Basecamp: una descripción detallada y recomendaciones de casos de uso

Descripción general y navegación

Después de registrarse en Basecamp para una prueba gratuita, se le presentará la página de inicio de su empresa. Lo primero que debe tener en cuenta son los tres tipos de tableros que usará: HQ , Teams y Projects . Antes de tocarlos, echemos un vistazo rápido a la página administrativa.

La barra de herramientas en la parte superior de la página permite un acceso rápido a todo dentro de su cuenta de Basecamp:

• Ping : Esto permite un chat privado entre usted y un individuo o varios. Simplemente escriba el nombre o los nombres con los que necesita chatear. Separe los nombres con comas si es necesario.
• ¡Ey! : Todas las notificaciones se mostrarán aquí.
• Actividad : Esto muestra las actividades consolidadas en los grupos de los que son (HQ, Teams, Projects).
• Búsqueda : Como cualquier motor de búsqueda de calidad. No diluido como algunos sitios, todas las funciones de búsqueda avanzada están ahí, permiten identificar cualquier cosa desde cualquier lugar de su Basecamp.
• Configuración de la cuenta : en la parte superior izquierda, como la mayoría de los sitios, se encuentra su configuración personal. Lo que incluye la configuración de la cuenta, el tema deseado, el título, etc. Sin embargo, hay una cosa de nota adicional. En la parte inferior está «Primer día de la semana». Esto es importante para los calendarios que usas en Basecamp. Esto es algo que muchos pueden pasar por alto, pero si la programación es importante para usted para la distribución de asignaciones, actualizaciones de cuotas, etc., querrá estar al tanto de este detalle.
• Adminland: Esto aparece en la pestaña Configuración de la cuenta en la página de inicio. El enlace es gris y la opacidad es clara, por lo que es fácil pasarlo por alto.

Te llevará a esta página:

Desde aquí, podrá realizar todas las tareas administrativas necesarias dentro de su cuenta de Basecamp. Desde agregar y eliminar administradores hasta cambiar el nombre de la empresa. Todo se explica por sí mismo a partir de sus títulos, excepto posiblemente «Cambiar categorías de mensajes», que le permite crear una etiqueta para la organización de publicaciones y una referencia rápida. Tenga en cuenta que no hay límite para la cantidad de personas que puede asignar a los distintos tableros o la cantidad de tableros que crea.

Aparte del botón Ayuda en la esquina inferior izquierda, esto resume la funcionalidad de la página de inicio.

Así que ahora, pasemos a por qué estamos aquí: los tableros:

sede

La sede central actúa como la «base» u oficina principal de su marca aquí en Basecamp. El título de su empresa será el nombre de su sede (puede cambiar esto en cualquier momento en Configuración ). Titulé el mío «Industrias de puesta en marcha», como referencia. Querrá agregar aquí a todas las personas que tengan algo que ver con su empresa. Hay varias posibilidades en la forma de organizar las cosas.

También puede agregar personas a equipos o proyectos sin agregarlos a la sede. Esto debe reservarse para los miembros del equipo que no son recurrentes o temporales y que pueden necesitar acceso a una necesidad específica, pero no un acceso amplio a todos los detalles de su empresa.

equipos

La estructura adecuada de un equipo permite un mejor flujo de trabajo. Necesitan acceso a comunicación colaborativa, recursos y diálogo con los líderes del equipo y todas estas necesidades se satisfacen aquí. Los equipos se estructuran mejor con un líder, por lo que darle a un miembro un rol administrativo les permite tener un mayor control del equipo.

Si es un desarrollador que asigna tareas a trabajadores independientes, es posible que tenga algunos equipos de personas. Estos pueden contener sus «Mejores clientes» o «Nuevos clientes» o algo similar. Podrás organizar qué equipos obtienen un proyecto o tarea en función de estos parámetros.

Dado que puede tener personas trabajando en muchos equipos diferentes, puede mezclar y combinar talentos, si es necesario. Aquí hay algunas ideas de equipo:

• Un equipo de mantenimiento del sitio web: tal vez sea solo una persona. Independientemente, un foro para la comunicación a través de Campfire (que discutiremos más en un momento) o un Tablero de mensajes; y la capacidad de programar tareas en una ocurrencia mensual usando la función Programar sería un uso apropiado para la mayoría de los negocios en línea.
• Un equipo de marketing: Otra necesidad importante para la productividad es la visibilidad. Puede crear un equipo de marketing dedicado a promocionar su marca que esté organizado para tener listas de tareas pendientes semanales, tableros de mensajes para publicar ideas para el grupo o una fogata para una lluvia de ideas en vivo.

