Una guía de inicio rápido para la gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

Desde una perspectiva de alto nivel, la gestión de proyectos es solo eso: una perspectiva de alto nivel de toda la estructura de un proyecto en el que está trabajando. Desde su inicio hasta la eficacia, el personal y el tiempo, el marketing y los ingresos, ser un gerente de proyecto puede ser una gran presión. Usted es el que se asegura de que se cuiden todos y cada uno de los detalles del proyecto.

Ese es también el verdadero quid de la gestión de proyectos. Te aseguras de que se cuiden todos y cada uno de los detalles del proyecto. Puede utilizar varias metodologías para hacerlo, junto con varias herramientas y aplicaciones. Pero las mejores herramientas, metodologías y estrategias no ayudarán si no conoce las razones detrás de usarlas y sacarles el máximo provecho. Para eso estamos aquí.

Gestión de proyectos, paso a paso

Cada proyecto es diferente, pero si ha sido asignado como administrador, querrá desglosar el proyecto tanto como sea posible. Las piezas más pequeñas y del tamaño de un bocado hacen que todo sea mucho más manejable. Tanto para ti como para tu equipo.

Si bien los presentamos en una lista ordenada de pasos, es posible que no los tome todos para cada proyecto. O su flujo de trabajo personal podría reordenar algunos. Incluso omitirlos por completo. Queremos que esta sea una guía general para que puedas ver lo que realmente es la gestión de proyectos. Aparte de unos pocos (como los números 1 y 7), realmente puede tratarlos como una lista de viñetas de elementos a considerar al trabajar en un proyecto.

1. Describir el alcance del proyecto.
2. Determinar qué roles son necesarios para el éxito del proyecto.
3. Armar un equipo basado en esos roles
4. Dividir el proyecto en tareas pequeñas
5. Asignar tareas a los miembros apropiados del equipo
6. Trabaje en las tareas asignadas y supervise el progreso del equipo, respondiendo preguntas e inquietudes, corrigiendo el curso si es necesario
7. Finalizar tareas y terminar el proyecto

Estos siete pasos son bastante simples. Pero no son fáciles. Sin embargo, a medida que comienza a trabajar como gerente de proyectos, asegurarse de estar organizado y encaminado es primordial.

1. Resuma el alcance del proyecto

La primera parte de casi cualquier trabajo de gestión de proyectos es averiguar cuál será el alcance del proyecto. Esta etapa en particular es diferente para todos, pero el resultado general debe ser que usted y su cliente (o jefe) estén en la misma página en cuanto a objetivos y presupuesto general , que tenga una lista completa de características y requisitos a su disposición, y con aquellos en la mano, elabore un plan para evitar tantos peligros y desafíos como sea posible .

Saber tanto de esto como pueda lo prepara para determinar su equipo, su cronograma, su software y su metodología. Una vez que tenga esto en mente, probablemente debería pensar en armar su equipo.

2. Determine las habilidades necesarias de su equipo

En algunos casos, es posible que no necesite realizar este paso. Si tiene un equipo en particular con habilidades particulares, sabrá lo que todos y cada uno de los miembros ya hacen. Pero si es una empresa de consultoría que acepta una gran variedad de tipos de clientes, es posible que necesite un contador forense en un proyecto y un arquitecto en otro. Si ha delineado correctamente el alcance de su proyecto, debe saber exactamente qué tipo de habilidades necesita para que el proyecto funcione.

3. Armar un equipo con las habilidades necesarias

Nuevamente, si ya tiene un equipo en particular con el que trabaja, no necesitará buscar personas en función de sus necesidades. Si Sally es la mejor codificadora de Python que conoce, entonces tal vez intente reclutarla sobre otros codificadores en el departamento. Esa clase de cosas. Como gerente de proyecto, es su trabajo asegurarse de contar con las mejores personas posibles para realizar el proyecto. Probablemente también tendrá que trabajar con otros horarios y gerentes, recuerde.

Saber a quién poner en un proyecto es tan importante como cualquier otra cosa. Tal vez ni siquiera solo para habilidades duras. Las habilidades blandas como la gestión del tiempo y la personalidad pueden marcar una gran diferencia y también son consideraciones para los gerentes de proyectos.

4. Divide el proyecto en pedazos pequeños

Esta parte es fácil, y es realmente donde también necesita determinar qué metodología va a utilizar. A medida que observa la vista de arriba hacia abajo de nivel superior del proyecto, debería poder verlo en detalle granular.

Desea poder ver el proyecto de dos maneras: como hitos y como grupos de tareas .

