Uso de la matriz Urgente-Importante para aumentar la productividad

¿Qué es la Matriz Importante Urgente?

La matriz importante urgente es un gráfico simple que separa las tareas en cuatro categorías diferentes. Cada categoría corresponde a una acción.

1. Urgente e importante: hazlo primero
2. No urgente e importante – Hacer más tarde/programar
3. Urgente y no importante – Delegado
4. No urgente y no importante – Eliminar

La razón por la que se llama la Matriz de Eisenhower es que el presidente Eisenhower, conocido por ser eficiente, dijo: “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. Así es como se ve la matriz importante y urgente cuando realmente la presentas visualmente:

El objetivo de la matriz es priorizar mejor lo que debe hacerse sin preocuparse por el mal manejo de las tareas o la mala administración de su tiempo. Puede usarlo para casi cualquier cosa, desde mandados y tareas de limpieza del hogar hasta la gestión de proyectos de trabajo e incluso toda su rutina laboral. Si los recursos son limitados y no puede hacerlo todo al final del día (o de la hora o de la semana), la matriz importante urgente le dirá en qué debe concentrarse en este momento, y lo hará rápidamente .

Una cosa más: si bien la matriz importante y urgente es una excelente ayuda cuando está abrumado por las responsabilidades, también es valiosa cuando intenta optimizar su flujo de trabajo y recortar la grasa de su régimen habitual. En lugar de seguir los movimientos y perder el tiempo, use la matriz de vez en cuando para evaluar por qué está haciendo lo que está haciendo una y otra vez. He usado esta matriz para hacer de todo, desde acortar mi rutina matutina hasta decidir qué clientes y proyectos abandonar de forma permanente.

Cómo categorizar sus tareas pendientes y tareas de trabajo usando la matriz importante urgente

La matriz importante urgente es fácil de usar una vez que se familiarice con ella, pero por ahora, dedique algún tiempo a aprender qué tipos de tareas pertenecen a cada cuadrante.

Urgente e importante: hacer primero

Ahora, sería imposible vivir una vida sin tareas «Urgentes e Importantes». Sin embargo, para cuando lleguen a este cuadrante, es probable que se encuentre en algún tipo de crisis o emergencia, incluso si eso solo significa un largo día de trabajo y ninguna promesa de dormir. Estos son los elementos que tienes que administrar, como, hace cinco minutos. Si continúas dejándolos desatendidos, estarás en problemas. Los plazos, las fallas de hardware o software y las quejas de los clientes entran en la categoría «Urgente e importante». Por ejemplo:

• Programe publicaciones en las redes sociales sobre la venta que comienza hoy.
• Revise el artículo porque el cliente no estaba satisfecho con el primer envío.
• El sitio web está inactivo: comuníquese con el anfitrión lo antes posible.
• Comuníquese con el cliente que dejó una reseña negativa en Facebook.

Muchas veces, puedes ver venir estas tareas. Algunos de ellos probablemente vivieron en su lista «No urgente e importante» por un tiempo hasta que la fecha límite se convirtió en hoy. Si esto sigue ocurriendo, descubra por qué pospone las cosas cuando se trata de ciertas tareas, y si puede haber un sistema que impida que las tareas normales se conviertan en tareas obligadas de “hoy va a ser una pesadilla”. Además, aunque no siempre puede predecir emergencias, puede crear planes de contingencia para las que tienen probabilidad de ocurrir, como fallas en el sitio web y malas críticas.

No urgente e importante: hacer más tarde/programar

Estas son las tareas que han sobrevivido en tu lista durante semanas, meses o años, porque si bien son importantes, nunca son urgentes. Su vida o su carrera no se derrumbarán si no las hace, pero es posible que tampoco se acerque a algunas de sus grandes metas. La educación y la capacitación, la actualización de procesos y flujos de trabajo, la creación de relaciones y el mantenimiento proactivo se encuentran en la categoría «No urgente e importante». Por ejemplo:

• Regístrese en ese curso de marketing gratuito de Company X.
• Rehaga el presupuesto de la casa y cree un plan de ahorro.
• Pregúntale a John si quiere tomar un café durante nuestro descanso para almorzar la próxima semana (y pídele cómo obtuvo ese ascenso).
• Aspire el auto y limpie el interior.

¿Ver? Estas tareas definitivamente agregarían a tu vida si las hicieras, pero no la arruinarán mientras no lo hagas. Sigues trabajando todos los días, pero no estás mejorando tus habilidades. Estás poniendo gasolina en tu auto cuando se está agotando, pero no lo estás manteniendo limpio. Si hay áreas en tu vida en las que cumples con lo mínimo y luego te rindes, probablemente hayas tenido estas tareas en tu lista durante mucho tiempo.

Al eliminar algunas de estas tareas, y simplemente comenzar con una, eliminará la presión de las tareas «Urgentes e Importantes». ¿Por qué? Lo que es «importante y no urgente» en este momento puede volverse urgente si no se controla, como, por ejemplo, ese cambio de aceite que sabía que necesitaba hace un mes. Dado que esta es la sección «Hacer más tarde / Programar», mueva una o dos tareas de su lista a su horario real. Póngalo en su calendario, configure una alarma, levante el teléfono y haga una cita, etc.

