Resumen y revisión del rastreador de productividad de los empleados de Hubstaff

Es posible que no desee ser un microgerente o un jefe de helicóptero, pero cuando se trata de dirigir un equipo, debe tener cierto control sobre cuándo y cómo funcionan. El software de seguimiento de tiempo ayuda a los supervisores y departamentos de contabilidad a saber exactamente cuánto trabajo se está realizando y qué se debe pagar para que los proyectos se puedan realizar a tiempo y dentro del presupuesto. Hubstaff es una herramienta de informes y seguimiento de tiempo para administrar equipos que están en el campo o trabajando de forma remota.

Características de Hubstaff

Hay una serie de características importantes para la gestión de equipos. Repasemos los principales.

Seguimiento del tiempo

Fuente: Hubstaff

Hubstaff tiene aplicaciones de seguimiento de tiempo para Chrome, escritorio (para Linux, Mac y Windows), móvil y web, y la aplicación realiza un seguimiento del tiempo dedicado a ciertos proyectos. Para cada proyecto, puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a tareas específicas y también puede establecer un presupuesto u horas máximas y luego recibir una alerta a medida que se acerca al umbral. Todo lo que el empleado tiene que hacer es iniciar el reloj de seguimiento del tiempo cuando comienza a trabajar en una tarea, luego cambiar la tarea o el proyecto cuando esté en su próxima tarea pendiente.

Fuente: Hubstaff

Configure Hubstaff para que le envíen hojas de tiempo con todos los detalles. Además, desde el panel de control de Hubstaff, puede ver las horas de cada empleado por cliente para ver exactamente cuánto tiempo dedicaron al proyecto de un cliente específico. El seguimiento del tiempo facilita el pago de su equipo simplemente multiplicando las horas que trabajaron por su tasa de pago. Y si alguien accidentalmente no realiza un seguimiento de su tiempo, puede agregarlo manualmente.

También hay soporte de GPS para el seguimiento del tiempo. Puede ver quién está actualmente en el reloj y su ubicación con el GPS y las aplicaciones de seguimiento de tiempo. Además, existe la opción de fichar automáticamente la entrada y la salida de los empleados en función de su ubicación (tanto para Android como para iOS), o puede enviarles un recordatorio cuando entran y salen de un lugar de trabajo para que puedan fichar la entrada y la salida ellos mismos.

Fuente: Hubstaff

Hojas de tiempo en línea

Fuente: Hubstaff

Con las hojas de tiempo en línea, obtendrá herramientas para el seguimiento del tiempo, la facturación y la nómina, todo en uno. Además, puede integrar Hubstaff con algunas de las soluciones de pago y contabilidad más populares utilizadas por las empresas. Seguir:

  • Estimados
  • Seguimiento del tiempo
  • Facturación
  • Pagos

Si los empleados desean comunicar detalles sobre el tiempo registrado, pueden agregar notas a una tarea pendiente. También puede ver cuánto ha trabajado su equipo en vistas diarias, semanales o de calendario.

Una vez que haya agregado la tarifa de pago de cada miembro del equipo (por hora o fija), puede pagarles por las horas que trabajaron. Además, puede dejar que la nómina se encargue de gran parte de la administración porque puede establecer el método de pago (automático o manual) y la frecuencia (semanal, quincenal, mensual o dos veces al mes). Además, al configurar las aprobaciones de las hojas de tiempo, los miembros del equipo no recibirán pago hasta que un supervisor revise personalmente la hoja de tiempo.

Monitoreo de productividad

Administrar un equipo de campo o remoto es muy diferente a administrar un equipo interno al que puede visitar en persona cuando lo desee. Con el monitoreo de la productividad de Hubstaff, puede comunicarse con el equipo cuando lo necesite. Para cada empleado, puede ver quién está trabajando, el estado de su progreso y su nivel de actividad.

Fuente: Hubstaff

También puede averiguar cuánto tiempo suelen tardar en completarse ciertas tareas y puede ver una representación visual de la carga de trabajo para ayudar al equipo a mantenerse al día sin quedarse atascado en un cuello de botella. Además, podrá seleccionar las tareas que son una pérdida de tiempo para que pueda hacerlas más eficientes o eliminarlas por completo. Sin embargo, la parte más útil del seguimiento de la productividad es ver las tendencias, lo que le permite ver dónde se está progresando, luego capitalizarlo y mantener motivado al equipo.

