Después de innumerables rondas de entrevistas, finalmente ha encontrado al candidato perfecto para el puesto clave que necesitaba para desempeñar en su organización. Desea que amen su negocio tanto como usted y que alcancen los objetivos de productividad lo antes posible. Para cumplir con ambos objetivos, necesita un plan de incorporación de empleados.
Si invierte en un plan integral de incorporación, es probable que vea otros beneficios :
- Disminución de la rotación de empleados
- Mayor satisfacción de los empleados
- Comprensión de las expectativas y metas del trabajo.
- Tiempo de rampa más corto para la competencia laboral
Todos estos beneficios contribuyen a la eficiencia interna, conducen a un mejor servicio al cliente y costos más bajos.
Piense en su plan de incorporación de empleados como su primera oportunidad de dar una buena impresión a los nuevos empleados. Junto con la capacitación de nuevos empleados , un programa efectivo muestra que toma en serio su preparación y que está comprometido a ayudarlos a tener éxito desde el primer día. El propósito de este artículo es identificar los elementos clave de los planes de incorporación exitosos que debe tener en cuenta al configurar los suyos propios y los recursos que lo ayudarán a comenzar.
Mientras que las sesiones de orientación pueden durar una hora o un día, un plan de incorporación puede durar de seis meses a un año o más, según su organización y la curva de aprendizaje del empleado. Los programas de orientación generalmente se generalizan para acomodar a una gran cantidad de nuevos empleados a la vez y pueden incluir algunos o todos los siguientes:
- Introducción a la misión, visión y valores de la empresa.
- revisión del manual del empleado
- Descripciones de departamentos
- Revisión e inscripción de beneficios
- Protocolos de seguridad
- Revisión de políticas (es decir, contra el acoso, tiempo libre, etc.)
- Revisión del proceso administrativo (es decir, solicitudes de equipos o suministros, informes de problemas técnicos,
La orientación se trata principalmente de comunicar información y comunicar estándares de cumplimiento. Si bien son importantes, estos elementos no afectan directamente la capacidad del empleado para alcanzar objetivos laborales específicos. La incorporación no es un evento de un día. Comienza cuando contrata a la persona y continúa durante el tiempo en que es un miembro productivo del equipo.
Estrategia de incorporación de empleados
La Society for Human Resource Management (SHRM) es una asociación profesional de miembros de recursos humanos que crea una gran cantidad de materiales educativos. Sus pautas de incorporación incluyen la mención de cuatro componentes básicos del proceso de incorporación:
- Cumplimiento: reglas legales y relacionadas con políticas
- Aclaración: comprender el trabajo y las expectativas relacionadas
- Cultura: normas organizativas formales y de información.
- Conexión – relaciones interpersonales y redes
Los detalles de las Cuatro C se basan en las respuestas a preguntas clave sobre cómo desea que sea su plan de incorporación. Aquí hay algunas preguntas a considerar:
- ¿Qué impresión debe llevar su nuevo empleado después del primer día?
- ¿Qué deben saber los nuevos empleados sobre su cultura?
- ¿Cómo medirá el éxito y qué se debe hacer para lograrlo?
- Quién debería estar involucrado en el proceso de incorporación (desde compañeros de trabajo hasta recursos humanos y ejecutivos)
- ¿Cuánto durará la incorporación?
Estas «Cuatro C» y el grado en que las utiliza determinan el nivel de su estrategia de incorporación. SHRM describe la correlación de estos de esta manera:
El nivel que elija para su negocio dependerá de su cultura, tamaño y estructura de su función de Recursos Humanos. Si su empresa es pequeña y tiene pocos recursos, comience con el Nivel 1 y aumente con el tiempo. El simple hecho de tener una estrategia para construir su infraestructura de recursos humanos lo ayudará a largo plazo.
Componentes de incorporación de empleados
Un plan de incorporación efectivo tiene como objetivo aclimatar al nuevo empleado e involucrarlo en la cultura de la empresa. Su plan también debe guiarlos hacia la productividad en el menor tiempo posible y retenerlos como empleados a largo plazo. Usando las Cuatro C como línea de base, aquí hay algunos componentes comunes a considerar para su plan:
Papeleo
Encárgate del papeleo antes del primer día si es posible. Trabaje en estrecha colaboración con su departamento de Recursos Humanos para identificar qué papeleo y formularios son críticos para garantizar que su nuevo empleado reciba el pago a tiempo y conozca o se inscriba en los programas de beneficios, si corresponde. Software como Workday , Sapling o BambooHR puede optimizar este proceso al asignar listas de verificación de tareas y fechas de vencimiento. Estos programas son especialmente útiles si la mayoría de su personal es remoto o está distribuido.
Equipo
Nada dice más «no estamos listos para usted» que permitir que un empleado comience su primer día sin el equipo que necesita para hacer su trabajo. Trabaje con sus expertos en TI o con el servicio de asistencia para asegurarse de que todos los equipos que necesita se soliciten y entreguen o configuren a tiempo. Incluya todas las contraseñas e instrucciones de acceso, así como los protocolos para obtener ayuda si tienen problemas. Si su equipo comparte un espacio de oficina físico, asegúrese de que el escritorio o la oficina del nuevo empleado esté organizado y listo para funcionar. ¡Un cartel de bienvenida también es un buen toque!
La cultura
La cultura de su empresa se compone de las normas de comportamiento y de procedimiento que se pueden observar dentro de su organización. Definir estos para un nuevo empleado proporciona una hoja de ruta de cómo «encajar» dentro de su grupo de trabajo y la empresa en su conjunto.
