Cómo usar un temporizador Pomodoro para aumentar la productividad

Una introducción al método Pomodoro

A fines de la década de 1980, Francesco Cirillo desarrolló una técnica de gestión del tiempo que denominó Método Pomodoro. Como estudiante universitario, Cirillo usó un reloj de cocina con forma de tomate para realizar un seguimiento de su trabajo y nombró a su sistema con la palabra italiana para tomate.

La técnica está diseñada para ayudarlo a mejorar su enfoque y productividad al alternar períodos de tiempo de trabajo dedicado con descansos programados. En resumen, el proceso se ve así:

1. Se elige una tarea o tareas para ser completadas.
2. Se configura un temporizador para 25 minutos, durante los cuales usted se enfoca únicamente en la tarea en cuestión.
3. Cuando suene el temporizador, coloque una marca de verificación en una hoja de papel para realizar un seguimiento de su sesión, luego tome un breve descanso de tres a cinco minutos.
4. Repita los pasos 2 y 3 hasta que tenga cuatro marcas de verificación, luego tome un descanso más largo de 15 a 30 minutos.
5. Restablezca su cuenta de marcas de verificación a cero, luego repita el ciclo.

El propósito es reducir las distracciones y minimizar la multitarea para aprovechar al máximo su tiempo de trabajo. Un estudio reciente muestra que el exceso de información que se nos arroja a diario a través de las redes sociales y otras tecnologías está acortando rápidamente nuestra capacidad de atención.

Al mantenerlo enfocado en una tarea manejable a la vez, el Método Pomodoro puede ayudarlo a superar este problema. La incorporación de descansos también ayuda a prevenir el agotamiento y lo mantiene motivado . Cada descanso se convierte en su propia pequeña recompensa por un trabajo bien hecho.

Herramientas para incorporar un temporizador Pomodoro en su jornada laboral

Cuando se trata de implementar el Método Pomodoro, existen varias herramientas que puede utilizar. Por ejemplo, hay una variedad de aplicaciones móviles disponibles que pueden actuar como un cronómetro, al mismo tiempo que realizan un seguimiento de cada una de sus sesiones. Focus Keeper para iOS, Clockwork Tomato para Android y Focus To-Do son opciones populares:

También hay varias extensiones de navegador para ayudarte a implementar el Método Pomodoro. Pueden ser especialmente útiles, ya que evitan que mires tu teléfono y te distraigas. Marinara: Pomodoro Assistant es una opción popular para los usuarios de Chrome:

Por supuesto, no hay nada de malo con un reloj de cocina real y una hoja de papel si quieres darle una patada a la vieja escuela:

Solo tenga en cuenta que estas cosas pueden hacer mucho ruido cuando se apagan, por lo que pueden no ser ideales para un entorno de oficina lleno de gente. Sin embargo, si trabajas desde casa o tienes una oficina privada, tener un objeto físico para controlar tu tiempo puede ser simple y directo.

Cómo usar un temporizador Pomodoro para aumentar la productividad (en 6 pasos)

Probablemente ahora tenga una buena comprensión de lo que es el Método Pomodoro y cómo podría implementarlo usted mismo. Sin embargo, siempre es útil ver una técnica en acción. A continuación, describimos aproximadamente cómo sería un día laboral típico de 9:00 a 5:00 con un temporizador Pomodoro.

Paso 1: planifique su día y las tareas que necesita completar

Antes de que pueda saltar a su primera sesión, o «Pomodoro», deberá planificar lo que necesita completar para el día. Esto podría consistir en un gran proyecto con varias partes, o varios proyectos más cortos. Su enfoque elegido funcionará mejor si puede dividir sus tareas en partes digeribles que pueda completar razonablemente en 25 minutos.

A los efectos de este ejemplo, supongamos que se tomará cinco minutos para cada descanso corto y 15 minutos para los descansos largos, con la excepción de un descanso de 30 minutos para el almuerzo. En estas condiciones, tendrá 14 períodos de trabajo de 25 minutos y un período de trabajo de 15 minutos.

Asigne sus tareas a Pomodoros específicos para que no tenga que perder tiempo decidiendo en qué trabajar más tarde. Si tiene tareas que tomarán menos de 25 minutos, agrúpelas para formar sesiones de 25 minutos. Esto debería evitar que tengas que detenerte para tomar un descanso mientras estás en medio de una tarea.

Paso 2: configura el temporizador para tu primer Pomodoro

¡Ya estás listo para comenzar! Establezca el temporizador de su elección (aplicación móvil, extensión del navegador o temporizador de cocina de tomate de buena fe) y comience con su primera tarea. Si le resulta difícil concentrarse en una cosa durante 25 minutos, no se desanime. Llevará tiempo entrenar a tu cerebro para que preste atención durante tanto tiempo.