Independientemente del tipo de equipo, se puede identificar cada aspecto de sus objetivos y se puede formar un equipo para satisfacer esa necesidad. El siguiente paso sería crear proyectos para asignar a sus equipos.

Proyectos

Este tablero le permite concentrarse realmente en las necesidades específicas de una empresa. Hay una función de plantilla al crear un proyecto. Algunos ejemplos que la gente ha utilizado al hacer tableros de proyectos incluyen:

• Creación de contenido para un blog : proyectos similares formados en torno a la creación de contenido semanal.
• Producción publicitaria : asignación de miembros del equipo de un grupo de marketing a un proyecto en función de una mayor visibilidad. Puede crear varios proyectos con el mismo formato con la opción de plantilla en Proyectos . Al hacer esto, puede hacer que los miembros se concentren en métodos y medios de publicidad específicos. Un grupo puede estar creando artículos en línea, mientras que otro se dedica a publicar contenido en las redes sociales, mientras que otros están preparando anuncios de Google.
• Prototipos : Perfecto para realizar un seguimiento de la producción de prototipos, con tareas y características esperadas. Este es un gran método para organizar cómo podría ser un proyecto, sin entrar en las complejidades de producir un concepto por completo.

Estos son algunos ejemplos básicos. Sin embargo, no hay límite en la forma de crear o abordar un proyecto.

Las 6 características principales de Basecamp

Tienes seis funciones aquí dentro de los tres tipos de tablero, lo mismo para cada tablero. Y en la parte inferior está la cola de actividad para las diversas cosas que suceden dentro de cada tablero. Estas funciones son los métodos de comunicación y estructuración más utilizados en las empresas hoy en día.

HQ como ejemplo de cómo se organizan las funciones en un tablero:

Aunque pueden estar pasando cosas diferentes. Cada función representa un aspecto esencial de una organización. Estos serán los mismos para cada tipo de grupo, por familiaridad y uniformidad en la navegación.

Hoguera

Campfire es una función de chat en vivo que permite la discusión en tiempo real. En Teams, podrá comunicarse con el equipo como un todo. Lo mismo con los Proyectos, que muchas veces requieren una comunicación más constante. HQ es un excelente lugar para chatear en vivo con administradores o personas ajenas a su proyecto o equipo actual. Esto permite una mejor comunicación cruzada dentro de Basecamp.

El aspecto menos obvio (particularmente para los propietarios y administradores de la empresa) es que Campfire permite que los miembros se comuniquen bajo el pretexto de un modo de conducta esperado. Esto puede sonar pequeño, sin embargo, cuando tiene miembros de todo el mundo, es importante asegurarse de que todas las interacciones cumplan con las expectativas de su empresa.

Para aprovechar eso, Campfire también ayuda con la posibilidad de personalidades en conflicto. A las personas en conflicto normalmente no les gusta compartir detalles personales, lo que puede causar problemas de comunicación. Desafortunadamente, a menudo hay pocas opciones al respecto. Una persona exitosa no destruirá un proyecto por un asunto que se puede resolver con el liderazgo adecuado y las vías para solucionar dicho problema.

Admite emoji y archivos adjuntos. Los chats también se pueden marcar como referencia.

Tablero de mensajes

El tablero de mensajes siempre será recordado como uno de los primeros métodos de comunicación en Internet. Si bien se agregaron y pulieron funciones, los tableros de mensajes funcionan como un lugar de discusión con archivos adjuntos y enlaces admitidos. También puede archivar publicaciones. Además, las publicaciones se pueden categorizar (o etiquetar) dando a aquellos con acceso una representación rápida del contenido.

Este es un gran lugar para publicar ideas y conceptos para el equipo que luego puede revisar y comentar para la discusión. Por ejemplo, una empresa que busca actualizar un logotipo puede hacer que un equipo de marketing publique ideas sugeridas con archivos adjuntos de los posibles logotipos. O quizás tengas un equipo editorial para un blog. Adjuntar documentos para su revisión sería beneficioso.

