Los 5 mejores sistemas de reservas y reservas de hoteles de oficina

¿Qué es el software de oficina para hoteles?

El software de hotelería de oficina generalmente viene con una variedad de funciones para satisfacer todas las necesidades de administración del lugar de trabajo. Por ejemplo, para los escritorios compartidos, el software actualizará los escritorios que están disponibles y los que se usan para que los empleados puedan tener más facilidad para encontrar un lugar para trabajar. Para los hoteles de escritorio, el software permitirá a los trabajadores reservar espacio con anticipación e incluso de forma continua. Los usuarios también pueden reservar otros tipos de espacios, como salas de reuniones, ascensores de servicio, salones y más.

El software de gestión del lugar de trabajo también da mucho control a los supervisores. Gracias a la recopilación de datos, los administradores pueden ver las tendencias de uso y pronosticar las necesidades futuras. Además, las reglas ejercen control sobre quién puede reservar espacios de trabajo en ciertas áreas y el tipo de acceso que tendrán esos espacios de trabajo. Además, hay diferentes vistas para elegir, que incluyen una vista de pájaro del plano de planta y detalles sobre un espacio de trabajo específico.

Los 5 mejores sistemas de reservas y reservas de hoteles de oficina

A medida que los lugares de trabajo híbridos ganan popularidad, especialmente después de que COVID cambió la forma en que operan las empresas, ha surgido una gran cantidad de software excelente. Para este artículo, hemos elegido nuestros cinco favoritos para que pueda comenzar su búsqueda.

1. Software EMS para reservas de escritorio

El software EMS para reservas de escritorio permite a los trabajadores reservar, actualizar, cambiar y cancelar reservas mediante la herramienta web o la aplicación móvil. Filtre los espacios de trabajo disponibles según el tipo de asiento o espacio, las comodidades y el equipo. Reserve también todo tipo de espacios de trabajo, desde cubículos y oficinas hasta mesas compartidas, escritorios de pie e incluso sillones, como sofás.

Cree vecindarios designados para que los equipos o departamentos puedan sentarse cerca unos de otros. Vea un plano de planta en tiempo real para ver el espacio que se usa y dónde están trabajando todos. Vea datos sobre escritorios vacíos y cancelaciones para que pueda ajustar el espacio de su oficina.

Características clave del software EMS

• Establezca reglas personalizadas para administrar quién tiene acceso a ciertos espacios de trabajo.
• Los quioscos internos permiten a los empleados reservar un espacio de trabajo en el último minuto o registrarse cuando llegan.
• La aplicación Room Sign muestra las reservas en una tableta para mostrar la disponibilidad y también permite a los trabajadores reservar o cambiar una reserva.
• Las integraciones de calendario con Google y Outlook ayudan a los empleados a mantener su horario de trabajo organizado.

El software de gestión del lugar de trabajo de EMS es sencillo y ofrece todas las funciones que necesita para controlar cómo se utiliza la oficina. Los quioscos, los letreros de visualización y las integraciones agregan algunas sutilezas de las que también pueden carecer otros programas. La gestión de visitantes también permite vigilar a todos los que van y vienen más allá de su personal habitual.

El software EMS es para ti si…

• Su empresa está en distanciamiento social y necesita limitar la capacidad de las habitaciones.
• Los visitantes influyen en la gestión del espacio de su oficina.
• Desea integrar el software de hotelería de escritorio con su HVAC para automatizar la calefacción y la refrigeración en función de cómo se utilice el espacio de la oficina.

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2. Enviado

Con el software de reserva de escritorio compartido de Envoy , puede establecer qué escritorios están disponibles, no disponibles o asignados permanentemente. Al asignar servicios a las estaciones de trabajo, los trabajadores pueden ver a qué tendrán acceso y elegir en consecuencia. Y si bien el software está orientado a los escritorios compartidos, también es para hoteles de oficina, ya que hay un sistema de reserva anticipado.

