Una guía simple para la metodología de colaboración Scrum

Idealmente, completar un proyecto a largo plazo debería implicar un retroceso mínimo y terminar con un cliente satisfecho. En realidad, esto no es siempre el caso. La ‘Metodología de colaboración Scrum’, o simplemente ‘Scrum’, intenta evitar contratiempos y mejorar la satisfacción del cliente abordando el desarrollo del proyecto pieza por pieza.

En este artículo, explicaremos el método Scrum y sus beneficios sobre las estrategias de gestión de proyectos más tradicionales . Luego, proporcionaremos pasos sobre cómo implementar Scrum para su próximo proyecto.

¡Hagámoslo!

Una introducción al método de colaboración Scrum

Para entender qué es Scrum, primero tenemos que entender el método Agile . Creado inicialmente para ayudar a los desarrolladores de software a administrar proyectos de manera más efectiva y eficiente, Agile se refiere a un conjunto de valores, principios y prácticas . Los equipos de desarrollo utilizan Agile como guía a medida que completan proyectos.

Scrum es una metodología que aplica valores y principios ágiles. Al igual que Agile, Scrum fue utilizado por primera vez por desarrolladores de software. Sin embargo, se ha extendido y ahora lo utilizan otros desarrolladores de productos, empresarios y cualquier otra persona que intente emprender un proyecto complejo.

Por lo general, Scrum involucra un equipo colaborativo compuesto por cinco a siete personas. Hay tres roles dentro del equipo Scrum: el propietario del producto, el Scrum Master y los miembros generales del equipo. Los miembros del equipo serán los que hagan el trabajo de desarrollar el producto.

El Dueño del Producto es el inversionista clave del proyecto, o su cliente. Su función es proporcionar orientación a los miembros generales del equipo recopilando información sobre las necesidades esenciales del producto final. El Scrum Master ayuda a asegurarse de que el equipo esté implementando la metodología correctamente.

El equipo Scrum trabaja en ráfagas breves de una a tres semanas llamadas «sprints». Cada sprint tendrá un cierto conjunto de objetivos para que el equipo lo logre. A lo largo del sprint, el equipo realiza reuniones periódicas para compartir actualizaciones, delegar y brindar retroalimentación entre sí.

Los beneficios de Scrum sobre los métodos de desarrollo tradicionales

Además de Scrum, una de las estrategias de gestión de proyectos más populares es el Método Cascada . Consiste en un plan lineal en el que el equipo lleva a cabo los pasos hasta su finalización uno a la vez. Los proyectos que usan el método de cascada generalmente comienzan con un período de planificación, durante el cual el equipo intenta diseñar el producto en su totalidad antes de pasar al desarrollo.

Sin embargo, un problema común con este método es que el equipo pasará de un paso al siguiente, solo para darse cuenta de que sus planes iniciales no funcionarán o están incompletos. Esto retrasa al equipo, ya que tienen que volver a la etapa de planificación y comenzar el proceso nuevamente.

A veces, los equipos que usan el método de cascada presentarán los resultados finales al cliente, solo para escuchar que lo que han construido realmente no satisface las necesidades del cliente. Esto a veces da como resultado la falta de pago o que el equipo tenga que comenzar el proyecto desde el principio.

Scrum está destinado a ser más eficiente y efectivo que este método porque proporciona al equipo objetivos claros y enfocados. Está diseñado para ser adaptable, una de las cualidades ágiles clave, para evitar contratiempos importantes. Además, Scrum incorpora comentarios del Product Owner durante todo el proceso para evitar la insatisfacción del cliente.

Cómo implementar el método de colaboración Scrum (7 pasos clave)

Scrum implica un proceso muy específico, incorporando ciertos documentos y reuniones en el camino. Si bien puede parecer un poco prescriptivo al principio, los pasos en realidad brindan a los equipos más flexibilidad y permiten adaptarse a problemas imprevistos.

Paso 1: cree su cartera de productos para delinear las características esenciales

Como mencionamos antes, Scrum divide los proyectos en sprints. Un equipo puede ejecutar tantos sprints como necesite para crear la mejor versión del producto final. El primer sprint comienza con el Product Owner creando el ‘Product Backlog’ .

Este es un documento que incluye todas las características esenciales del producto final. El Backlog del producto no debe especificar tareas de bajo nivel que podrían incluirse en la creación del producto, sino que debe centrarse en el panorama general. El Product Backlog inicial solo necesita incorporar las características más básicas necesarias del producto final.

Por ejemplo, si estuviera usando Scrum para construir una casa, la Lista de Producto inicial podría incluir los cimientos, las paredes y el techo de la casa. No especificaría cosas como pisos o accesorios de iluminación, ya que son técnicamente pequeños detalles de acabado.

Paso 2: Organice una ‘Reunión de planificación de Sprint’ para determinar sus objetivos

Una vez que el Product Owner haya completado el primer Product Backlog, todo su equipo debe realizar una ‘Reunión de planificación de Sprint’. En esta reunión, determinará los objetivos para el próximo sprint, que tendrá lugar durante las próximas tres semanas.

Esta reunión no debería parecerse a las extensas sesiones de planificación que se usan en el Método Cascada. En su lugar, su equipo debe examinar el Product Backlog y luego determinar qué objetivos puede completar de manera realista dentro del período de tiempo designado del sprint.

Volviendo a nuestro ejemplo de la casa, en la primera reunión de planificación de Sprint puede determinar que su equipo solo tiene tiempo para sentar las bases y enmarcar la casa en el próximo Sprint. Estas son las únicas tareas que discutiría durante la reunión. Dejaría el resto de los objetivos en el Product Backlog para el próximo sprint.

