La comunicación con los clientes es un aspecto clave de la gestión de cualquier negocio y el correo electrónico es una de las mejores herramientas a su disposición para hacerlo. Sin embargo, lo más probable es que reciba muchos correos electrónicos que traten de lo mismo y escribir las mismas respuestas una y otra vez puede resultar agotador.
Aquí es donde las respuestas enlatadas pueden ayudarlo. De hecho, pueden ser una herramienta poderosa para ayudarlo a manejar el correo electrónico de manera más eficiente. En este artículo, hablaremos sobre por qué las respuestas enlatadas pueden ser útiles y le enseñaremos cómo habilitarlas en Gmail. También compartiremos algunas plantillas que puede usar para comenzar.
¡Hagámoslo!
Imagina que tienes un problema con tu servidor web y envías un correo electrónico a su servicio de soporte. Luego recibes un mensaje que dice algo como:
¡Gracias por ponerte en contacto con nosotros! Nos pondremos en contacto contigo lo antes posible.
Este es un ejemplo simple de una respuesta enlatada, que es básicamente un correo electrónico escrito previamente que puede usar en múltiples ocasiones. Hay muchas variedades de correos electrónicos enlatados, pero su propósito generalmente es informarle que la otra persona recibió su mensaje y se pondrá en contacto con usted.
La mayoría de los clientes de correo electrónico modernos le permiten crear respuestas enlatadas, lo que le permite dedicar mucho menos tiempo a escribir correos electrónicos similares. Si tiene un negocio, pueden ser útiles por varias razones:
- Te ahorran tiempo. Al tratar con los clientes, inevitablemente habrá tareas y situaciones repetitivas, por lo que tener un correo electrónico reutilizable listo puede ahorrarle mucho tiempo.
- Para que los usuarios sepan que estás investigando cosas. Si uno de sus usuarios tiene un problema, es reconfortante saber que está buscando cómo resolverlo.
- Para medir la satisfacción del cliente. Los comentarios de los usuarios siempre son valiosos y más aún si tiene un negocio. Enviar un correo electrónico rápido solicitando comentarios puede brindarle mucha información que de otro modo se perdería.
En resumen, las respuestas enlatadas tienen que ver con administrar su negocio de manera más eficiente. Sin embargo, debe tener en cuenta que a muchas personas no les gusta recibir correos electrónicos que creen que son prefabricados. Como tal, debe pensar un poco en la forma en que escribe sus respuestas enlatadas para que los usuarios presten atención.
Por ejemplo, si tiene una tienda de comercio electrónico, puede configurar un correo electrónico enlatado solicitando comentarios de los clientes:
Hola, Juan,
Me di cuenta de que compró el VacuumMaster 3000 y me encantaría saber si está satisfecho con su compra. ¡Sus comentarios sobre el producto y el tiempo de entrega serían muy apreciados!
¡A la espera de saber de ti!
Podría usar este ejemplo como plantilla, simplemente reemplazando el nombre del producto y el comprador. Suena más personal que un correo electrónico normal de comercio electrónico, por lo que los usuarios no sienten que están recibiendo spam.
En un minuto, le mostraremos algunas plantillas de respuesta estándar básicas que puede usar en sus propios correos electrónicos. Sin embargo, antes de eso, hablemos sobre cómo habilitar y crear respuestas enlatadas en Gmail.
Cómo habilitar las respuestas enlatadas en Gmail (y crear la primera)
Habilitar respuestas enlatadas en Gmail es francamente simple. Simplemente inicie sesión en su cuenta y busque el icono de engranaje en la parte superior derecha de la pantalla. Haz clic en él y selecciona la opción Configuración :
Una vez que se abra la pantalla Configuración , busque la pestaña Avanzado en el menú superior. Dentro de esa pantalla, debe haber una configuración que lea Respuestas almacenadas (plantillas) . Continúe y habilite esa opción ahora, luego guarde los cambios en su configuración:
Ahora puede hacer clic en el botón Redactar para crear una plantilla simple. Continúe y escriba su respuesta enlatada dentro del cuerpo, como lo haría con un correo electrónico normal. Siempre puedes eliminarlo más tarde, así que no te preocupes por hacerlo perfecto por ahora.
