Cómo configurar su espacio de trabajo digital para una mayor productividad

Herramientas y sitios digitales para aumentar su productividad

Comencemos nuestro viaje hacia la productividad con algunas de las herramientas en línea que funcionan para aumentar su rendimiento laboral.

Elija algún tipo de herramienta de gestión de proyectos

De acuerdo, no voy a dar una recomendación específica aquí porque todos tienen su favorito personal. Pero hay un hecho que es cierto pase lo que pase:

Será más productivo si tiene un sistema de gestión de proyectos organizado que siga para sus proyectos. Con un sistema, nunca tendrá que perder el tiempo preguntando «¿qué sigue?» – ya está dispuesto frente a usted, lo que significa que puede pasar de una tarea a otra con fluidez.

Si le gusta el procesamiento por lotes de tareas (eliminar tareas similares al mismo tiempo), la gestión de proyectos también le brinda la vista panorámica necesaria para agrupar tareas fácilmente.

entonces cuales son tus opciones? Estos son algunos de los más populares:

• Todoist : listas de tareas básicas. Es mi herramienta personal preferida.
• Trello : tableros tipo Kanban donde puede manipular tarjetas fácilmente para administrar proyectos. También es parte de mi flujo de trabajo porque muchos de mis clientes lo usan.
• Asana : gestión de proyectos más exigente. Puede ser una exageración para los autónomos independientes, pero es genial para los equipos.

Considere usar el seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo no es solo para la facturación por hora. Si bien ciertamente lo ayuda con el seguimiento de la facturación, en realidad puede mejorar su productividad independientemente de cualquier uso práctico.

Mira, cuando comencé a usar el seguimiento del tiempo mientras escribía, instantáneamente sentí que estaba más concentrado en mi trabajo. Y fue entonces cuando me di cuenta de esto:

Cuando trabajas para ti mismo, nunca estás «a tiempo». Pero si realmente tratas de ponerte en el reloj, de repente hay más urgencia. ¡Ya no puedes holgazanear porque siempre ves ese pequeño temporizador corriendo por el rabillo del ojo!

Y como beneficio adicional, también obtendrá una imagen precisa de cuánto tiempo pasa trabajando productivamente… y cuánto tiempo pasa mirando la pantalla de una computadora (¡una cantidad sorprendentemente alta, en mi caso!).

Por ejemplo, descubrí que lo que consideraba «8» horas de trabajo por día eran en realidad ~5 horas de trabajo real. El resto fue tiempo perdido.

Si está interesado en implementar el seguimiento del tiempo, le recomiendo Toggl por su facilidad de uso y sus hermosos informes.

Use Jetpack para importar publicaciones directamente desde Google Docs

Cuando Automattic anunció la extensión WordPress Google Docs para Jetpack , salté de alegría. Mira, Google Docs ofrece una interfaz mucho más productiva que el Editor de WordPress (¡todavía descubro nuevos trucos todos los días!) .

Pero el problema siempre fue que tenías que duplicar tus esfuerzos cuando llegaba el momento de formatear la publicación en WordPress. Eso significaba pérdida de tiempo y menos productividad.

Pero ya no más.

Ahora, puede importar sus publicaciones (e imágenes) con formato completo desde Google Docs a su sitio de WordPress con solo hacer clic en un botón.

En serio, esta función te ahorrará mucho tiempo si usas Google Docs para escribir. Simplemente vaya aquí y tome la extensión oficial de WordPress Google Docs para comenzar.

Conozca IFTTT y Zapier

Si aún no sabe qué son IFTTT y Zapier … estoy a punto de dejarlo boquiabierto porque estas herramientas le permiten automatizar grandes porciones de su flujo de trabajo.

Ambos operan con el mismo principio básico:

Conectar dos aplicaciones separadas para que cuando suceda algo en la aplicación A, también suceda algo en la aplicación B.

Déjame darte un par de ejemplos:

• Si publica una nueva publicación en WordPress.com , twittee automáticamente esa publicación.
• Si alguien envía tu formulario de contacto, crea automáticamente una tarea en Todoist.

Y eso apenas está arañando la superficie de lo que puede hacer con IFTTT y Zapier.