Para monitorear la productividad con Hubstaff, tiene dos opciones: (1) usar su función integrada de tareas pendientes o (2) importar proyectos y tareas desde su propia herramienta de administración de proyectos. Hubstaff también tiene su propia herramienta de gestión de proyectos, que veremos un poco más adelante.

Algo que nos encanta especialmente del seguimiento de la productividad es el seguimiento de la actividad de la aplicación. Puede ver cuánto tiempo pasan los miembros de su equipo en ciertas aplicaciones para asegurarse de que se mantienen al día sin descuidar las herramientas o atascarse con ninguna. También puede hacer lo mismo con las URL.

Seguimiento GPS

Fuente: Hubstaff

Con las herramientas de rastreo GPS de Hubstaff, puede estar seguro de que tiene una cuenta precisa de dónde estaban los miembros del equipo cuando estaban en el campo. Con las geocercas, puede hacer que registren su entrada y salida automáticamente cuando lleguen o salgan de un lugar de trabajo. Además, puede configurar tarjetas de tiempo automatizadas para reducir las tareas administrativas. Lo único que deben hacer sus empleados es descargar la aplicación Hubstaff en su teléfono inteligente, y luego puede monitorear su ubicación y el tiempo que pasan trabajando cuando están en el reloj.

Hay más beneficios para el seguimiento por GPS más allá de simplemente vigilar a los empleados. Puede recibir una notificación si un empleado llega tarde o no se presentó en absoluto, luego ajuste su hoja de tiempo en consecuencia. También puede recibir una notificación si un proyecto supera el tiempo asignado que planeó y, por lo tanto, supera el presupuesto.

Informes

Fuente: Hubstaff

En general, las herramientas de informes de Hubstaff le permiten ver la cantidad de tiempo que ha trabajado su equipo (y cuánto costará). Los informes se pueden personalizar de varias maneras, como por cliente, proyecto, miembro del equipo o semana. Los informes detallados que puede ejecutar se encargan de la tediosa administración por usted, que incluyen:

  • Crear informes de tiempo detallados
  • Ajustar hojas de tiempo manualmente
  • Cree presupuestos y determine el costo real de un proyecto
  • Pague a los miembros del equipo según las horas reales trabajadas
  • Descargue y envíe informes en varios formatos de archivo
  • Programe informes para que se envíen en un horario recurrente

Las herramientas de informes de Hubstaff le permiten vigilar a su equipo al saber si llegaron tarde o si se perdieron un turno por completo. También puede ver quién entra y sale de un lugar de trabajo y ver qué miembros del equipo completaron su turno según lo planeado. Además, puede personalizar la política de tiempo libre de su empresa y luego realizar un seguimiento de los saldos de tiempo libre para empleados individuales.

Hay todo tipo de informes para ejecutar, desglosados ​​por categoría. Además de los informes generales, puede ejecutar informes de pagos, presupuestos, tiempo libre, facturas y horarios. La categoría «General» incluye informes como «Aplicaciones y URL», «Gastos» y «Aprobaciones de parte de horas».

Integraciones Hubstaff

Hubstaff puede integrarse con una variedad de herramientas de gestión de proyectos , como Asana, ClickUp, Jira, Trello y más. También puede conectar Slack y un puñado de herramientas de contabilidad, como FreshBooks y PayPal, además de Salesforce y un par de herramientas de soporte técnico. Vea una lista completa de sus integraciones aquí .