Cuando su plantilla esté lista, haga clic en el icono con los tres puntos verticales en la parte inferior derecha de la pantalla y seleccione la opción Respuestas enlatadas > Nueva respuesta enlatada :
Gmail te pedirá que le pongas un nombre a la plantilla y listo. Su respuesta estándar ahora aparecerá en el menú Respuestas predeterminadas cuando esté redactando un nuevo correo electrónico. Al hacer clic en él, se cargará el mensaje que acaba de guardar, y también puede eliminar esa respuesta desde el mismo menú:
Ahora está listo para comenzar a trabajar en sus propias respuestas enlatadas para usarlas durante sus tareas diarias. Sin embargo, antes de repasar algunas plantillas, también debe leer sobre cómo usar Boomerang para Gmail .
Con el complemento Boomerang , puede programar correos electrónicos para más tarde, lo que lo convierte en una combinación perfecta con respuestas enlatadas. Por ejemplo, puede programar un correo electrónico de seguimiento utilizando una respuesta enlatada o configurar un mensaje solicitando comentarios de los clientes unos días después de realizar una compra. Vamos a explorar ambos ejemplos a continuación, así que sigamos adelante.
5 plantillas de respuesta enlatadas que puedes usar gratis
Hay varias situaciones en las que puede usar respuestas de correo electrónico enlatadas para simplificar su vida. Sin embargo, estos cinco le darán un buen lugar para comenzar, así como inspiración sobre cómo escribir los suyos propios, incluido el tiempo que debe aspirar a hacerlos. ¡Vamos a ver!
1. Confirmar que está al tanto de una tarea
Si trabaja por cuenta propia o trabaja en una oficina, recibirá muchos correos electrónicos preguntándole cómo está progresando en varias tareas. A menos que necesite incluir detalles específicos sobre su progreso, puede manejar rápidamente muchos de estos correos electrónicos utilizando respuestas enlatadas. He aquí un ejemplo rápido:
Hola John,
Estamos encaminados con el proyecto y todo estará listo para XX como comentamos antes. ¡Sin embargo, te enviaré una actualización si algo cambia!
Atentamente,
En la mayoría de los casos, las respuestas enlatadas deben ser breves. Después de todo, cuanto más largo sea el mensaje, más improbable será que pueda usarlo en múltiples circunstancias.
Para esta plantilla (y todas las que mostraremos), deberá reemplazar el nombre del destinatario y la fecha. También puedes cambiar el saludo final por algo más o menos formal y agregar más detalles si es necesario.
2. Recordar a alguien sobre un correo electrónico anterior
Una de las cosas más frustrantes con las que lidiar en las oficinas es enviar un correo electrónico importante y no obtener respuesta. Desafortunadamente, esto sucede con frecuencia, por lo que configurar un recordatorio enlatado que pueda disparar rápidamente puede ahorrarle algo de tiempo.
El objetivo, en este caso, es mantener las cosas profesionales mientras le recuerdas al destinatario que necesitas una respuesta. Aquí hay una plantilla que hará el truco:
Hola John,
Quería hacer un seguimiento del correo electrónico que le envié el XX. Cuando tenga la oportunidad, por favor vuelva a consultarme sobre ese asunto.
Atentamente,
Para este escenario, querrá reemplazar el «XX» con la hora en que envió el correo electrónico original, y ‘ en ese asunto’ con algunos detalles sobre su correo electrónico anterior. Esta plantilla básica funciona bien, pero esa frase es un poco vaga, por lo que personalizarla para mayor claridad es un movimiento inteligente.
3. Compartir información básica sobre su negocio y estructura de costos
Si tiene que lidiar con consultas comerciales de cualquier tipo, ahorrará mucho tiempo al crear una respuesta enlatada que describa los servicios que ofrece y su costo. Por ejemplo, si eres un desarrollador de WordPress, aquí hay una plantilla que puedes usar cuando un nuevo cliente te pregunta sobre los precios:
Hola John,
Me alegro de que te hayas puesto en contacto conmigo. Antes de que pueda darle un presupuesto de su proyecto, necesito saber más detalles sobre lo que necesita, tales como:
– ¿Puede describir su negocio y qué tipo de sitio web le interesa?
