Qué hacer cuando un cliente no paga

Requerir pago por adelantado

El pago parcial ayudará a que todos rindan cuentas, pero el pago total por adelantado es mejor. Cuando empiece a exigir pagos por adelantado, perderá muchos negocios. Algunos clientes se quedan boquiabiertos cuando les sugieres que paguen por adelantado, mientras que otros dirán amablemente: «No, lo siento, no puedo». Sin embargo, si está comprometido con su regla de facturación por adelantado, no le importará la reacción. Sabrá que gana tranquilidad al rechazar a un cliente insulso.

Agregue una tarifa de muerte a su contrato

Para suavizar el golpe de que el cliente pague el 100% por adelantado, puede incluir una tarifa de cancelación en su contrato. Eso significa que si el cliente rechaza el producto final, le reembolsará una parte del pago. Sin embargo, el cliente no puede rechazar el proyecto simplemente para obtener un reembolso parcial, porque no conservará los derechos del proyecto. El contrato de un escritor independiente puede decir: “El cincuenta por ciento de la tarifa total servirá como una tarifa por eliminación no reembolsable para partes del trabajo completado por el autor pero no aceptado por el cliente. El autor conservará los derechos del Proyecto y el Cliente no utilizará ninguna parte del Proyecto por ningún motivo.”

Coloque un límite en las facturas pendientes

Incluso si el cliente acepta el pago por adelantado, eso no significa que realmente lo pagará. Eso no es gran cosa porque aún no habrás comenzado el proyecto, pero sigue siendo un fastidio pensar que tienes un cliente y luego descubrir que no pagará. Su contrato o factura puede establecer límites al decir: “Las facturas que no se paguen dentro de los 5 días hábiles se cancelarán automáticamente. El precio de las facturas canceladas no garantiza el mismo precio en facturas futuras para el mismo proyecto”.

Aclare sus términos

Incluso si el cliente está firmando un contrato, es posible que no lo lea detenidamente. Antes de que alguien firme, envíe un breve correo electrónico que describa los puntos principales del contrato. Aquí hay un ejemplo:

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE],

¡Estoy tan emocionada de empezar! Antes de seguir adelante, me encantaría estar en la misma página sobre algunos detalles de «letra pequeña». Si tiene alguna pregunta o si algo aquí no cuadra con sus expectativas, necesidades o deseos, hágamelo saber.

• Mi tarifa es de $XXX y el costo de este proyecto es de $XXX.
• Recibirá una factura a través de [procesador de pagos] y solicito el 50 % por adelantado.
• Mi tiempo de entrega es de XXX días hábiles a partir de la recepción del pago.
• Los proyectos vienen con dos rondas de revisiones. Las fotos no están incluidas.
• El resto de la factura vence dentro de los 10 días hábiles posteriores a la entrega del proyecto. Los derechos sobre el proyecto siguen siendo míos hasta que la factura se pague en su totalidad.

¿Suena bien? ¿No suena bien? ¡Hágamelo saber!

[Su nombre]

Esto no cubre completamente sus bases, para eso es el contrato, pero aclarará los detalles sobre los que los clientes suelen decir: «Pero yo no sabía…». Cuando envíe el proyecto final, incluya un recordatorio sobre cuándo vence la factura y qué sucederá si no se paga.

Una palabra sobre los cargos por mora

Definitivamente puede agregar cargos por pago atrasado a su contrato, pero si un cliente no va a pagar, es posible que no pague bajo ninguna circunstancia. Agregar un cargo por pago atrasado único o acumular cargos por pago atrasado a medida que pasan las semanas puede hacer que sea menos probable que el cliente también pague. En lugar de agregar recargos por el tiempo adicional que le lleva buscar el pago, cobre más al cliente por adelantado. Por ejemplo, si no pagarán el 100 % por adelantado pero usted quiere su negocio, agregue una tarifa del 5 % al costo total, o simplemente calcule el tiempo adicional al fijar el precio del proyecto.

Seguimiento agresivo de facturas impagas

Cuando una factura no se paga durante demasiado tiempo, debe ser agresivo al respecto. Eso no significa que debas comenzar siendo amenazante o grosero, pero no dudes en comunicarte con el cliente. En primer lugar, envíe recordatorios: las herramientas de facturación como PayPal le permiten enviar un recordatorio que puede personalizar con una nota. Luego, envíeles un correo electrónico por separado. Puedes decir lo que creas apropiado para la situación:

• Noté que la factura aún está pendiente. ¿Tiene alguna pregunta sobre el proyecto o alguna revisión que le gustaría discutir?
• Voy a registrarme para ver cuándo puedo esperar el pago de la factura pendiente. Como recordatorio, vencía el [fecha].
• La factura que se envió el [fecha] aún no ha sido pagada. Tendré que ver que llegue antes de [hora y zona horaria] hoy. *Este es notablemente efectivo: hay algo en el «tendré que…» que hace que las personas sientan que no tienen otra opción.
• Desafortunadamente, no he recibido el pago y no he tenido noticias tuyas. Si no tengo una respuesta antes de las [hora] el [fecha], tendré que seguir los siguientes pasos como se indica en nuestro contrato.

