relacionan los escritorios compartidos, los hoteles de escritorio y los lugares de trabajo tradicionales

En el sentido más puro, ni el hot desking ni el desk hoteling permiten que un trabajador reclame permanentemente una silla, escritorio o espacio de trabajo como suyo. Sin embargo, ambos tipos de lugares de trabajo dependen del software de reserva para mantener la oficina funcionando de manera sensata, incluso cuando la gente busca un escritorio libre. Ese software a veces tendrá funciones que permitan a los empleadores o empleados asignar un determinado espacio de trabajo a trabajadores específicos o reservar el mismo espacio de trabajo de forma repetida oa largo plazo. En esos casos, algunos elementos de hot desking y desk hoteling se sienten más tradicionales que otros.

Además, tenga en cuenta que ninguna de estas configuraciones híbridas es igual a la reserva de salas de reuniones. Incluso las oficinas más tradicionales suelen tener un sistema para reservar salas de reuniones. Si opta por utilizar el software de reserva en una oficina híbrida, las características pueden incluir la reserva de salas de reuniones (y reservas para otras áreas de la oficina).

Cómo crear un espacio de oficina de hotelería

Los escritorios compartidos son mucho más limitados que los hoteles de escritorio, y algunas configuraciones de espacios de oficinas de hoteles pueden incorporar un poco de escritorio compartido cuando tiene sentido. Para nuestros propósitos, nos centraremos en cómo organizar una configuración de hotel de escritorio, ya que esa es la opción que la mayoría de los empleadores elegirán. Con eso en mente, aquí hay 9 consejos para crear un espacio de oficina de hotel para su negocio:

1. Asegúrese de que esta sea la decisión correcta para su oficina

No se suba al carro de la oficina híbrida solo porque está de moda. Considera lo siguiente:

• ¿La mayoría de sus empleados están en la oficina todos los días? ¿Y están contentos con eso? Si muy pocos empleados van a trabajar de forma remota, será más problemático de lo que vale la pena establecer un espacio de oficina de hotel.
• ¿Cuántos de sus empleados manejan información sensible? ¿Siempre necesitarán una configuración de escritorio más privada y, de ser así, puede asignarles un asiento permanente o asegurarse siempre de que puedan reservar uno?
• ¿Tiene suficiente espacio para designar áreas tranquilas? Cuando confunde quién se sienta al lado de quién, el ruido puede convertirse en un problema, especialmente si algunos trabajadores tienen que pasar mucho tiempo al teléfono.
• ¿Serás capaz de proporcionar equipo y equipo de oficina? Sin tener puestos de trabajo asignados, necesitas una solución para que los empleados puedan tener lo que necesitan sin que tengan que llevarlo a la oficina todos los días.

Para que valga la pena, su oficina debe ser una buena combinación para el hotel de escritorio.

2. Anticípese al escepticismo al explicar la visión a los empleados

Los empleados que nunca han sido parte de, o que ni siquiera han oído hablar de, los hoteles de escritorio se mostrarán escépticos con respecto a sus planes. Pueden sentirse nerviosos por renunciar a un escritorio querido, especialmente si han trabajado allí durante años. Algunos pueden sentirse preocupados por la limpieza, la privacidad o cómo se verá afectado el aspecto social del trabajo. Simplemente sabiendo que la duda se avecina, puede tener respuestas y soluciones listas.

Un enfoque inteligente es explicar su visión a sus empleados en lugar de simplemente decirles que las cosas están cambiando y que tienen que aceptarlo. Cuando enmarca los cambios como una forma de lograr los objetivos de la empresa y mejorar la experiencia de sus empleados, es más probable que participen. Valorar a los trabajadores e involucrarlos genera lealtad.

3. Evalúa el espacio con el que estás trabajando

Gran parte de esto se reduce a bienes raíces. Considera lo siguiente:

• ¿Tiene/quiere suficiente espacio para todos si todos los trabajadores llegaron el mismo día?
• ¿Está tratando de alentar a un porcentaje de empleados a trabajar desde casa para limitar la cantidad de bienes inmuebles que necesita?
• ¿Quieres distanciamiento social entre escritorios?
• ¿Deberían estar algunos escritorios muy cerca para fines de colaboración?

En general, pregúntate para qué tienes suficiente espacio y qué quieres hacer con ese espacio.

4. Crea Zonas para Diferentes Tipos de Trabajo

La creación de zonas para diferentes tipos de trabajo es clave para que el espacio de oficinas de hotel sea beneficioso para todos. Algunas áreas pueden designarse para trabajos más ruidosos, como equipos que tienen que hablar mucho cuando colaboran o vendedores que pasan la mayor parte del día al teléfono. Entonces puede haber zonas tranquilas para los empleados que necesitan silencio para concentrarse. También puede limitar quién tiene acceso a ciertos espacios; por ejemplo, tal vez a los pasantes nunca se les permita sentarse cerca de equipos creativos o de marketing de alto nivel para mantener las estrategias en privado.