– ¿Hay algún sitio que le guste en términos de diseño o funcionalidad?
– ¿Qué tipo de cronograma estás pensando para el lanzamiento del sitio web?
Estas son solo algunas preguntas básicas para darme una idea de lo que quiere y luego podemos reducir los detalles aún más.
Solo para darte una idea, cobro $60 por hora y podemos hablar más sobre los precios una vez que definamos el alcance del proyecto.
¡Espero tu respuesta!
Este ejemplo es considerablemente más largo que los anteriores, ya que necesita contener más información. Aun así, puede reutilizarlo fácilmente al incorporar un cliente . Naturalmente, querrá volver a escribir las preguntas y calificarlas para que coincidan con las suyas, lo que debería ser lo suficientemente simple.
4. Preguntar a los clientes sobre su experiencia
Los comentarios de los clientes son esenciales para saber si su negocio va en la dirección correcta. Los correos electrónicos enlatados son una excelente manera de preguntar a los usuarios qué piensan sobre sus servicios o productos después de haber tenido la oportunidad de probarlos. Aquí hay una plantilla básica que puede usar en esa situación:
Hola John,
Ha pasado una semana desde que compró el VacuumMaster 3000 y quería preguntarle cómo van las cosas con su nueva compra. ¡Avíseme si tuvo algún problema con el envío o con el producto en sí!
Atentamente,
Esa es otra versión de un ejemplo que usamos anteriormente en el artículo. En nuestra experiencia, cuando se trata de comentarios de los clientes, generalmente es mejor esperar unos días después de la transacción, para que los usuarios tengan tiempo de probar las cosas y formarse una opinión antes de acercarse a ellos.
Para estos escenarios, el complemento Boomerang que recomendamos anteriormente es ideal, ya que puede programar correos electrónicos de comentarios con anticipación. Cuando recibe una respuesta, puede profundizar en los comentarios que ha recibido y descubrir cómo usarlos para mejorar su negocio.
5. Solicitar una actualización sobre un proyecto
Anteriormente, discutimos una plantilla para confirmar que estás al tanto de una tarea. Ahora, echemos un vistazo a cómo puede lidiar con ser la persona del otro lado, que necesita pedirle a un compañero de trabajo una actualización sobre un proyecto en particular.
Como siempre, desea ser lo más profesional posible y mantener las cosas breves, así que aquí hay una plantilla simple que puede usar:
Hola John,
Quería comprobar si todavía estamos en camino de cumplir con la fecha límite XX. Por favor, mantenme actualizado si tienes algún problema o necesitas mi ayuda.
¡Gracias!
Esa plantilla es lo más precisa posible, pero también puede agregar detalles más específicos si es necesario. Lo bueno de las respuestas enlatadas es que siempre puedes personalizarlas para cada correo electrónico, por lo que no estás obligado a enviar mensajes idénticos cada vez.
Conclusión
Tomarse el tiempo para escribir respuestas extensas y bien pensadas para cada correo electrónico que reciba puede parecer ideal. Sin embargo, eso no siempre es posible, especialmente si está lidiando con docenas de correos electrónicos por día, todos los cuales requieren una respuesta. Eso es a menos que quieras dedicarte a responder correos electrónicos a tiempo completo.
Ahí es donde entran las respuestas enlatadas. Con Gmail, puede habilitar fácilmente esta función y crear plantillas para usar cuando sea adecuado. Algunos ejemplos de situaciones que podrían justificar un correo electrónico enlatado incluyen:
- Confirmar que estás al tanto de una tarea específica.
- Recordar a alguien sobre un correo electrónico anterior que aún no ha respondido.
- Compartir información básica sobre su negocio y estructura de costos.
- Solicitar comentarios de los clientes.
- Consultar el estado de un proyecto.
¿Tiene alguna pregunta sobre cuándo tiene sentido usar respuestas enlatadas? ¡Hablemos de ellos en la sección de comentarios a continuación!
Imagen en miniatura del artículo de Eny Setiyowati / shutterstock.com