Si no tiene una política de cancelación vigente para su negocio, haga que este elemento de tarea sea el número uno en su lista de tareas pendientes para esta semana. Tu tiempo es dinero. Eso incluye el tiempo que dedica a planificar y celebrar reuniones con sus clientes. Junto a un contrato, una política de cancelación es uno de los elementos más importantes que protegerán su tiempo e ingresos de ser pisoteados por los inconvenientes o insensibilidades del cliente. Para ayudarlo a abordar esta tarea, este artículo describirá por qué necesita una política de cancelación, qué debe incluir una política justa, cómo debe comunicarla y recursos de plantilla para escribir la suya propia.
Absolutamente sí. Las políticas de cancelación son los límites que establece para garantizar que su tiempo y experiencia no se den por sentado. Sus clientes pagan por su experiencia, y el precio que le ha puesto a esa experiencia le permite ganarse la vida con ella. Cuando reserva tiempo para reunirse o trabajar para un cliente, eso impide su capacidad para realizar cualquier otro trabajo en ese período de tiempo. Su póliza lo protege al garantizar que aún puede recibir parte o la totalidad de los ingresos por ese tiempo o le da tiempo para programar otro trabajo que pueda compensar esos ingresos.
Qué incluir en su política de cancelación
- Plazo: los plazos típicos son de 24 a 48 horas antes de la cita, pero puede configurarlo según el tipo de trabajo que realice y el impacto de una cancelación en su horario.
- Sanciones: su sanción debe basarse en el impacto financiero que tiene para su negocio la falta de una cita. Una sanción financiera puede actuar como un fuerte elemento disuasorio para algunos clientes. Es menos probable que los clientes cancelen si saben que no tendrán ese dinero, incluso si la cita no se lleva a cabo. Incluso si no tiene la intención de cobrar la tarifa, una multa conocida podría reducir en gran medida la posibilidad de una cancelación. Vea más sobre las sanciones en la siguiente sección.
- Información de contacto: describa claramente cómo desea que se le notifique una cancelación. ¿Es necesaria una llamada telefónica en un período de tiempo determinado? ¿Quieres la cancelación por escrito? ¿Es aceptable un mensaje de texto? Sea claro en estos puntos para que pueda mantener a los clientes en el proceso cuando sea necesario.
- Requerir una firma: Esto le da a su cliente la responsabilidad de comprender y adherirse a la política.
Sanciones y cuándo cobrarlas
Para que su política de cancelación tenga un efecto de palo y zanahoria, la cancelación debe tener una consecuencia, especialmente para las cancelaciones de última hora. Tenga en cuenta lo siguiente al decidir qué sanciones aplicar:
- ¿Es la primera vez que este cliente cancela? – Renunciar a su multa por una cancelación por primera vez puede crear buena voluntad entre usted y un cliente. Sin embargo, tenga claro que la renuncia es una sola vez, preferiblemente por escrito. En caso de que vuelva a ocurrir, tendrá tanto antecedentes como causa para cobrar la sanción.
- ¿El cliente está dispuesto a reprogramar de inmediato? – Si es así, dado que la cita está nuevamente en los libros, podría decidir renunciar a la multa aquí también.
- ¿Hay obligaciones financieras que debe cubrir como parte de la sesión? – Si bien hoy en día puede depender del video o el teléfono, es posible que eventualmente necesite espacio de oficina para acomodar a un grupo. Si está pagando una tarifa por algo relacionado con esa configuración, puede considerar pasar esa tarifa a un cliente que cancela. Esto se debe considerar especialmente si la oficina o cooperativa tiene sus propios términos específicos sobre cancelaciones.
- ¿Cuánto trabajo de preparación se requiere antes de la cita? – Si un cliente cancela siete días antes de una cita, podría renunciar razonablemente a cualquier tarifa. Siete días deberían ser tiempo suficiente para reprogramar o encontrar otro cliente para llenar el vacío. Sin embargo, más cerca, es posible que ya haya pasado tiempo preparándose, por lo que es posible que deba cobrar por ese tiempo. Por ejemplo, si se produce una cancelación dentro de las 24 horas posteriores a la cita, su política de cancelación podría dictar que se seguirá aplicando la tarifa completa de la cita.
Cómo informar a los clientes sobre su política de cancelación
Informa a tus clientes sobre tu política de cancelación lo antes posible en tu relación laboral. Puede que no sea apropiado en una reunión introductoria. Sin embargo, una vez que acepte hacer el trabajo, presente la póliza por escrito junto con su contrato y arreglo de pago. Esto establecerá las expectativas correctas desde el principio.
Si tiene una oficina física, publique su política de cancelación en un lugar visible. Y por último, incluye tu política de cancelación en cualquier recordatorio de citas que envíes por voz o mensaje de texto.
Plantillas de inicio y recursos
A continuación, se sugieren algunos puntos de partida para elaborar su propia política de cancelación:
Simple
Si necesita cancelar su reunión conmigo, notifíqueme por correo electrónico a <(insertar correo electrónico> o llámeme/envíeme un mensaje de texto a <inserte número de teléfono>. Las cancelaciones de reuniones realizadas dentro de <marco de tiempo> estarán sujetas a una tarifa de cancelación de < insertar penalti>.
Si/Entonces/A menos que
Si necesita cancelar su reunión conmigo, notifíqueme lo antes posible por correo electrónico a <(inserte correo electrónico> o llámeme/envíeme un mensaje de texto a <inserte número de teléfono>. Las cancelaciones solicitadas más de <período de tiempo> antes de su cita No incurrirá en ninguna sanción. Las cancelaciones dentro de <marco de tiempo> incurrirán en una tarifa de cancelación de <insertar sanción> a menos que su cita se reprograme en el momento.
Detallado
Tenga en cuenta que valoro tanto su tiempo como el mío. Cuando organizamos una reunión, ese tiempo se reserva para centrarse en su proyecto junto con tiempo adicional para prepararse. Esto me permite llegar a la reunión lista y utilizar nuestro tiempo de la manera más eficiente posible. Entiendo que ocurren emergencias y es posible que se requiera la cancelación. Si necesita cancelar, comuníquese conmigo lo antes posible para reprogramar por correo electrónico a <(inserte correo electrónico> o llámeme/envíeme un mensaje de texto a <inserte número de teléfono>).
Para evitar que se le cobre una tarifa de cancelación, asegúrese de comunicarse con nosotros al menos <período de tiempo> antes de su cita programada. Las cancelaciones solicitadas dentro del <marco de tiempo> incurrirán en una penalización de <insertar penalización>.
Otras ideas de plantillas se pueden encontrar aquí. Es su póliza, así que siéntase libre de mezclar y combinar elementos, y escriba su póliza en el tono y estilo que más le convenga.
Y por último
Las cancelaciones ocurrirán; una política de cancelación le ayudará a protegerse de pérdidas. Si ha implementado una política, pero aún experimenta cancelaciones de última hora, consulte este artículo para obtener sugerencias sobre cómo abordarlas. Además, si necesitas información relacionada con cómo protegerte en caso de cancelación de un contrato, este artículo brinda algunos consejos a tener en cuenta al igual que este .
¿Cuál ha sido tu experiencia con las políticas de cancelación? ¿Te ayudará este artículo a escribir el primero o tienes uno que ya está funcionando? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!
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