Así que esto es lo que recomiendo:

Piense en todas las tareas repetitivas que tiene que hacer todos los días… y luego intente encontrar una manera de automatizarlas con IFTTT o Zapier . No podrá automatizar todo, pero apuesto a que puede encontrar algunas formas simples de ahorrar tiempo.

Use programadores automáticos de reuniones en lugar de cadenas de correo electrónico

¿Cuántas veces se ha reproducido esta cadena de correo electrónico en su bandeja de entrada?

R: ¿Cuándo podríamos programar una llamada de Skype para chatear?

B: ¿Podemos hacerlo el próximo martes a las 2 pm?

R: Lo siento, estoy ocupado. ¿Qué tal el próximo miércoles a las 3 pm?

B: Ya tengo una reunión programada entonces. Qué pasa…

Tú entiendes. Podría “sentirse” productivo responder correos electrónicos como ese… pero le prometo que solo está perdiendo el tiempo.

Entonces, ¿cuál es una mejor solución? Utilice un programador automático de reuniones. Solo le das a tu contacto un enlace con toda tu disponibilidad. Luego, eligen una hora que les funcione y todo se agrega automáticamente a Google Calendar.

No hay pérdida de tiempo gastado yendo y viniendo.

Hay un montón de herramientas que ofrecen esta funcionalidad, pero un buen comienzo es Calendly .

Conozca los campos personalizados de WordPress

Ok, este es un poco de un nicho de uso. Pero es algo que descubrí recientemente y puede ahorrarle mucho tiempo… si se ajusta a su escenario.

El escenario funciona así:

Tienes un «formato» básico para las publicaciones de tu blog que aparece constantemente. Entonces, en lugar de formatearlo manualmente para cada publicación, crea campos personalizados que hacen todo el trabajo por ti.

Reconozco que es un poco abstracto, así que aquí hay un ejemplo real que acabo de implementar:

Tengo un sitio donde escribo reseñas de negocios locales. Como parte de las revisiones, siempre agrego el mismo conjunto de detalles en la parte superior de la publicación:

• Nombre de la ubicación
• DIRECCIÓN
• Tipo (por ejemplo, bar, restaurante)
• Incrustación de mapa de Google

Sin campos personalizados, tendría que tomar el código de inserción de Google Maps, escribir el tipo de ubicación y formatear el nombre y la dirección. No es mucho tiempo, pero suma.

Pero con los campos personalizados, todo lo que tengo que hacer es pegar esos detalles en un par de campos personalizados en el backend, y luego todo aparece perfectamente formateado en el front-end (incluida la incrustación automática de Google Maps usando la API de Google).

Usar y mostrar campos personalizados requerirá un poco de conocimiento. Pero un complemento como Pods hace que todo el proceso sea bastante accesible.

Elimine la pérdida de tiempo con el tiempo de rescate

Hasta ahora, todo lo que he compartido se ha centrado en hacer que tu trabajo sea más productivo. Pero este se trata de eliminar los insidiosos asesinos de la productividad que son sitios como Facebook, Twitter y Reddit.

Rescue Time hace dos cosas importantes:

• Te muestra cuánto tiempo estás perdiendo en las redes sociales
• Bloquea esos sitios que te hacen perder el tiempo (¡lo que querrás hacer inmediatamente después de ver el primer número!).

Cómo crear un espacio físico productivo

Todas las herramientas que mencioné anteriormente no te ayudarán mucho si estás trabajando en condiciones terribles. Entonces, si desea dominar la productividad, debe optimizar su espacio físico tanto como su espacio digital.

Después de muchas pruebas y errores y de leer la investigación sobre la creación de espacios de oficina productivos, se me ocurrió lo que creo que es un espacio de trabajo bastante productivo. Y voy a compartir esos contigo. Pero primero, pensé en compartir una foto real del espacio de mi oficina:

Y he aquí por qué mi espacio se ve así:

La ergonomía importa para la productividad

Realmente nunca creí la exageración sobre la ergonomía hasta que compré un soporte para computadora portátil en una broma. ¿Ahora? soy un converso

La ergonomía adecuada hace que sea infinitamente más fácil mantenerse enfocado (y cómodo) durante largos períodos de tiempo. ¡Y eso significa que serás más productivo!