Cuán directo sea depende del cliente, qué tan lejos esté de la fecha límite de la factura y cuál es el problema que usted espera. Si alguien con quien has trabajado durante años está enfermo, puedes ser más indulgente. Si tienes un nuevo cliente que no ha causado más que problemas, sé severo.

Enviar una carta de demanda

Si tiene un abogado, puede hacer que le envíen una carta de demanda, que no es una amenaza legal, pero se acerca lo suficiente como para que paguen. También puede enviar una carta de demanda usted mismo como medida preventiva. Comunicará que el siguiente paso es involucrar a un abogado, lo cual la mayoría de la gente quiere evitar.

Su carta de demanda debe ser cortés profesionalmente: puede estar emocionado y enojado, pero esto sigue siendo un negocio, y la desafortunada verdad es que las facturas impagas son inevitables. Esto es lo que debe incluir en una carta de demanda:

• Una descripción general de los hechos principales, incluido el nombre del proyecto, la fecha de entrega, cuándo se enviaron la factura y los recordatorios, y cuándo tuvo noticias del cliente por última vez.
• Una declaración clara de exactamente lo que quieres. Este puede ser el total adeudado o puede ser el total más un cargo por pago atrasado si eso es lo que dice su contrato.
• El día y la hora en que debe recibir el pago o una respuesta. 7-10 días hábiles es apropiado.
• Una declaración de que tendrá que involucrar a un abogado oa una agencia de cobranza si la situación continúa.

A menudo, esto es suficiente para que el cliente pague o al menos responda y solucione algo. Sin embargo, si aún no lo hacen, es hora de presentar una demanda en la corte de reclamos menores y/o contactar a un abogado.

Ejemplo de carta de demanda

Estimado cliente],

El [fecha], completé [nombre del proyecto] y te lo envié por correo electrónico. Respondiste al día siguiente agradeciéndome por el proyecto y diciendo que se veía genial. La factura que se envió originalmente el [fecha] y se pagó parcialmente (50 %) se volvió a enviar el [fecha] con un recordatorio para pagar el saldo. Luego envié más recordatorios de facturas el [fecha] y el [fecha], junto con correos electrónicos el [fecha] y el [fecha]. He adjuntado capturas de pantalla de los recordatorios de facturas y correos electrónicos.

Realice el pago de $ XXX en 10 días hábiles. Para aclarar, la fecha límite de pago final es a las 5 p. m. EST el [fecha]. Si no puede realizar ese pago, comuníquese conmigo antes de las [hora] el [fecha] para elaborar un cronograma de pago alternativo.

Si no tengo noticias suyas y la factura sigue sin pagarse, me pondré en contacto con mi abogado el [fecha] y seguiré las vías legales necesarias. Como recordatorio, esta información está en el contrato que ambos firmamos, el cual adjunto aquí para su conveniencia.

Atentamente,

[Su nombre e información de contacto]

Pensamientos finales

Bien, aquí está: es posible que nunca te paguen. Apesta, pero sucede. En algún momento, puede decidir que el costo de contratar a un abogado o el tiempo requerido para ir a la corte de reclamos menores simplemente no vale la pena. Cuando decidas recibir el golpe y perder el dinero, trata de superarlo rápidamente. Todos los autónomos y empresas tienen una historia sobre ese cliente que nunca pagó y se salió con la suya. Este también es el momento perfecto para actualizar sus prácticas de facturación para protegerse en el futuro.

En el futuro, recuerde que puede evitar clientes problemáticos si confía en su instinto. Después de haber estado en el negocio por un tiempo, puede saber si un cliente va a ser difícil o encantador para trabajar después de su contacto inicial. Cuando note señales de alerta, considere rechazar el trabajo: los clientes que no pagan o que consumen su tiempo de otras maneras diluyen sus ganancias. Incluso si al final te pagan, la molestia no siempre vale la pena.

Si está esperando con impaciencia que se pague una factura, definitivamente no está solo. Es común y es desalentador, y es parte de lo que te registras cuando eres el jefe. Hay todo tipo de formas de hacer crecer su negocio , y estas malas lecciones son a menudo la motivación para exigir algo mejor la próxima vez.

¿Tienes una historia sobre un cliente que nunca pagó? ¿O te estás volviendo loco con un cliente en este momento debido a esto? Dime en los comentarios.

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