Tácticas y prácticas de organización para su negocio de diseño web Divi

Tácticas y prácticas de organización para su negocio de diseño web Divi

En esta publicación, nos centraremos en algunos temas que a menudo se pasan por alto pero que son cruciales para nuestras operaciones diarias como diseñadores web. Algunos de estos pueden parecer obvios, pero creo que todos podemos estar de acuerdo en que, como desarrolladores web experimentados, es bueno recordar las cosas simples. Y si recién está comenzando, estas cosas pueden revisarse fácilmente. ¡Así que vamos a sumergirnos!

1) Organizar tus marcadores

Si eres un diseñador web como yo, probablemente tengas cientos de marcadores con tutoriales, sitios y enlaces inspiradores, herramientas en línea y varias categorías de marcadores en tu navegador. ¡Una táctica que depende completamente de ti es cómo organizarlos! Esto puede parecer un tema elemental, pero he trabajado con demasiadas personas que abren sus navegadores y me hacen estremecer después de ver sus marcadores dispersos y desorganizados. No puedo imaginar el tiempo perdido que se pierde tratando de encontrar marcadores de hace meses o años cuando no existe un sistema organizado.

Por lo tanto, recomiendo encarecidamente organizar sus marcadores en un sistema que funcione para usted para que pueda acceder a sus enlaces de manera rápida y eficiente. Ahorrará una cantidad sorprendente de tiempo y energía que podrá utilizar en otros lugares. También me recuerdo continuamente a mí mismo que elimine los enlaces que ya no necesito. Además de mis marcadores personalizados para facturas y todas esas cosas divertidas, quiero darle una idea de cómo configuro mis marcadores relacionados con el diseño web para poder encontrar mis enlaces guardados de forma rápida y sencilla. Ahora, por supuesto, no hay una forma correcta o incorrecta de hacer esto, pero así es como organizo la mía para la eficiencia del diseño web:

Cosas comerciales : tengo todos mis enlaces comerciales, como mi inicio de sesión de alojamiento, herramientas de gestión de proyectos y enlaces a mis sitios web más utilizados en esta carpeta. También vinculo muchas de las páginas de mis clientes, como mi página de inicio y la página de avance, por lo que no tengo que buscarlas en mi navegador para enviarlas a un cliente.

Web Stuff : mi carpeta «Web Stuff» está organizada en 3 partes principales:

1. Web Tools , que se compone de herramientas que utilizo diariamente o semanalmente. Cosas como herramientas de forma CSS, herramientas de color, buscador de ID de complemento de Facebook, etc.
2. Tutoriales web que se divide en subcategorías de tutoriales para todas las herramientas que uso. Intento mantenerlos actualizados para no tener tutoriales de hace años que ya no necesito
3. Divi Stuff , que contiene tutoriales específicos de Divi a los que suelo consultar. Complementos Divi y productos que he guardado y admiten enlaces de inicio de sesión a productos Divi, etc.

Cosas del cliente : a menudo, mis clientes me envían sitios de ejemplo o tienen sus propias plataformas en las que debo iniciar sesión. Solía ​​​​perder la pista de estos y tenía que revisar correos electrónicos y cuestionarios para encontrar los enlaces, pero ahora simplemente configuro una carpeta para ese cliente en mi carpeta Cosas del cliente y tengo todos los enlaces guardados allí como referencia. Luego, una vez que el sitio está completo, elimino su carpeta y sigo adelante.

Aparte de mis marcadores personales, así es como he organizado mis enlaces de «diseño web» para encontrar mis enlaces de manera efectiva lo más rápido posible. Nuevamente, esto es solo un ejemplo de lo que hago, ¡así que asegúrese de tomar estas ideas y hacer lo que funcione para usted!

2) Crear una estructura de archivos organizada

Una cosa para la que no estaba preparado cuando comencé mi negocio fue cómo estructurar de manera efectiva los archivos que se acumulaban rápidamente en mi computadora. Este no es un problema demasiado grande al comenzar, pero cuando su negocio crece y comienza a obtener múltiples clientes, todos con potencialmente cientos de archivos, puede salirse de control muy rápidamente. Si es como yo, se estremece al ver demasiados archivos en su escritorio, por lo que es importante tener una estructura organizada donde pueda ubicar fácilmente sus archivos. Ahora, por supuesto, tendrá archivos personales, imágenes y más, por lo que es importante no entrelazar esos archivos con sus archivos comerciales.

Cuando se trata de negocios, tengo una carpeta «maestra» donde están todos los archivos de mis clientes. Separo a todos mis clientes en sus propias carpetas y tengo un sistema de subcarpetas estandarizado que a menudo se ve así:

Dentro de la carpeta del cliente:

• Logo
• Contenido y documentación
• Código personalizado y copias de seguridad manuales
• Gráficos y archivos de trabajo
• Imágenes y gráficos web en vivo
• Inicios de sesión de clientes
• Archivos varios

Dependiendo de la complejidad del cliente y del proyecto, estas carpetas pueden tener subcarpetas dentro de ellas. Por ejemplo, si un cliente tiene varios miembros del equipo y fotos para cada persona, es posible que tenga una carpeta separada para las fotos de la cabeza. Todo depende de la cantidad de archivos, imágenes, etc. Pero apegarme a esta estructura de archivos formalizada me ha ayudado a realizar un seguimiento de las cosas y poder consultarlas fácilmente cuando sea necesario. También tengo carpetas separadas para todos mis complementos de WordPress más utilizados, complementos Divi, scripts Divi y código personalizado, etc.

Entonces, nuevamente, esto puede parecer un tema elemental, pero no hay capacitación formal sobre cómo organizar sus archivos en la escuela. Y particularmente si es nuevo en el diseño web, debe estar preparado para esto ANTES de comenzar a acumular cientos y miles de archivos.