Si lo desea, puede intentar comenzar con un Pomodoro más corto e ir subiendo. Cuando termine su período de trabajo, tome su descanso de cinco minutos. Tome una taza de café, vuelva a llenar su botella de agua, póngase de pie y estírese, o cualquier otra cosa que lo ayude a dejar el trabajo de lado por unos minutos para que pueda descansar.

Paso 3: Tome su primer descanso «largo»

Después de haber completado cuatro Pomodoros, se ha ganado su primer descanso de 15 minutos. Esto le dará tiempo para dar una vuelta por la oficina, hacer una llamada telefónica rápida, chatear con un compañero de trabajo o incluso consultar Facebook o Instagram.

Cualquier cosa que elija hacer con este tiempo debe ser agradable y sentirse como una recompensa. Probablemente ha estado ansioso por levantar su teléfono, ponerse al día con los chismes de la oficina o cualquier cosa con la que normalmente se distraiga durante el día. Esta actividad ahora puede convertirse en un motivador si la guardas para tus largas pausas.

Paso 4: Vuelve a tu próximo Pomodoro

Una vez que termine su descanso, configure el cronómetro y comience de nuevo, llevando un registro de cada Pomodoro que complete y recompénsese con descansos. Termine su segundo ciclo con un descanso de treinta minutos para el almuerzo. Esto le dará tiempo para desconectarse de su proyecto para que pueda regresar renovado.

Se ha demostrado que los descansos regulares aumentan el estado de alerta, la productividad e incluso la creatividad . Aproveche sus descansos Pomodoro y evite participar en tareas relacionadas con el trabajo cuando se supone que debe estar descansando. Esto es tan importante como sus períodos de trabajo hiperconcentrados. De hecho, sin descansos completos, le resultará aún más difícil mantenerse concentrado cuando se supone que debe estar trabajando.

Paso 5: prevenir, difuminar y posponer las distracciones

Eliminar las distracciones es clave para usar el Método Pomodoro. Probablemente sea conveniente poner su teléfono en el modo «No molestar» para evitar el sonido de una nueva notificación que llama su atención. También puede usar extensiones de navegador como StayFocused para obtener un efecto similar en su computadora.

Sin embargo, también hay distracciones que están fuera de su control, es decir, sus compañeros de trabajo u otras personas a su alrededor. El Método Pomodoro requiere que practiques el arte de decir “no”.

Cirillo sugiere la técnica “Informar, negociar, devolver la llamada”:

1. Informa a la persona que te distrae que estás en medio de algo en este momento.
2. Negocie y programe un momento en el que pueda volver a ellos (por ejemplo, durante su próximo descanso).
3. Vuelva a llamarlos o reúnase con ellos cuando termine su período de trabajo.

Alternativamente, si rompe el Pomodoro y se relaciona con su compañero de trabajo u otra distracción, ese período de trabajo ha terminado, incluso si sus 25 minutos no han terminado. Esto proporciona cierta motivación para evitar interrupciones.

Por supuesto, siempre habrá situaciones de emergencia que ameriten atención inmediata. Tendrás que aprender a tomarlos con calma cuando surjan, y luego volver a tu próximo Pomodoro.

Paso 6: Termina tu día fuerte

Si se apega al horario hipotético de Pomodoro que mencionamos en el paso uno, terminará su día con un período de trabajo de 15 minutos. Puede considerar usar este tiempo para planificar su lista de tareas para el día siguiente, si prefiere hacerlo al final del día que al principio, como se describe aquí.

En total, a estas alturas habrás completado unos tres ciclos y medio de Pomodoro. Esto incluye más de seis horas de trabajo sin distracciones y poco menos de dos horas de descanso, incluido un almuerzo de 30 minutos. Esto no es malo para el trabajo de un día, y probablemente sea un equilibrio más saludable entre el trabajo y las pausas que el que podría lograr sin una administración del tiempo intencional .

Conclusión

Mantenerse motivado y libre de distracciones en el entorno de trabajo típico de hoy en día no es fácil. Empujarse a sí mismo a través de una tarea tras otra mientras trata de evitar las tentaciones de varias distracciones puede hacer que su día de trabajo se sienta interminable, al tiempo que dificulta hacer las cosas.

En esta publicación, exploramos cómo sería un día laboral si implementara el Método Pomodoro en su lugar:

1. Planifique su día y las tareas que necesita completar.
2. Configura el temporizador para tu primer Pomodoro.
3. Tómese su primer descanso largo.
4. Salta de nuevo a tu próximo Pomodoro.
5. Prevenir, difundir y posponer las distracciones.
6. Termina tu día con fuerza.

¿Tiene preguntas sobre el uso de un temporizador Pomodoro en su jornada laboral? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!

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