Se pueden designar compañeros de equipo y vecindarios para que los trabajadores que necesitan estar cerca entre sí puedan estarlo. Los compañeros de equipo se pueden asignar por función o proyecto, y la flexibilidad integrada les permite seguir eligiendo sus asientos dentro de un vecindario.

Características clave de Envoy

• El acceso a través de la aplicación móvil permite reservar sobre la marcha.
• Los datos de uso del escritorio ayudan a los gerentes a planificar mejor en función del uso pasado y actual.
• La inclusión de un cuestionario de salud antes de permitir que los trabajadores reserven escritorios mantiene un lugar de trabajo más seguro.

La aplicación móvil, los mapas del espacio de trabajo y las diversas opciones de reserva facilitan el uso de Envoy tanto para los supervisores como para los trabajadores. El software es ideal para lugares de trabajo con necesidades híbridas variadas y cambiantes, desde escritorio compartido y hotelería hasta distanciamiento social y proyectos basados ​​en equipos.

Envoy es para ti si…

• Tiene una oficina de escritorio compartido con algunos empleados que desean una estación de trabajo permanente.
• El distanciamiento social sigue siendo un factor, y su lugar de trabajo tiene que cambiar la disponibilidad según las ordenanzas de salud.
• Desea incorporar entregas, visitantes y salas enteras en el software de gestión de su lugar de trabajo.

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3. Software de reserva de escritorio OfficeSpace

El software de reserva de escritorio de OfficeSpace es para varios tipos de oficinas híbridas, desde aquellas que usan escritorio compartido hasta aquellas que prefieren el uso de escritorio en un hotel. La funcionalidad de alojamiento en escritorio permite a los empleados reservar espacios de trabajo con anticipación y ver qué trabajadores están en la oficina. Además, cualquier cosa en la oficina se puede convertir en un espacio reservado, no solo escritorios.

Se pueden asignar secciones y asientos para crear vecindarios para que ciertos equipos se puedan ubicar juntos. OfficeSpace funciona en computadoras de escritorio y dispositivos móviles, así como en quioscos con pantalla táctil, y también se puede integrar con Microsoft Teams y Slack. Los supervisores pueden ver datos de reserva históricos y en tiempo real y aprobar o rechazar solicitudes según sea necesario.

Características clave de OfficeSpace

• La búsqueda inteligente permite a los empleados buscar espacios de trabajo según la ubicación o la función.
• La configuración de reservas permite a los administradores limitar las reservas anticipadas y habilitar reservas recurrentes y de varios días.
• Free Addressing utiliza sensores para actualizar el estado de los escritorios en tiempo real.
• Insights Hub le permite ver las tendencias de asientos para que pueda ajustar cómo se usa el espacio y pronosticar la demanda.

El direccionamiento gratuito es particularmente útil si su lugar de trabajo utiliza escritorio compartido. Los empleados no necesitan reservar un espacio con anticipación, pero aún puede monitorear automáticamente qué escritorios se están utilizando. En general, OfficeSpace es ideal si su lugar de trabajo utiliza algunos tipos diferentes de opciones de reserva de escritorio.

OfficeSpace es para ti si…

• Hay más que escritorios y espacios de trabajo que deben reservarse.
• Su lugar de trabajo tiene algunos tipos de opciones de espacio de trabajo híbrido.
• La función de direccionamiento gratuito de escritorio compartido será útil.

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4. Skedda

Skedda tiene todas las funciones de administración del lugar de trabajo que espera, como vistas de planos de planta, reservas de autoservicio y acceso móvil. Pero donde brilla es en su capacidad para crear reglas y políticas de reserva automatizadas, incluso las más complejas. Con la gestión de permisos, los supervisores tienen control a nivel micro sobre lo que se puede y no se puede reservar.

Además, aunque no suene importante, otro beneficio de Skedda es que los usuarios pueden usar su información de inicio de sesión existente. Eso significa que sus trabajadores no tendrán que hacer malabarismos con otra combinación de inicio de sesión y contraseña solo para reservar un escritorio. Con las etiquetas de usuario, también obtendrán una experiencia personalizada una vez que hayan iniciado sesión.