Urgente y No Importante: Delegado

Lo más probable es que estas tareas te vuelvan un poco loco. Toman su energía y tiempo sin tener una gran recompensa. Es posible que sienta que estas tareas son más laboriosas que cualquier otra cosa. Los métodos de comunicación, las solicitudes de otras personas y las tareas que realiza porque eso es lo que siempre ha hecho se incluyen en la categoría «Urgente y no importante». Por ejemplo:

• Ejecute ese informe semanal y agréguelo al archivo «Informes».
• Responde al mensaje del reclutador en LinkedIn.
• Envíe un correo electrónico al cliente potencial para informarle que no puedo asumir su proyecto.
• Actualice la hoja de cálculo del presupuesto con los gastos de ayer.

Este cuadrante es un poco complicado. Si bien las tareas individuales pueden no ser importantes, el panorama general a veces es importante. Además, tener tareas de bajo valor asociadas con resultados de alto valor en realidad podría interponerse en su camino. Por ejemplo, hacer un seguimiento de sus gastos es una buena manera de encontrar margen de maniobra en su presupuesto. Sin embargo, actualizar su hoja de cálculo de presupuesto todos los días con un resumen de los gastos de ayer es más una entrada de datos que una lección de aprendizaje.

Querrá pasar tiempo en este cuadrante preguntándose cómo hacer que cada tarea sea más eficiente. Y, después de haber convertido la tarea en una versión más productiva de sí misma, si ahora pertenece a un cuadrante diferente. Por ejemplo, si se suscribe a una herramienta de presupuesto que organiza sus gastos después de vincularla a sus cuentas bancarias, no tendrá que hacerlo manualmente. Esa tarea se convierte en: «Repasar el presupuesto para ver dónde puedo recortar gastos». Puede hacerlo mensualmente en lugar de diariamente, lo que lo mueve a la categoría «No urgente e importante», que luego puede programar para el primer día de cada mes.

No urgente y no importante: Eliminar

Las tareas que entran en esta categoría no tienen ningún valor, y ni siquiera tiene que hacerlas. A veces, me encuentro haciendo estas tareas cuando no quiero comenzar mis tareas «Urgentes e Importantes». De repente, estaré más interesado en mi feed de Twitter que nunca, o decidiré que es el momento perfecto para organizar mis libros ya organizados.

El correo electrónico del que podrías prescindir por completo, el uso excesivo de las redes sociales y las reuniones de trabajo improductivas (o incluso conversaciones personales sin importancia, como esa discusión que sigues teniendo con tu madre) entran en la categoría «No urgente y no importante». Es posible que ni siquiera estén en ninguna de sus listas habituales de tareas pendientes, pero si lo piensa, es posible que haga muchas de las mismas cosas una y otra vez. Por ejemplo:

• ¿Eliminas 20 correos electrónicos promocionales todos los días, aunque nunca compras en esas tiendas?
• ¿Revisar Twitter es parte de tu rutina de trabajo matutina, aunque nunca twitteas ni participas en conversaciones?
• ¿Tiene una reunión permanente con un cliente cada semana, aunque no hay suficiente para discutir?

Desaste de eso. Y si no puede, averigüe dónde radica su valor, elabore un plan para hacer que la tarea sea más eficiente y muévala a otro cuadrante.

Ahora, tenga en cuenta que ciertas tareas sin cerebro pueden parecer sin valor, aunque no lo sean. Lo que no tiene valor para una persona puede tener mucho valor para ti, especialmente si esa tarea te hace sentir más tranquilo, feliz, inspirado, etc. No confundas “tarea” con “actividad de ocio”. No tiene que agregar «escuchar el podcast de recapitulación de The Bachelor» a esta lista si eso es lo que hace como un regalo para usted al final del día.

Pensamientos finales sobre la matriz importante urgente

Tener una vida hogareña y un calendario de trabajo completamente organizados es un sueño encantador, y uno que probablemente pueda alcanzar la mayoría de los días. Pero incluso si tiene una rutina confiable y eficiente, habrá días en los que se ahogará con todo lo que tiene que hacer en este momento . En lugar de tratar de convertirte en un superhumano, lo que nunca funciona y solo termina exhausto, comiendo comida chatarra y viendo reality shows a las 3 a.m. como reacción a tanto estrés (¿soy yo? frente a usted usando la matriz importante urgente. Cuando no hay suficientes horas en el día, o suficiente energía para funcionar, descubrir qué es importante y por qué es un salvavidas.

PD Obviamente, esta matriz es muy fácil de dibujar por su cuenta, pero si desea descargar una plantilla, hay muchas gratuitas, como esta del sitio web de Eisenhower (también hay una aplicación ).

¿Hay algo en su lista de tareas que simplemente sabe que puede hacer de una manera más eficiente? Hay (probablemente) una aplicación para eso. Reunimos nuestras 25 aplicaciones de productividad favoritas para profesionales .