Cuando ocurre un desastre: Planes de continuidad comercial 101

Una introducción a los planes de continuidad comercial

Un plan de continuidad comercial describe cómo su empresa seguirá funcionando durante y después de un desastre o crisis. Los planes sólidos incluyen disposiciones para una variedad de posibles eventos que podrían afectar la capacidad de funcionamiento de su empresa.

Esto podría incluir:

• Desastres naturales como inundaciones, incendios, huracanes, tornados u otras tormentas severas
• Ciberataques que hacen que sus sitios web o los de sus clientes se vean comprometidos
• Pérdida de su(s) servidor(es), datos, energía o servicios de terceros
• Indisponibilidad inesperada de un gran número de empleados, debido a enfermedades generalizadas u otras causas

Independientemente de las dificultades a las que se enfrente su empresa, los clientes seguirán necesitando sus productos, servicios y soporte . Tener un plan en marcha le da a su empresa la mejor oportunidad de soportar un desastre con gracia y continuar apoyando las necesidades de sus clientes y su sustento.

Su plan de continuidad deberá incluir varios elementos para prepararlo a usted y a sus empleados con éxito para lo que pueda venir. Debe anotar las acciones que tomará con anticipación para proteger aspectos vitales de su negocio y proporcionar pasos claros que deberá seguir durante varios posibles desastres. A continuación, le mostraremos cómo se vería este proceso en acción.

Cómo crear un plan de continuidad comercial (en 6 pasos)

Puede ser difícil dar cuenta de tantas crisis posibles diferentes. Para ayudar a garantizar que su plan sea integral, le recomendamos consultar recursos adicionales , así como buscar plantillas y listas de verificación del plan de continuidad del negocio :

¡Además, los siguientes seis pasos lo ayudarán a poner en marcha su plan!

Paso 1: Reúna a su equipo de continuidad comercial

Lo primero que deberá hacer es determinar quién participará en la creación de su plan de continuidad comercial. Tener perspectivas adicionales disponibles puede ayudarlo a tener en cuenta la mayor cantidad de posibles problemas que su empresa podría enfrentar en una emergencia.

En términos generales, un equipo completo de continuidad comercial estará compuesto por miembros de los distintos departamentos de su empresa. Si su negocio es muy pequeño, esto podría significar que toda su empresa está en el equipo. Las empresas más grandes pueden contratar representantes de cada departamento.

De esta forma, cada miembro del equipo de continuidad de negocio puede dar a conocer las necesidades de su especialidad en particular. Tendrá una cobertura más completa de su negocio y, con suerte, evitará situaciones en las que sectores de la empresa no estén preparados para un tipo particular de desastre.

Paso 2: Evalúe sus riesgos y posibles impactos de desastres

Antes de que pueda planificar lo que hará en caso de una crisis, deberá determinar las vulnerabilidades de su negocio y evaluar cómo los diversos escenarios podrían afectarlos. Algunas consideraciones comunes incluyen:

• ¿Qué tecnología o recursos dejarán de estar disponibles en caso de que su ubicación física se vea afectada por un desastre natural? ¿Tienes seguro y qué cubre?
• ¿Cuenta con medidas de ciberseguridad? ¿Cuáles son sus debilidades? ¿Qué datos de clientes tiene almacenados que deben protegerse ?
• ¿Podrá su empresa continuar operando si un servicio o software de terceros en el que se basa deja de estar disponible repentinamente?
• Si una parte significativa de sus empleados no puede trabajar al mismo tiempo, ¿qué procedimientos clave deben mantenerse? ¿Quién es capaz de mantenerlos?

Estas preguntas no son exhaustivas, pero deberían proporcionar un buen punto de partida. Es probable que este proceso lleve bastante tiempo y querrá investigar cada riesgo potencial. Mire para determinar cuán apremiante es cada problema y qué impacto tendría en su negocio. Esto le ayudará a decidir qué medidas y procedimientos priorizar.

Paso 3: Realice copias de seguridad y otras medidas preventivas

El mejor plan de acción cuando se trata de la continuidad del negocio es aquel que resuelve los problemas antes de que comiencen. En otras palabras, una vez que haya evaluado sus riesgos potenciales y sus impactos, su primer plan debe ser prevenir una crisis, en lugar de recuperarse de una.

Una de las medidas clave que debe implementar es un método para crear y almacenar copias de seguridad de todos los archivos de su empresa. Debería hacer una copia de seguridad de sus sitios web utilizando un complemento de copia de seguridad de WordPress . También debe hacer una copia de seguridad de los archivos de su proyecto, la documentación, los contratos y otros acuerdos legales, la información financiera y casi cualquier otro archivo que utilice su empresa.

Recuerde seguir las mejores prácticas cuando se trata de crear copias de seguridad y guardarlas en varios lugares . Idealmente, querrá copias digitales e impresas de todo. El uso de servicios de almacenamiento en la nube y copias de seguridad automáticas puede ayudar con este proceso.