Pero no se trata sólo de productividad. Si pasa todo el día en un escritorio, la ergonomía adecuada hará que toda su vida sea mejor. No más dolor de cuello… no más hombros encorvados… No puedo enfatizar lo importante que es este consejo.

Entonces, ¿qué es la ergonomía adecuada?

• La parte superior de la pantalla debe estar entre 2 y 3 pulgadas por encima del nivel de los ojos. Eso significa que si está usando una computadora portátil, absolutamente necesitará un soporte ( compré este )
• Su pantalla debe estar a 20-30 pulgadas de sus ojos.
• Tus codos deben teclear en un ángulo de ~90 grados.

Debido a que algunos de estos números dependen de su altura, The Human Solution creó una excelente herramienta para ayudarlo a calcular también la altura ideal de su escritorio y silla.

Asegúrate de tener luz natural

Nunca entendí a las personas que pueden trabajar desde una habitación sin ventanas. Creo que es horrible para la productividad y los datos me respaldan. Una revisión de la literatura de 2002 del Laboratorio Nacional de Energía Renovable concluyó que «la luz natural ha demostrado ser beneficiosa para la salud, la productividad y la seguridad de los ocupantes del edificio».

Y un estudio de 2014 de Northwestern también encontró que la luz natural mejora la salud.

Entonces, si es posible, intente obtener al menos un poco de luz natural en su espacio de trabajo.

Las plantas en realidad te hacen más productivo

¿Sabía que los planes están científicamente probados para hacer que su trabajo sea más productivo? ¡Un estudio de tres países encontró que agregar plantas a un espacio de oficina aumentó la productividad en un 15%!

Ahora bien, no agregué plantas cerca de mi escritorio por este motivo… Simplemente creo que son agradables a la vista. ¡Pero un 15 % más de productividad no es un mal beneficio secundario!

Y si no le gustan las plantas, los estudios han notado un efecto similar al agregar arte a su espacio de trabajo .

Obtenga una configuración de varios monitores

Tenga cuidado con este… porque una vez que pruebe una configuración de varios monitores, es posible que nunca pueda volver a un solo monitor.

Los monitores múltiples son increíbles para cualquier persona que necesite investigar. Con un solo monitor, debe alternar constantemente entre la investigación y lo que está trabajando. Con múltiples monitores, puede dejar la investigación abierta en una pantalla y trabajar en la otra.

Solo tenga cuidado de usar el segundo monitor para ser más productivo. Puede ser tentador usar el segundo monitor para algo como… videos de YouTube. ¡Y eso definitivamente no es una receta para aumentar la productividad!

Compra un teclado mecánico si escribes mucho

¿Sabes que la gente siempre dice que debes invertir en un colchón de calidad porque pasas un tercio de tu vida durmiendo?

Bueno, si su jornada laboral consiste principalmente en escribir en un teclado, exactamente lo mismo se aplica a su teclado.

No confíe en el teclado chiclet económico que viene con su computadora portátil: invierta en algo que sea divertido de usar. Y en mi opinión, es un teclado mecánico con interruptores Cherry MX Blue.

Los teclados mecánicos utilizan interruptores físicos reales durante la escritura. Sin gastar una publicación completa sumergiéndome en los interruptores mecánicos del teclado, lo resumiré diciendo que esos interruptores físicos facilitan la escritura:

• Más agradable
• Menos fatigante

Y también tienen una buena posibilidad de convertirlo en un mecanógrafo más rápido, lo que naturalmente aumentará su productividad.

Si está interesado en actualizar, The Wire Cutter tiene una gran selección de modelos de teclados mecánicos de calidad.

Terminando

La productividad es una de esas actividades que en realidad nunca termina. Siempre hay otro truco para emplear y otro hábito para implementar. Pero si tiene un conjunto sólido de herramientas y un entorno de trabajo físico propicio para la productividad, estará la mayor parte del camino allí.

Ahora te toca a ti: ¿cuál es tu mejor consejo de productividad para WordPress o para el trabajo en general? Me encantaría que lo compartieras en los comentarios para que todos podamos ser más productivos.

Imagen en miniatura del artículo de ART.SOLO / shutterstock.com