Teniendo esto en cuenta, puede organizar el proyecto en Trello , Asana u otra aplicación o complemento de administración de proyectos . También puede convertir el proyecto en un método organizativo como Agile o Scrum en este punto. Desglosado de la manera correcta, con el equipo correcto, las herramientas correctas y la metodología correcta, básicamente puede repartir tareas como un crupier de póquer en un casino.

5. Asigne tareas a los miembros del equipo apropiados

Este paso es bastante sencillo. Dado que ha dividido las cosas en tareas específicas y el orden en que deben ocurrir, puede usar su software de gestión de proyectos para asignar a su equipo lo que necesitan. Y cuando tienen que hacerlo.

En Elegant Themes, usamos Asana para que el equipo de contenido se encargue de esto. Tenemos columnas para varias etapas de un proyecto, como inicio, aprobación, programación. Luego, cada artículo consta de diferentes subtareas para el flujo de trabajo por el que pasamos desde la redacción, revisión, revisión y publicación. Y cada una de las subtareas se asigna a la persona adecuada a medida que se completan las anteriores.

Cualquiera de los programas permitirá que los gerentes de proyecto hagan esto, de verdad. Y ya sea que trabaje con cascada , Agile, Scrum o algo completamente diferente, los conceptos básicos aún se alinean.

6. Trabajando y corrigiendo el curso del proyecto

Como gerente de proyecto, su trabajo a menudo se carga por adelantado. Realice los pasos 1 a 5 y, si tiene suerte (tal vez mucha suerte), el paso 6 se realiza sin problemas. Siendo realistas, sin embargo, surgirá algún tipo de problema. Tal vez sea algo tan simple como que un miembro del equipo tome una licencia por enfermedad. Por lo tanto, sus tareas deben reasignarse o reprogramarse. Tal vez un desarrollador se encuentra con un error importante que necesita mucha más limpieza de la base de código de lo que había planeado. O todo podría ser un choque de trenes de principio a fin, y todos los días sucede algo que no podrías haber explicado, y estás en modo de control de daños desde el amanecer hasta el anochecer.

Eso es todo normal, sin embargo. Tendrá una comprensión sólida del proyecto en este punto y, desde esa perspectiva, debería poder mover las cosas (asignaciones, fechas de vencimiento, recursos presupuestarios, etc.) para mantener las cosas en curso lo suficientemente bien como para cumplir con lo acordado. sobre las metas que se establecieron durante el Paso 1.

Además, su equipo tendrá preguntas durante esta fase. Vendrán a ti con problemas que estarás listo para resolver porque lo has planeado hasta este punto. Los gerentes de proyecto son proactivos, y el Paso 6 es donde puede reaccionar a lo que su equipo necesita de usted. Y es donde su equipo debe ser proactivo para que las cosas funcionen sin problemas, por lo que es de esperar que haya realizado su diligencia debida en los Pasos 2 y 3.

7. Terminar

Haz un balance de dónde está todo. Con suerte, ha dejado suficiente tiempo en su agenda para el control de calidad y la revisión. A medida que las personas de su equipo entreguen su trabajo y lo armen en un todo cohesivo, sin duda encontrará algunas cosas que deben pulirse. No te preocupes por eso. Es normal. Simplemente revíselo, hágalo brillar y vuelva a repasar su contrato inicial para asegurarse de haber tachado todas sus íes y cruzado todas sus t.

Cuando eso es ocuparse de… todo está resuelto. Has gestionado tu proyecto y es hora de hacerlo todo de nuevo con el siguiente.

Ágil, Scrum, Asana, Trello y más

Con el tiempo, hemos recopilado una gran cantidad de artículos de gestión de proyectos para usted. A medida que profundiza en cada aspecto de ser un gerente de proyecto, aparecerán diferentes dificultades de vez en cuando. Queremos asegurarnos de que tenga la mejor y más precisa imagen de lo que le espera, así que aquí hay un breve resumen de lo que es la gestión ágil de proyectos, la comprensión de Lean y Scrum, y varias otras herramientas y aplicaciones que adaptarán sus estilos de gestión. y habilidades al siguiente nivel.

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Con todo esto en su base de conocimientos, su experiencia en gestión de proyectos será inigualable.

Conclusión

La gestión de proyectos es un trabajo difícil. Debe ser organizado y proactivo, asegurándose de tener en cuenta hasta el último detalle (idealmente, incluso antes de comenzar a trabajar). Sin embargo, entrar con un plan de juego y un conocimiento práctico de varias herramientas y metodologías, así como la sensación de formar el equipo adecuado que pueda colaborar y usar sus habilidades para complementarse entre sí, llevará absolutamente su proyecto de principio a fin. el mejor camino

¿Cuál es su principal consejo para la gestión de proyectos?

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