3) Organizar sus devoluciones de llamada, correo electrónico y recordatorios de prospectos

A lo largo del día como diseñador web, a menudo recibirá llamadas y correos electrónicos en busca de una respuesta tan pronto como esté disponible. Discutí la idea de segmentar su rutina diaria para permitir devoluciones de llamadas y trabajo «reaccionario» en la publicación anterior, pero queda la pregunta de cómo organizar estas llamadas o correos electrónicos. Aquí está la regla número uno por la que vivo cuando se trata de recordar enviar un correo electrónico y devolver la llamada: Sáquelo de su cabeza y póngalo en papel o en un archivo . Si te llama un cliente pero estás en medio de un proyecto y no quieres romper el ritmo, es muy fácil pensar, le devolveré la llamada en un par de horas. Pero la mayoría de las veces te distraerás y muy fácilmente te olvidarás de la llamada por completo. La forma en que he ayudado a evitar esto es anotarlos inmediatamente en mi agenda diaria.

Uso el ActionDay Planner que está en mi escritorio y es una forma muy útil y práctica de anotar las llamadas y los correos electrónicos que necesito hacer ese día. Por supuesto, existen numerosas herramientas y plataformas en línea para ayudar con este tipo de cosas, pero prefiero tener algo para escribir frente a mí. Puedes usar post-its, pero esos pueden abarrotar un escritorio muy rápidamente

Ahora, ¿qué pasa con las perspectivas? A menudo uso mi planificador diario para ayudarme a recordar las propuestas para salir y prospectar correos electrónicos para responder, pero los clientes potenciales a menudo requieren algunos pasos de recordatorios. Cuando un cliente se comunica con usted inicialmente, esperará que lo contactemos rápidamente y trato de responder dentro de las 24 horas. Luego, una vez que me he puesto en contacto y recopilado información, configuro un recordatorio para preparar una propuesta. Después de que se ha enviado la propuesta, si no recibo respuesta en 1 o 2 días, siempre envío un correo electrónico de recordatorio amistoso para asegurarme de que recibieron la propuesta y si tienen alguna pregunta.

Puede configurar estos recordatorios prácticamente colocándolos en su calendario, planificador diario o incluso configurando filtros de correo electrónico para mantener todos sus prospectos y correos electrónicos de «comunicación» en una carpeta separada. De cualquier manera, es importante realizar un seguimiento de la comunicación con sus clientes potenciales porque es el elemento vital de su negocio. ¡Así que pruebe algunos de estos métodos y haga lo que funcione para usted!

4) Copia de seguridad de sus archivos

Finalmente, si aún no se toma en serio la realización de copias de seguridad de sus archivos, es hora de hacerlo en serio. Aquí hay un par de preguntas que me gustaría plantearles:

¿Qué sucedería si su computadora fuera robada o destruida en un incendio en una casa u oficina?
¿Cuáles serían las repercusiones si perdiera todos sus archivos de clientes, inicios de sesión y contraseñas?

Hace varios años, hice una copia de seguridad de todos mis archivos, no con la suficiente frecuencia, en un disco duro externo. Ese disco duro se corrompió después de varios años de uso en varios dispositivos y mientras lo revisaba una tienda de computadoras local, mi computadora principal también tuvo problemas para arrancar. Estaba en una situación muy real y peligrosa de perder potencialmente todos mis datos. Afortunadamente, pude transferir manualmente los archivos de mi computadora a un nuevo disco duro externo antes de que tuviera que restaurarlo, pero casi pierdo prácticamente todos los archivos, imágenes, contraseñas y todo el trabajo que había creado para mí y mi clientela. ese punto.

Esto me enseñó una lección de vida muy importante que quiero transmitirles:

“Dos es Uno y Uno es Ninguno”.

Lo que significa que tenía todos mis archivos respaldados en 1 disco duro externo, pero se corrompió y fue inútil. Incluso si tiene una copia de seguridad en un dispositivo, si algo le sucede a ese dispositivo, no tiene nada. ¡Necesitas al menos 2! A partir de ese momento, creé un nuevo sistema de respaldo que me ha servido bien desde entonces. Ahora tengo 2 discos duros externos: uno para copias de seguridad semanales y otro para copias de seguridad mensuales. Si mi computadora fallara, no estaría en problemas porque tengo todo respaldado dos veces y almacenado en ubicaciones separadas.

También puede experimentar con la copia de seguridad de archivos usando Dropbox, Google Dive y otros servicios de copia de seguridad basados ​​en la nube. El objetivo principal es asegurarse de que no todos sus archivos estén en un solo dispositivo porque si algo sucediera, podría perder todos los archivos de sus clientes y el trabajo duro.

Para concluir

¡Espero que algunas de las tácticas y prácticas de organización que he implementado en mi negocio te hayan ayudado a animarte a hacer lo mismo! Solo estamos raspando la superficie de las formas en que puede organizar su negocio, así que asegúrese de probar algunas de estas ideas y haga lo que funcione para usted. Y si tiene alguna técnica de organización que le gustaría transmitir, ¡asegúrese de informarnos en los comentarios a continuación!

Mañana: procesos efectivos de incorporación de clientes para su negocio de diseño web Divi

Hay varios desafíos al iniciar un nuevo proyecto de diseño web Divi; desde asegurarse de que el cliente esté preparado y conozca su proceso, hasta obtener contenido, establecer expectativas y plazos realistas: estas son luchas que todos enfrentamos como diseñadores web. ¡Mañana exploraremos algunas formas prácticas en las que puede crear un proceso de incorporación efectivo para usted y sus clientes!

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