Características clave de Skedda

• Los planos de planta personalizados e interactivos significan reservas más fáciles y organizadas para todos.
• Software compatible con dispositivos móviles al que se puede acceder desde cualquier lugar.
• Integración con Google Workspace y Microsoft 365 para una gestión completa de la programación.

Skedda es uno de los mejores sistemas de gestión del lugar de trabajo disponibles, especialmente si se está aclimatando a un lugar de trabajo híbrido. Hay varias características que hacen que el software sea más agradable de usar para la gerencia y los empleados al simplificar y automatizar los procesos.

Skedda es para ti si…

• Su empresa tiene necesidades de reservas avanzadas y requisitos específicos.
• Esta es su primera oportunidad de probar la reserva de escritorio para su oficina.
• Hay varios pisos en su edificio que necesitan servicios de reserva en todos ellos.

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5. Reserva de Tango por AgilQuest

Tango Reserve de AgilQuest es un software de reserva de escritorio basado en la nube con acceso móvil para que el software se pueda usar desde cualquier lugar. Los empleados pueden ver la disponibilidad del espacio de trabajo, filtrar por servicios e inmediatamente reservar un escritorio, y también pueden usar el software para ver quién está en la oficina y ubicar a los compañeros de trabajo.

Los administradores pueden controlar quién tiene acceso a ciertos espacios y cuándo se pueden reservar. También puede establecer reglas comerciales, por ejemplo, crear un período de gracia para las reservas perdidas y luego cancelarlas automáticamente después de que haya pasado una cierta duración. Los análisis y los informes lo ayudan a comprender cómo se utiliza el espacio y determinar si la oficina necesita más o menos espacio.

Características clave de Tango Reserve

• Tres interfaces (escritorio, aplicación móvil o quiosco en el lobby) para que las personas puedan reservar desde su hogar, mientras viajan o cuando ingresan al edificio.
• Tres opciones de vista para ver el plano de planta completo, ver una lista de espacios de trabajo disponibles o buscar disponibilidad para espacios de trabajo en el calendario.
• Establezca reservas recurrentes sin fecha de finalización y copie las reservas anteriores cuando los empleados tengan estaciones de trabajo preferidas.
• Los letreros de escritorio digitales muestran información sobre quién ha reservado el escritorio y cuándo está reservado, así como si el espacio de trabajo necesita servicios de limpieza.

Tango Reserve prioriza el trabajo en equipo, brindando a los usuarios la capacidad de crear su propio equipo para mantenerse al día con lo que están haciendo las personas más cercanas a ellos. Las opciones de reserva preferidas y recurrentes también son útiles para agilizar el proceso para los usuarios. Además, con la capacidad de reservar otros servicios, el software puede mantener todo en la oficina funcionando sin problemas.

Tango Reserve es para ti si…

• Todavía estás empleando el distanciamiento social en el lugar de trabajo.
• Algunos departamentos necesitan sentarse juntos y crearán un vecindario de escritorios.
• Hay comodidades y servicios adicionales para reservar, como configuraciones y desgloses de habitaciones, equipos, casilleros, estacionamiento y elevadores de servicio.

Precios de reserva de Tango: debe contactar a la empresa | Más información sobre Tango Reserve

Reflexiones finales sobre el mejor software de gestión del lugar de trabajo

Si bien muchas opciones de software de hotelería de oficina comparten características similares, la que elija para su oficina dependerá de sus necesidades específicas y preferencias personales. Incluso si cada paquete de software tiene las mismas 10 características, esa 11.ª característica destacada puede ser la que lo impulse a elegirla. Piense detenidamente en los extras que necesita o que harán que su oficina funcione mejor. Y al mismo tiempo, no pague de más por un software con un montón de características que nunca tendrá que usar.

Ya que estamos en el tema, consulte nuestro artículo sobre cómo los hoteles de escritorio pueden mejorar el espacio de trabajo de su oficina .

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