Su cultura incluye su ética, valores, procesos, gestión y estilo de comunicación, entre otras cosas. En culturas de alto funcionamiento, los empleados conocen sus valores de memoria y los aplican de forma intuitiva a diario. Explique qué define su cultura y proporcione ejemplos de esa cultura en acción, para que sepan qué buscar. A medida que trabajan en el proceso de incorporación, programe reuniones regulares de contacto para discutir cómo su comportamiento refleja sus valores y/o dónde alinearse.
Quien es quien
Anuncie la llegada de un nuevo miembro del equipo lo antes posible y explique su función dentro del grupo. La ansiedad y la sospecha pueden surgir si los roles no se explican claramente. Cree conexiones asignando un mentor y/o programando sesiones de encuentro y saludo para que cada miembro del equipo conozca a su nuevo grupo.
Para el nuevo empleado, proporcione un organigrama o alguna descripción de los jugadores clave en su órbita. Para el contexto, proporcione una descripción del rol o las responsabilidades de cada persona y cómo su trabajo se relaciona con el del nuevo empleado. Estas acciones ayudan al nuevo empleado a comprender su lugar en la estructura del equipo y lo ayudan a identificar a quién contactar para obtener ayuda en caso de que la necesite.
Su función
Las expectativas claramente definidas y los objetivos de productividad son la hoja de ruta del nuevo empleado hacia el éxito. Estos componentes de incorporación ponen el trabajo en contexto y trazan un camino claro para cumplir con las expectativas. Para resumir estos, comience con una o más de las tareas laborales definidas en la descripción del trabajo. Debajo de cada tarea, defina un proyecto específico con sus propios requisitos y fechas de vencimiento. La capacidad de cumplir con los requisitos en los plazos definidos determina su productividad.
Los primeros 90 días
La incorporación no se trata solo de preparar a un empleado para el trabajo, sino que también puede reforzar por qué aceptaron trabajar contigo en primer lugar. La forma en que aborda los primeros 90 días les ayudará a determinar si ellos, y usted, tomaron la decisión correcta.
La primera semana
Es posible que su sesión de orientación del primer día solo incluya información de cumplimiento seca y despersonalizada. Contrarreste eso haciendo que su primera semana se trate de ellos. Enfócate en ellos como personas.
- Organiza sesiones de feedback que te ayuden a conocer sus intereses, estilo de trabajo y qué les motiva. Luego deje que esa percepción informe el ritmo y la estructura del resto del programa.
- Al final de la primera semana, proporcione el esquema que lo ayudará a comunicar sus propias Cuatro C.
- Proporcionar todas las herramientas que necesitarán para tener éxito en su función.
- Inclúyalos en las reuniones de partes interesadas clave y facilite la creación de redes para integrarlos en los equipos.
- Comunique el proceso mediante el cual medirá su productividad y objetivos.
El primer mes
Los primeros 30 días deben revelar la comprensión de su empleado de su función y la capacidad de asimilarse a su cultura. En este período de tiempo, es fundamental hacer observaciones y crear un ciclo de retroalimentación que establezca un tono sobre cómo se comunicará en el futuro.
- Realice sesiones individuales semanales para verificar cómo van las cosas. Permítales compartir su punto de vista, luego comparta el suyo.
- Revise las métricas de los objetivos para asegurarse de que estén encaminadas.
- Solicite comentarios generales de los socios del proyecto y compañeros de trabajo y compártalos con su empleado.
- Bueno o malo, obtener comentarios constructivos sobre la mesa para mantener los buenos hábitos y cortar los malos de raíz.
Los primeros 90 días
Después del primer mes, determine si el empleado es culturalmente adecuado y puede cumplir con las expectativas de desempeño. Si ese es el caso, concéntrese en apoyarlos en su rol y comunicarse regularmente. Use ese proceso de retroalimentación para construir y perfeccionar su plan de incorporación. Estas conversaciones lo ayudarán a hacer la transición a un plan de promoción o desarrollo profesional cuando finalice la incorporación.
Otros enfoques y herramientas a considerar
Las posibilidades son infinitas en términos de duración, estructura y formato de un programa de incorporación. Para mantener sus opciones abiertas, considere estos consejos y herramientas:
- Si está creando su propio sitio de incorporación, tenga en cuenta estos consejos de SHRM .
- Si se pregunta qué pueden preocupar a los empleados remotos cuando se trata de la incorporación virtual, consulte este artículo .
- Para agregar una bienvenida adicional a su programa, considere usar una fase de preembarque . Preboarding es el tiempo entre la contratación y el primer día del empleado en el trabajo.
- Si desea algunas formas creativas de hacer que la incorporación sea divertida y algunos errores divertidos, mire esto .
- ¡Todo es más divertido con un amigo! Haga que los empleados experimentados ayuden implementando un programa de compañeros como un elemento de su programa de incorporación.
- ¿Está buscando una manera de romper el hielo con un nuevo empleado? Prueba un juego para romper el hielo .
Terminando
Cualquiera que sea el aspecto de su plan de incorporación, recuerde que se trata de convertir a excelentes empleados en excelentes miembros del equipo. Con el enfoque correcto, puede ahorrar tiempo y dinero poniendo al día a los nuevos empleados y retenerlos para lograr un mayor impacto a lo largo del tiempo. ¿Tiene un plan de incorporación en marcha ahora, o está buscando implementar uno? ¡Cuéntanos tu experiencia en los comentarios!
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