Tareas de Hubstaff

Fuente: Hubstaff

Si aún no usa una herramienta de administración de proyectos o está listo para cambiar a una nueva, considere Hubstaff Tasks . Su herramienta visual se integra con Hubstaff para facilitar y optimizar el seguimiento del tiempo. La herramienta de estilo Kanban le permite crear tableros (para clientes o proyectos) y columnas (para tipos de tareas), lo que le brinda una vista general del progreso de un proyecto. Las características incluyen:

  • Listas de verificación para dividir los proyectos en tareas pequeñas
  • Archivos adjuntos para agregar imágenes y archivos a las tareas
  • Tareas asignadas para que todos sepan quién está trabajando en qué
  • Comentarios con etiquetas para permitir que el equipo hable entre sí
  • Flujos de trabajo con un solo clic para hacer avanzar rápidamente un proyecto completo
  • Stand-ups, que son controles diarios o semanales recurrentes para mantener a todo el equipo actualizado sobre el progreso

Si usa Hubstaff y tiene un equipo de al menos cinco usuarios, puede acceder a Tareas de Hubstaff sin costo adicional.

Primeros pasos con Hubstaff

Es rápido y fácil crear una cuenta con Hubstaff. Primero completará la información de contacto:

Luego, deberá verificar el correo electrónico de verificación que le envía Hubstaff. Eso lo llevará a una página donde continuará configurando su cuenta:

Si hace clic en la opción para crear una nueva organización, elegirá su industria y las opciones se dividen en industrias de servicios de campo y basadas en computadoras:

A continuación, completará la información básica sobre su organización:

Después de eso, elegirás tus objetivos:

Justo cuando ingrese a su tablero, verá una ventana emergente con un video explicativo y la opción de programar una llamada con el equipo de incorporación. Esa puede ser una buena idea para algunos usuarios que saben que quieren ponerse en marcha rápidamente; puede suavizar la curva de aprendizaje hablando con un experto.

Creación de su primer proyecto Hubstaff

Una vez que haya configurado su cuenta, tiene la opción de crear su primer proyecto. Un proyecto es algo que tendrá su propio equipo, tarifas de facturación y pago, tareas pendientes y presupuesto. Por ejemplo, si dirige una empresa de equipos para actividades al aire libre, un «proyecto» puede ser marketing y otro puede ser ventas. O bien, puede desglosar sus proyectos aún más, como dividir el marketing en publicidad y redes sociales, por ejemplo. Así es como se ve la sección Proyectos del tablero:

Al hacer clic en un proyecto, puede realizar cambios. Por ejemplo, puede editar el nombre del proyecto y agregar una descripción y un cliente. Puede decidir si el proyecto es facturable o no. Y puede editar a los miembros del equipo cambiando su rol, editando su tasa de pago o eliminándolos del proyecto.

Agregar miembros a tu cuenta de Hubstaff

Agregar un miembro del equipo a Hubstaff no podría ser más fácil. Simplemente desplácese hasta el enlace «Miembros» en la barra lateral izquierda, debajo del encabezado «Administrador». Luego, haga clic en el botón azul «Invitar miembro». Aquí, completará la información básica, incluida la dirección de correo electrónico del miembro, su función en la empresa y los proyectos a los que desea agregarlos. Haga clic en «Enviar» y el miembro del equipo recibirá la invitación. Una vez que haya agregado miembros, puede crear equipos y luego asignar líderes de equipo.

El panel de Hubstaff

El tablero de Hubstaff es un poco abrumador al principio: hay mucho que ver incluso sin completar la información de seguimiento del tiempo. Además, hay muchos widgets que no están presentes de forma predeterminada. Al hacer clic en el botón «Administrar widgets» en la parte superior derecha del tablero, puede elegir cuáles desea mostrar, como «Actividad de hoy», «Presupuestos de clientes» y «Turnos retrasados ​​​​y perdidos».

Horarios

Una característica de Hubstaff que no se menciona mucho es la herramienta «Horarios». Puede planificar turnos para los miembros de su equipo y establecer esos turnos como únicos o recurrentes. También puede establecer límites semanales para que los empleados no trabajen más allá de una cierta cantidad. Para recibir alertas de turnos que comenzaron tarde o que se perdieron o se abandonaron, deberá configurar esta función.

Atención al cliente de Hubstaff

Desde el momento en que visitas el sitio web de Hubstaff, hay un cuadro de chat en la parte inferior derecha de la pantalla de inicio. Sin embargo, la disponibilidad era un poco extraña: cuando hice clic en él por la noche (en un día laborable), un mensaje decía que volverían mañana a las 3 a. disponibilidad bastante limitada en general. Además, sería útil si tuvieran un bot que pudiera interactuar con los visitantes y tal vez dirigirlos a un artículo de ayuda o base de conocimiento.