Paso 3: agregue elementos a su Sprint Backlog para mantenerse en la tarea

Una vez que haya determinado los objetivos para su primer sprint, su equipo puede crear un ‘Sprint Backlog’  , otro documento diseñado para ayudar a su equipo a concentrarse en la tarea. Muchos equipos crean Sprint Backlogs usando una pizarra y notas adhesivas organizadas en tres columnas: ‘pendiente’, ‘en progreso’ y ‘terminado’.

Las notas adhesivas deben contener tareas específicas relacionadas con los objetivos seleccionados del Product Backlog durante la reunión de planificación de Sprint. Los miembros del equipo pueden mover las notas adhesivas entre las columnas mientras trabajan en sus tareas. De esta manera, todos siempre saben en qué se está trabajando y qué aún debe abordarse.

En nuestro ejemplo, algunas tareas relacionadas con los objetivos de colocar los cimientos y armar la casa podrían ser reunir materiales, mezclar concreto y cortar tablas para el armazón a las longitudes correctas. Estos elementos pueden escribirse en notas adhesivas y agregarse al Sprint Backlog.

Paso 4: Incorpore reuniones diarias de pie para mantener la comunicación

Todos los días durante cada sprint, su equipo debe realizar una breve reunión de no más de quince minutos. Estos a veces se denominan «reuniones de pie diarias» y generalmente se llevan a cabo de pie en un círculo. Durante estas reuniones, los miembros del equipo pueden brindar actualizaciones sobre los elementos actualmente enumerados como ‘en progreso’ en el Sprint Backlog. También puede delegar las tareas que aún figuran en la columna ‘tareas pendientes’.

Esta es una oportunidad para que el equipo discuta cualquier problema que haya surgido y pueda causar contratiempos. El equipo puede dar sugerencias para solucionar problemas o reasignar recursos para ayudar a resolver el problema antes del final del sprint.

Paso 5: presente los resultados de Sprint a su propietario de producto para recibir comentarios

Al final del sprint, el equipo debe presentar el producto al propietario del producto. Evaluarán si está listo para su lanzamiento o si se requiere otro sprint antes de que el producto esté disponible. Así es como Scrum incorpora los comentarios de los clientes en el proceso para ayudar a prevenir su insatisfacción.

Podría ser necesario un sprint adicional por una variedad de razones. A veces, el objetivo de un sprint es solo adaptar el producto con sus características más esenciales, como en nuestro ejemplo de la casa. El propietario del producto podría optar por vender la casa solo con cimientos y estructura. Sin embargo, será más valioso si se realiza otro sprint para agregar funciones.

A veces, el final de un sprint revelará que las funciones esenciales no son realmente necesarias. En este caso, el equipo podría modificar el producto en el próximo sprint para eliminarlos. El propietario del producto también puede darse cuenta de la necesidad de características en las que no había pensado anteriormente y optar por ejecutar otro sprint para incorporar estas nuevas ideas.

Paso 6: Organice una reunión retrospectiva de Sprint para discutir lo que su equipo puede mejorar

Al final de cada sprint, el equipo debe realizar una ‘Reunión retrospectiva de Sprint’ para discutir qué pueden mejorar. Esta es una oportunidad para hablar sobre los problemas que surgieron en el sprint anterior y señalar las áreas en las que su equipo puede aumentar la eficiencia.

El propósito de esta reunión no es menospreciarse unos a otros o quejarse de otros miembros del equipo. En su lugar, trate de mirar al grupo como un todo. La reunión retrospectiva debe esforzarse por mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y centrarse en el proceso de desarrollo en lugar del producto.

Paso 7: repita los pasos anteriores para crear un producto final completo

Después de que el propietario del producto revise el producto y el equipo realice la reunión retrospectiva del sprint, el equipo puede prepararse para el próximo sprint. El Propietario del producto debe volver a visitar el Product Backlog para agregar o eliminar cualquier característica discutida durante la revisión del producto. Luego, una nueva reunión de planificación de Sprint debería determinar los objetivos para el próximo Sprint.

Su equipo puede continuar ejecutando sprints hasta que el propietario del producto esté completamente satisfecho con el producto final. El propietario del producto puede optar por lanzar versiones del producto a lo largo del camino, con lanzamientos adicionales a medida que el producto mejora. Los objetivos y las tareas pueden volverse más específicos de un sprint a otro.

Conclusión

Los proyectos a largo plazo pueden terminar en fracaso si los reveses repetidos conducen a plazos incumplidos y resultados por debajo del promedio. Su cliente puede incluso decidir que su producto final no satisface sus necesidades, causando que todo su arduo trabajo se desperdicie. El método Scrum busca evitar estos problemas mediante la implementación de comentarios de los clientes, el establecimiento de objetivos claros y la creación de equipos colaborativos.

Ahora que ha aprendido los conceptos básicos de Scrum, puede incorporarlo en su próximo proyecto de equipo. Tenga cuidado al reunir a los miembros de su equipo, utilizando documentos como el Product y Sprint Backlogs, organizando reuniones periódicas e incorporando los comentarios de su Product Owner para crear la mejor versión posible de su resultado final.

¿Tienes alguna pregunta sobre el Método de Colaboración Scrum? ¡Pregúntales en la sección de comentarios a continuación!

Miniatura de imagen del artículo: Andrew Rybalko / Shutterstock