Tareas pendientes

Siempre hay algo que hacer. Si no lo hay, no estás mirando los detalles. Una lista de tareas pendientes es el método más práctico para llevar a cabo un flujo de trabajo a un ritmo controlado, especialmente cuando hay varias personas involucradas. Las listas de tareas pendientes permiten enumerar cualquier cantidad de tareas.

Después de hacer clic en la pestaña Tareas pendientes , puede titular la lista que crea y tiene la opción de escribir una descripción. Después de esto, puede agregar las tareas. Cada tarea permite una breve descripción junto con la tarea real. Aparece una casilla de verificación junto a cada tarea y cuando hace clic en la casilla, una tarea se marca como completada y el porcentaje de progreso se muestra como un gráfico circular en cada lista de tareas pendientes.

Cronograma

Como sugiere su nombre, la función Programar le permite programar eventos y establecer fechas límite.

Después de crear un evento, se publicará en Programación e incluso puede enviarlo a su Calendario de Google, iCal o Outlook haciendo clic en sus respectivos íconos.

Registros automáticos

Esta es una gran característica, que generalmente se deja para la integración de IFTTT . Esta característica es esencialmente un sistema de actualización. Puede ser utilizado en una variedad de maneras. Uno de esos métodos es mantenerse actualizado sobre un proyecto.

Asegúrese de leer más sobre las integraciones de IFTTT y cómo usarlas con WordPress si está interesado en agregar Basecamp a su flujo de trabajo.

Documentos y archivos

Esta es su base de almacenamiento. Gracias al diseño de Basecamp, tiene una forma muy organizada de mantener los archivos donde se necesitan, sin tener que buscar constantemente en los recursos locales. Muchos sitios colocan esta función en un solo lugar, que incluirá una combinación de contenido en varios contextos. Independientemente del equipo o proyecto (o si se trata de la sede central), los documentos y archivos relevantes se mantendrán con los proyectos y tareas apropiados, lo que hará que el flujo de trabajo sea mucho más fluido.

Con todas estas funciones disponibles, debería poder crear una variedad de grupos que pueden dedicarse a diferentes aspectos de su negocio.

Casos de uso

Aquí hay algunas sugerencias de casos de uso típicos que abarcan varias industrias:

• Solopreneurs y Freelancers : Ideal para un flujo de trabajo organizado. Proporciona una mejor conexión con clientes y empleadores, y un método de comunicación y organización profunda de esfuerzos colaborativos.
• Sitios de WordPress : ideal para obtener una descripción general de las necesidades, el progreso y el mantenimiento de un sitio.
• Negocios en el hogar : puede organizar y estructurar completamente el flujo de trabajo de un negocio. Incluso puede administrar la construcción de un negocio creando equipos y asignando proyectos para cada tarea.
• Grupos de trabajo escolares : esto es probablemente algo que no esperaría de inmediato. Sin embargo, todo lo necesario para un gran proyecto estudiantil si está aquí. Comunicación en vivo, almacenamiento de investigaciones, creación de ideas, asignación de tareas y la capacidad de verificar el estado de varias tareas dentro del grupo.
• Catering : Puede crear equipos asignados a Proyectos (que son sus eventos de catering). Nuevamente, todo está ahí: comunicación con su equipo; apoyo para la retroalimentación y el diálogo con los gerentes; Planificación; y el almacenamiento de medios asociados con el proyecto como menús, imágenes de presentación de alimentos, etc.

Por supuesto, estos son solo algunos ejemplos simples. Basecamp no se establece en ningún sistema rígido. Solo está estructurado para la accesibilidad y la productividad optimizada en mente. Tanto para ti como para aquellos a los que permitas entrar en tu grupo.

Terminando

Basecamp ha estado creciendo a partir de un negocio desde 2004. Ha duplicado el número de empleados desde entonces y continúa esforzándose por lograr el equilibrio perfecto entre una organización estructurada y un flujo de trabajo accesible. Ya sea que ejecute un sitio de WordPress, una pequeña empresa o un servicio en línea, Basecamp es una opción sólida.

¿Utilizas Basecamp? Nos encantaría escuchar sus opiniones sobre el servicio a continuación.

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