5. Esfuércese en configurar escritorios atractivos

Ahora que los empleados no van a tener sus artículos favoritos a su alrededor, debe hacer que todo ese espacio libre en el escritorio sea atractivo de alguna manera. Agregar obras de arte, plantas y elementos interactivos, como mini jardines zen, es acogedor sin ser abrumador ni distraer demasiado. Además, asegúrese de que todos sepan que deben despejarse por completo cuando se vayan por el día, sin dejar artículos personales o trabajo sin terminar.

Lo más importante es mantener los escritorios limpios. Si no puede contratar a un equipo de limpieza para desinfectar los escritorios entre usuarios, proporcione a los empleados suministros de limpieza y cree una lista de verificación para seguir cuando terminen su turno.

6. Elija un software que estandarice el proceso

Para agilizar el proceso de hospedaje de su espacio de oficina, el software de administración del lugar de trabajo puede ayudarlo a mantenerse organizado. Cuando busque el mejor software de espacio de oficina para hoteles , asegúrese de que cubra los conceptos básicos de una manera sencilla:

• El trabajador verifica la disponibilidad para un determinado día y franja horaria, luego reserva un escritorio.
• Los detalles de la reserva se envían al trabajador por correo electrónico, confirmando la reserva.
• El sistema se actualiza inmediatamente para reflejar la nueva información, lo que garantiza que otros no realicen reservas dobles accidentalmente.
• Se envía un recordatorio al trabajador por correo electrónico antes de su visita.
• Cuando el trabajador llega a la oficina a la hora programada, se registra y encuentra su escritorio reservado.
• Al final de su turno, el trabajador se retira.

Además de esos fundamentos, el software que utiliza puede manejar otras necesidades. También puede usar un complemento de reserva general para administrar su espacio de oficina. Esto nos lleva a nuestro siguiente punto…

7. Piense en las características específicas que necesita

Cada oficina tiene su propio conjunto de necesidades únicas. Considere el suyo y luego encuentre el software que coincida. Por ejemplo:

• Reserva de estaciones de trabajo adicionales, como escritorios de pie, salas de estar o mesas grandes para equipos.
• Reserva para estaciones que no son de trabajo, como estacionamiento, elevadores de servicio y equipos.
• Integraciones de calendario con servicios como Google o Outlook.
• Períodos de gracia y cancelaciones automáticas para reservas perdidas.
• Integración para su sistema HVAC para ajustar la temperatura en función de si se está utilizando el espacio.
• Reglas para administrar quién puede acceder a ciertos espacios de trabajo.
• Sensores en los escritorios que actualizan el software con estados en uso/disponible en tiempo real.
• Registro de visitantes para vigilar a cualquiera que esté en la oficina.

Incluso si el software que elige no tiene la funcionalidad que necesita, pregunte si puede personalizarlo para usted.

8. Designe a una persona que esté a cargo

Es una buena idea designar a una persona para que esté a cargo; es posible que incluso desee contratar a alguien para ocupar este nuevo puesto (y usar estos complementos de bolsas de trabajo para administrar a todos sus solicitantes). Tus empleados seguramente tendrán preguntas, y también querrás estar atento a las idas y venidas en tu oficina. La persona en este puesto debe comprender las razones por las que ha elegido el hotel de escritorio y también debe tener un conocimiento experto del software. Además, deben tener memorizado el diseño de su oficina para que puedan dirigir a las personas a sus escritorios o encontrar a un empleado cuando lo necesiten.

9. Aprende del proceso

Tomará un poco de prueba y error antes de que el espacio de la oficina de su hotel funcione sin problemas. Los hoteles de escritorio tendrán un gran efecto en sus empleados, por lo que es importante estar abierto a sus opiniones. Al escuchar cómo los cambios los afectan tanto positiva como negativamente, descubrirá dónde necesita modificar el sistema.

Además, profundice en los datos que recopila su software. Podrá ver las tendencias de uso para determinar qué tan bien está funcionando el hotel de escritorio y cómo se está utilizando. También podrá pronosticar necesidades futuras y prepararse para los momentos en que la oficina esté más vacía o más ocupada de lo habitual.

Terminando

Desk hoteling es una forma interesante de administrar una oficina. Dependiendo de su cultura corporativa, las necesidades de sus empleados y cuánto espacio tenga para trabajar, puede ser la elección perfecta para su empresa. O puede causar más dolores de cabeza de los que cura. Si cree que el hotel de escritorio puede ser adecuado para usted, considere implementarlo lentamente, seccionando parte de su oficina para el experimento y pidiendo comentarios a los empleados en el camino.

Para profundizar más en cómo los hoteles de escritorio, consulte nuestra publicación sobre cómo los hoteles de escritorio pueden mejorar su oficina .

Si está buscando ayuda con el software, consulte estos mejores sistemas de reserva y reserva de hoteles.

¿Ha experimentado el desk hoteling en su empresa? ¡Háganos saber sus pensamientos en los comentarios!

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