Su atención al cliente es un poco limitada: en realidad solo puede enviarles un correo electrónico y no está claro qué tan rápido responden. Sin embargo, hay un montón de ayuda incorporada si desea resolverlo y solucionar los problemas por su cuenta. Y, cuando comience con una cuenta, puede programar una llamada de incorporación con un especialista.

Costo de Hubstaff

Hubstaff tiene tres niveles de pago:

  • Básico por $7 por usuario por mes
  • Premium por $10 por usuario por mes
  • Enterprise por $20 por usuario al mes

Si pagas anualmente, obtienes dos meses gratis. Tenga en cuenta que cada plan requiere que tenga al menos dos usuarios. Entonces, para el plan Básico, por ejemplo, lo mínimo que pagará es $14 por mes.

El plan Básico incluye seguimiento de tiempo, capturas de pantalla, configuraciones por usuario y soporte las 24 horas. También incluye niveles de actividad, lo que significa que realiza un seguimiento de la actividad de un empleado en función del uso del teclado y el mouse. El resto de lo que se ofrece es bastante escaso: solo puede configurar una integración y las opciones de pago son limitadas.

El plan Premium tiene todo lo que tiene el plan Básico, pero tienen más opciones de pago, además de integraciones ilimitadas. También puede hacer mucho más con el plan Premium, como usar el seguimiento GPS móvil, administrar los saldos de tiempo libre, realizar un seguimiento de los gastos, establecer presupuestos para clientes y proyectos, etc.

Puede comparar los planes aquí , pero le sugerimos que opte por el plan Premium (a menos que necesite soporte para empresas) porque ahí es donde accederá a algunas de las mejores funciones de Hubstaff.

Prueba gratuita de Hubstaff

Hubstaff tiene una prueba gratuita de 14 días que no podría ser más fácil de aprovechar, y una vez que te hayas registrado, recibirás una serie de correos electrónicos introductorios para ayudarte a comenzar. La mejor parte de la prueba gratuita es que no está obligado a elegir un plan pago antes de comenzar a experimentar con Hubstaff: cuando llega a la página de precios, simplemente puede presionar el botón para elegir un plan más tarde. Sin embargo, hasta que elija un plan, no puede jugar con funciones mejoradas.

Reflexiones finales sobre Hubstaff

El sitio web de Hubstaff hace que toda la herramienta parezca súper simple de configurar y usar, pero una vez que ingresas allí, puede ser un poco abrumador. Sin embargo, eso no es necesariamente algo malo, solo algo a lo que acostumbrarse, y dado que Hubstaff tiene mucho apoyo, no debería ser una brecha difícil de cerrar. Además, hay un montón de videos breves y útiles que explican exactamente cómo usar ciertas funciones.

Nuestra sugerencia es que comiences a usar Hubstaff sabiendo lo que quieres obtener de él. Eso hará que la creación de sus proyectos y la personalización de su tablero sean mucho más fáciles. Además, la herramienta está bien etiquetada y es fácil de entender, incluso si está un poco desordenada, por lo que siempre puede hacer ajustes a medida que aprende más sobre lo que necesita rastrear.

En general, usar Hubstaff fue un placer. Hay un montón de funciones, con todo tipo de opciones para realizar un seguimiento de los empleados, equipos y proyectos. El tablero es agradable de usar y fácil de orientar, a pesar de que al principio parece un poco ocupado. Y hay un montón de ayuda incluso antes de que te pongas en contacto con un representante de soporte: hay tanta orientación en términos de correos electrónicos útiles y el panel intuitivo (con ventanas emergentes de video para guiarte) que sientes que es posible que nunca necesites hable con un agente de soporte real. Además, el precio es asequible, especialmente para equipos más pequeños que solo tienen que pagar por unos pocos empleados. Y con la prueba gratuita de 14 días sin presiones, casi no hay razón para no darle una oportunidad a Hubstaff.

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