Todos los que alguna vez han recibido un correo electrónico de toda la empresa conocen el horror que una cadena de respuesta a todos puede causar en las comunicaciones. La mayoría de los profesionales de carrera, ya sean empleados corporativos o empresarios independientes, tienen al menos algo de experiencia con una cadena de correo electrónico que salió mal. En otras palabras, todos hemos visto a alguien usar una mala etiqueta de correo electrónico.
Es difícil de evitar. Una vez que una respuesta masiva al azar llega a la bandeja de entrada de todos, el temido evento desencadena inmediatamente discusiones y debates sobre la etiqueta del correo electrónico. De todos modos, ¿cuándo debería usar BCC, CC o Responder a todos?
El caso es que todas estas funciones son útiles cuando se usan correctamente. Pero es importante comprender la etiqueta y la política involucradas cuando lo hace. Vamos a desglosar algunos de los pros y los contras de la etiqueta crítica de los correos electrónicos para que esté preparado la próxima vez que necesite enviar o responder un mensaje para toda la empresa.
Cuando envía BCC a otros en un hilo de correo electrónico, les está enviando una copia oculta de un mensaje. Eso significa que no pueden ver a quién más le enviaste el mensaje. BCC se puede utilizar tanto en comunicaciones internas como externas, según el propósito.
BCC Dos
Es posible que desee incluir en CCO a personas específicas en una respuesta de correo electrónico cuando:
- Quiere proteger la privacidad de sus destinatarios o evitar mostrar una larga lista de destinatarios
- Quiere sacar a alguien del hilo principal del correo electrónico, como en un correo electrónico de presentación (asegúrese de anotar en su mensaje que lo está moviendo a BCC)
- Necesita comunicar discretamente a su gerente sobre comunicaciones por correo electrónico potencialmente problemáticas
Si está enviando un correo electrónico masivo a una gran cantidad de destinatarios, BCC oculta sus nombres y direcciones de correo electrónico para que otros destinatarios no puedan copiar esa información privada. Esto lo protege tanto a usted como a sus destinatarios de violaciones de privacidad.
La opción BCC es mejor para proteger la privacidad y discreción de los demás, o para sacarlos del hilo cuando ya no necesitan recibir respuestas. Además de la privacidad, BCC también es ideal para comunicaciones internas dentro de una empresa o departamento.
A menudo, los gerentes solicitarán ser incluidos a través de BCC en comunicaciones específicas entre sus empleados. Supongamos que tiene dificultades continuas con un colega o un proveedor externo. Después de seguir los protocolos regulares de su lugar de trabajo para mitigar el problema, su gerente puede solicitar que se le envíe una copia oculta en algunas de sus comunicaciones.
No hacer BCC
No debe incluir en copia oculta a otras personas en un hilo de correo electrónico que no necesitan ser incluidas, por el motivo que sea. Además, no está practicando una buena etiqueta de correo electrónico si comunica a alguien sin previo aviso o explicación.
Si está lidiando con problemas dentro de su equipo de trabajo, por ejemplo, probablemente no debería enviar una copia oculta a su gerente, líder de equipo o colegas sin notificarles primero y obtener su permiso. Además, debe evitar incluir a alguien en BCC que no sea parte de su organización interna.
Los mejores momentos para CC
Es apropiado usar la herramienta CC, o Carbon Copy, en sus hilos de correo electrónico cuando necesita que más de una persona en un equipo vea un mensaje. Más allá de eso, también desea que cada persona en el hilo sepa a quién va dirigido el mensaje. Dependiendo de las circunstancias, CC puede usarse tanto en comunicaciones de correo electrónico internas como externas.
Dos CC
Un gran ejemplo de cuándo usar CC en sus correos electrónicos es cuando las personas a las que responde están involucradas o se ven afectadas por el mensaje que envía. También puede usar CC cuando su gerente solicite ser incluido en mensajes específicos para ciertos miembros del equipo. En estos casos, todos los destinatarios son visibles.
