Mantener registros precisos es una necesidad, al igual que asegurarse de que le paguen correctamente y a tiempo por los proyectos de los clientes. Afortunadamente, hay un número creciente de aplicaciones de contabilidad en el mercado y muchas de ellas funcionarán bien para los desarrolladores de WordPress.
Pero también hay algunas cosas a tener en cuenta. Elegir la aplicación de contabilidad incorrecta puede causar verdaderos dolores de cabeza. Es mucho más fácil tomar la decisión correcta la primera vez.
Entonces, si tiene unos minutos, tome una taza de café fuerte y pasemos un tiempo hablando sobre cómo elegir la aplicación de contabilidad más adecuada para su negocio de desarrollo de WordPress.
Pantalla de facturación de FreshBooks
Las empresas que crean la mayoría de las aplicaciones populares se han dado cuenta de nuestro desdén por todo lo relacionado con la contabilidad. Para contrarrestar nuestras actitudes, han trabajado duro para crear interfaces de usuario que sean visualmente atractivas y aplicaciones que sean eficientes, automatizando o acelerando las tareas que consumen más tiempo.
En su mayor parte, han tenido éxito en sus intentos. Mantenerse al tanto de sus libros no es la tarea que alguna vez fue. La facturación requiere solo unos pocos clics, los recordatorios están automatizados y la conciliación bancaria ya no toma todo un sábado por la tarde.
Al elegir una aplicación de contabilidad, es importante que no te atraiga una interfaz de usuario llamativa o características que parezcan demasiado simplificadas. No todas las aplicaciones de contabilidad vienen con las mismas características, e incluso hay algunas que probablemente deberían dejar el apodo de «contabilidad» por completo.
El desarrollo de WordPress puede no ser complicado desde una perspectiva contable, pero hay algunas características que creo que son críticas. Si bien ninguna aplicación es perfecta, algunas ofrecen un conjunto de funciones más sólido que otras.
Funciones de contabilidad importantes para los desarrolladores
las facturas de xero
Lo más probable es que, como desarrollador de WordPress, esté ejecutando un negocio remoto. Aunque si te has construido una pequeña agencia, podrías estar compartiendo un espacio físico. Tal vez tenga empleados o tal vez dependa de contratistas.
Todas estas variaciones son la razón por la que no existe la solución de contabilidad perfecta para cada desarrollador. Sus necesidades variarán y también es probable que cambien con el tiempo. Cuando intente elegir una aplicación de contabilidad, piense unos años más adelante: anticipe sus necesidades futuras.
Aquí hay una lista de características que quizás desee considerar como importantes:
La contabilidad en línea es una necesidad relativa. La mayoría, si no todos, el software de contabilidad en línea ofrece seguridad y encriptación tan buenas como las que obtiene en su banco local. Si también está trabajando con un contador o tenedor de libros, es increíblemente conveniente poder compartir el acceso cuando sea necesario.
Una aplicación móvil puede no ser crítica, pero sin duda hace que la vida sea más cómoda. Poder ingresar los gastos sobre la marcha y tomar una foto de un recibo hace que la vida sea menos complicada. Y cuando tenga que matar el tiempo, es bueno poder ponerse al día con su facturación.
Las cotizaciones son una parte esencial del negocio para la mayoría de los desarrolladores de WordPress. Poder crear una cotización para un posible cliente y luego convertirla en una factura con unos pocos clics es un gran ahorro de tiempo.
La facturación es una función imprescindible, pero se sorprenderá al descubrir que no todas las aplicaciones de contabilidad tratan la facturación con el mismo grado de importancia. Un proceso de facturación extremadamente simple y completo es el núcleo de lo que hace que FreshBooks sea tan popular. Simplemente muestra el dolor de cabeza que los desarrolladores y autónomos de todo el mundo consideran que es la facturación.
Los pagos son otra parte de la contabilidad que se ha simplificado cada vez más gracias a los procesadores de pago en línea. Las cuatro opciones que se analizan a continuación ofrecen la posibilidad de aceptar pagos en línea a través de procesadores de pago de terceros o tienen una opción interna. Atrás quedaron los días de «el cheque está en el correo».