También querrá asegurarse de contar con herramientas sólidas de ciberseguridad , así como un monitoreo de seguridad regular. La implementación de un Firewall de aplicaciones web (WAF) además de los análisis de seguridad regulares y un registro de actividad puede ayudarlo a prevenir ataques. Como mínimo, debería poder atraparlos lo suficientemente temprano como para evitar que ocurran daños significativos.

Si tiene una ubicación física, es probable que desee buscar un seguro que lo cubra en caso de un desastre natural. También podría considerar asegurar cualquier equipo o maquinaria que utilice. Esto lo ayudará a reemplazar o reparar cualquier recurso físico sin el cual no pueda funcionar.

Paso 4: Desarrollar estrategias y procedimientos de respuesta a emergencias

Incluso cuando su empresa esté experimentando una crisis, es probable que deba continuar apoyando a sus clientes. Parte de su plan de continuidad comercial debe establecer cómo hará esto. Para empezar, necesitará un plan para proteger la seguridad física de sus empleados.

Si bien debe tener procedimientos de evacuación y seguridad compilados en otro lugar, puede hacer referencia a ellos en su plan de continuidad. También puede incluir procedimientos para estabilizar sus instalaciones y equipos, pero recuerde que la seguridad de los empleados siempre es lo primero.

También necesitará un plan para brindar soporte continuo al cliente. Esto puede significar redirigir llamadas, correos electrónicos y solicitudes de soporte a una ubicación secundaria. También puede considerar configurar respuestas automáticas para situaciones como fallas del servidor o violaciones de seguridad.

Si necesita ayuda de fuentes externas (p. ej., cuando falla un servicio de terceros), asegúrese de tener todos sus contactos recopilados y organizados para saber a quién llamar. También es aconsejable buscar formas de proteger los datos de los clientes de los ataques cibernéticos y otras posibles crisis.

Además, querrá tener un plan de comunicación en marcha. Es posible que su método habitual para comunicarse con los miembros de su equipo y/o clientes no esté disponible durante una emergencia, por lo que es ideal tener varias opciones. Asegúrese de alertar a los clientes cuando esté experimentando una crisis y manténgalos informados mientras trabaja para solucionarlo.

Paso 5: Diseñe los pasos para la recuperación

Una vez que la amenaza inmediata haya pasado, es probable que deba controlar los daños. Superar una crisis puede ser abrumador. Describir los pasos que tomará para recuperarse puede darle un camino claro a seguir, cuando de otra manera no sabría por dónde empezar.

Su proceso de recuperación puede incluir:

• Restaurar su sitio web, bases de datos y archivos desde sus copias de seguridad
• Reparación o reemplazo de instalaciones y equipos dañados
• Parcheando vulnerabilidades en su plan de ciberseguridad
• Pasar a nuevos proveedores de servicios externos, de manera temporal o permanente

Recuerde priorizar sus tareas de recuperación. Dependiendo de la situación, puede que no sea posible devolver todo a como estaba inmediatamente. Aborde primero las tareas más importantes y concéntrese en abordar las necesidades más apremiantes de sus clientes.

Paso 6: Pruebe y practique su plan

Una vez que su equipo haya redactado un plan completo de continuidad comercial, deberá compartirlo con el resto de sus empleados. También es una buena idea celebrar una reunión para discutir el plan y brindar una oportunidad para que los miembros del equipo hagan preguntas sobre lo que contiene.

Además, probar y practicar su plan regularmente es clave. Esto tiene dos propósitos. En primer lugar, la práctica ayudará a sus empleados a reaccionar con más calma bajo presión en caso de un desastre, lo que aumentará las probabilidades de que su plan se lleve a cabo con éxito.

Además, ejecutar su plan puede iluminar cualquier brecha o inconsistencia que pueda impedir que tenga éxito. Detectar estos problemas con anticipación le brinda la oportunidad de solucionarlos antes de que necesite usar su plan de verdad. Las auditorías anuales también pueden ayudar a mantener su plan en óptimas condiciones.

Conclusión

Un plan de continuidad del negocio es clave para prevenir pérdidas importantes en caso de un desastre. Con todo el tiempo y el esfuerzo que ha invertido en su negocio, tiene sentido hacer todo lo posible para protegerlo en caso de que surja una emergencia.

En este artículo, presentamos seis pasos para comenzar con su plan de continuidad comercial:

1. Reúna a su equipo de continuidad comercial.
2. Evalúe sus riesgos y posibles impactos de desastres.
3. Instale copias de seguridad y otras medidas preventivas.
4. Desarrollar estrategias y procedimientos de respuesta a emergencias.
5. Diseñe los pasos para la recuperación.
6. Pruebe y practique su plan.

¿Tiene alguna pregunta sobre la elaboración de un sólido plan de continuidad del negocio? ¡Déjalos en la sección de comentarios a continuación!

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