Tal vez usted y su equipo estén trabajando con un proveedor externo, y el proveedor necesita un empujón adicional para lograr que su parte del trabajo se complete. Puede copiar a su gerente de proyecto o a su supervisor directo en el hilo para que el proveedor pueda ver que todos los ojos están puestos en el progreso del grupo.
CC también es fantástico cuando los equipos internos se comunican regularmente con contratistas o proveedores externos. Cuando haces CC a todos en el mensaje, estás ejerciendo transparencia. En otras palabras, todos saben quién ha sido incluido en el hilo.
También es posible que desee utilizar CC si está enviando un correo electrónico de seguimiento o de agradecimiento después de una entrevista o reunión de trabajo. Luego, puede enviar CC a las personas que estuvieron presentes.
Si se está comunicando con un cliente, que es externo a su equipo de trabajo, es posible que a veces necesite contactar a su gerente a través de CC. Digamos que el cliente no está contento con el soporte que ha recibido hasta ahora y es hora de subirlo en la cadena de mando. En ese momento, puede notificar al cliente que está incluyendo a su gerente en la conversación y dejar que ellos dos se encarguen de ahí.
CC no hacer
No debe copiar a todos en un mensaje si su respuesta no se aplica a ellos. De lo contrario, saturarás su bandeja de entrada con mensajes no relacionados que realmente no necesitan. También debe evitar incluir a alguien en CC que no haya expresado la necesidad de ser incluido, o sin indicar en el correo electrónico por qué lo ingresó.
La etiqueta básica del correo electrónico dicta que no debe enviar mensajes innecesarios a las personas. Mantenga su comunicación simple y solo responda a las personas que están directamente involucradas. En caso de duda, presione Responder y no CC.
Responder a todos los pros y contras
Ah, el temido Reply-All. ¿Cuándo deberías hacerlo? Más importante aún, ¿cuándo no debería hacerlo?
Responder a todos dos
Reply-All es más apropiado cuando se usa para comunicaciones internas entre equipos de trabajo, departamentos y (a veces) proveedores. Por lo general, no está justificado en ningún otro lugar. Y, solo hay instancias específicas en las que debe usarse.
Solo debe Responder a todos a un correo electrónico cuando esté seguro de que su respuesta es relevante para todos en el hilo. ¿Todos los que aparecen en el mensaje anterior necesitan ver su respuesta o solo debe responder a personas específicas? Elegir Responder a todos es realmente una etiqueta de correo electrónico situacional, así que tome una instancia a la vez.
Responder a todos los no hacer
En general, no responda a todos los correos electrónicos de todo el departamento o de la empresa que se hayan enviado en masa a través de CC o BCC. Específicamente, si el correo electrónico es parte de un mensaje masivo, probablemente no todos los destinatarios necesiten recibir una copia de su pregunta al remitente.
Del mismo modo, no responda a todos con una respuesta genérica como «¡Está bien, lo haré!» Cuando eso sucede, especialmente si lo hace más de una persona, la bandeja de entrada de todos se inunda con notificaciones que no tienen tiempo de revisar.
La línea de fondo
Hay reglas específicas de etiqueta de correo electrónico a seguir cuando se trata de presionar BCC, CC o Responder a todos en sus respuestas de correo electrónico. Recapitulemos rápidamente las pautas básicas:
- BCC cuando necesita ser discreto o proteger la privacidad y la información personal de los destinatarios
- CC solo las personas que necesitan recibir su respuesta
- Responder a todos solo cuando todos en el hilo del correo electrónico necesiten ver su respuesta
Si sigue estas mejores prácticas básicas para la etiqueta del correo electrónico, sus comunicaciones con colegas, equipos de trabajo, proveedores y clientes serán más fluidas y sencillas.
¿Sigue alguna regla específica con respecto a la etiqueta de correo electrónico BCC, CC o Reply-All? ¡Cuéntanos en los comentarios!
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