El pago de facturas y el seguimiento de los gastos son funciones imprescindibles. Asegúrese de que si tiene muchas facturas para ingresar cada mes, el proceso sea eficiente. Por ejemplo, recientemente, FreshBooks automatizó el proceso de categorización de gastos. Antes de junio de 2015, era un verdadero dolor de cabeza gestionar este proceso manualmente.
La conciliación bancaria fue una vez la peor parte de la contabilidad. Pasar todo el día reconciliando su cuenta bancaria solo para descubrir que le faltan unos centavos podría ser desgarrador. Afortunadamente, la mayoría de las aplicaciones de contabilidad han simplificado el proceso, pero asegúrese de hacer su tarea si esta es una característica importante para usted.
La contabilidad multidivisa se ha vuelto cada vez más importante en la economía global actual. Tener que convertir varias monedas al final del año puede ser un verdadero dolor de cabeza. Si recibe pagos de clientes de todo el mundo, esta es una función por la que vale la pena pagar.
Los informes son una característica bastante estándar en todas las aplicaciones de contabilidad en estos días. La capacidad de tomar una instantánea rápida de su panorama financiero es conveniente, y el acceso a informes en tiempo real facilita mantenerse al día con la salud de su negocio.
Nómina de sueldos. Si bien dos de las aplicaciones ( Xero y QuickBooks ) que se analizan a continuación tienen algunas funciones básicas de nómina incluidas, en la mayoría de los casos necesitará el uso de un servicio integrado de terceros. Para muchos desarrolladores, la nómina no será una característica crítica, por lo que no la discutiremos con demasiado detalle aquí.
Las cuatro mejores aplicaciones de contabilidad
Después de considerar qué características son las más importantes para su negocio de desarrollo, estará en una mejor posición para elegir la aplicación de contabilidad adecuada. Vale la pena dedicar un poco más de tiempo a investigar, porque no hay nada peor que ingresar todos sus datos en una aplicación y descubrir que le falta una función que realmente necesita.
Se pueden integrar muchas aplicaciones. Por ejemplo, las facturas de Freshbooks se pueden importar automáticamente a Xero (comprenderá por qué consideraría hacer esto en un momento) utilizando aplicaciones de terceros como Zapier . El problema con este enfoque es que, aunque aumenta la funcionalidad, también aumenta su gasto mensual.
Una excepción a esto podría ser si contrata su contabilidad a un tercero. Si ese es el caso, podrán exportar datos de su aplicación a cualquier programa de contabilidad que estén usando y cuadrar sus libros desde allí.
FreshBooks
FreshBooks se anuncia a sí mismo como una aplicación de contabilidad en la nube y tiene muchas características positivas que funcionan a su favor. El software (aplicación móvil incluida) es increíblemente fácil de usar y mejora constantemente. Además, la capacidad de facturación de FreshBooks es impresionante y ofrece múltiples pasarelas de pago, incluidas PayPal , Stripe , Authorize.net y tarjeta de crédito directa.
Sin embargo, con todas sus excelentes funciones, a Freshbooks le falta un ingrediente clave: no es una verdadera aplicación de contabilidad. Sin la capacidad de conciliar su cuenta bancaria, tiene que exportar sus datos a otro programa como QuickBooks o Xero. Si bien esto no es necesariamente un factor decisivo, significa que pagará por dos programas separados.
Características clave:
- El precio comienza en $19.95/mes para hasta 25 clientes.
- Amplias capacidades de facturación.
- Facturación multidivisa.
- Seguimiento de gastos y almacenamiento de recibos.
- Muy fácil para los clientes pagar facturas.
- Seguimiento del tiempo fácil de usar.
Cosecha
Harvest se anuncia a sí mismo como un «simple software de seguimiento de tiempo en línea», lo cual es un eufemismo porque también ofrece facturación completa y seguimiento de gastos. Pero, al igual que FreshBooks, la fuerza de Harvest radica en el seguimiento del tiempo y la facturación, ya que no es una verdadera aplicación de contabilidad.
Si tiene una agencia pequeña y necesita cuentas adicionales para el personal, Harvest parece la forma más económica de hacerlo, ya que ofrece hasta cinco usuarios al precio de $49. Compare esto con Freshbooks, a $39/mes con un usuario adicional, más $10 por cada usuario adicional.
Incluso con las excelentes funciones de seguimiento del tiempo y la facturación fácil, aún se quedará con las ganas si necesita funciones de contabilidad más sólidas.
Características clave
- El precio individual comienza en $ 12 / mes.
- Seguimiento del tiempo fácil y eficaz.
- Facturación con tres pasarelas de pago online.
- Gestión de proyectos simplificada .
- Se integra con Quickbooks y Xero.
XERO
Xero afirma tener un «hermoso software de contabilidad». ¿Puede el software de contabilidad ser hermoso? Eso lo decides tú, pero en su mayor parte, Xero presenta una interfaz simple, fácil de usar y altamente funcional. Además, Xero es lo que puede considerar una aplicación de contabilidad con todas las funciones.
Donde Xero se queda corto es en sus capacidades de facturación. Sí, con solo unos pocos clics podrá enviar una factura atractiva a los clientes y hacer que paguen a través de la pasarela que elija. El único paso que falta es registrar automáticamente ese pago en Xero, lo que le evita tener que realizar una entrada manual. Un pequeño detalle, lo sé. La facturación es lo suficientemente buena en Xero como para que me resulte difícil justificar el uso de una aplicación de facturación separada.
Aunque es un poco más caro con un plan con todas las funciones a partir de $ 30 / mes, podría ser un precio pequeño a pagar por usuarios ilimitados y la capacidad de realizar una conciliación bancaria completa. Una cosa a tener en cuenta es que si desea contabilidad en múltiples monedas, deberá actualizar al plan premium que cuesta $ 40 / mes.
Características clave
- Verdadera contabilidad completa y conciliación bancaria automática.
- Manejar múltiples cuentas bancarias.
- Cotizaciones y facturación sencillas con múltiples pasarelas de pago.
- Crear facturas y pagos recurrentes.
- Funciones de nómina simples y opciones de integración avanzadas.
- Gran apoyo.
Libros rápidos en línea
Intuit QuickBooks ha hecho la transición del software de escritorio (todavía disponible) a SaaS . Siendo la segunda de nuestras cuatro opciones para brindar un servicio completo de contabilidad, QuickBooks en línea existe desde hace mucho tiempo. Ofrecen precios competitivos que comienzan en $39.95/mes para funciones comparables a Xero.
Una desventaja de QuickBooks es que si permite que los clientes paguen sus facturas a través del botón «pagar ahora», tendrá que confiar en el procesamiento de pagos interno de QuickBooks. No es un gran problema, ya que sus tarifas por transacción son competitivas, pero aún así, sería bueno que Intuit le diera una opción alternativa.
Características clave
- Administrar ingresos y gastos.
- Cree cotizaciones y facturas (incluidas las recurrentes).
- Seguimiento del tiempo.
- Acepte pagos en línea (a través de Quickbooks).
- Contabilidad multidivisa.
Conclusión
Según sus requisitos específicos, cualquiera de las aplicaciones que hemos enumerado en esta publicación funcionará bien para desarrolladores, diseñadores o agencias pequeñas. Si depende en gran medida de la facturación con capacidades de seguimiento de tiempo, FreshBooks o Harvest son probablemente sus mejores opciones. Solo prepárate para pagar por una aplicación separada capaz de administrar tu(s) cuenta(s) bancaria(s) también. Alternativamente, esté preparado para entregar su factura e información de gastos a un tenedor de libros que pueda cotejar sus registros con su extracto bancario.
Si está buscando una aplicación de contabilidad con todas las funciones con una facturación buena, pero no del todo sorprendente, considere Xero o QuickBooks Online. Debido a la capacidad de elegir un procesador de pagos y agregar usuarios adicionales según sea necesario, probablemente le daría una ligera ventaja a Xero.
Hay muchas aplicaciones de contabilidad menos conocidas disponibles que no hemos cubierto aquí.
Si ha probado una de las aplicaciones discutidas o si tiene otra aplicación de contabilidad de la que está enamorado, ¡comparta en los comentarios a continuación!
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