Cómo usar un diagrama de afinidad para organizar los detalles del proyecto

¿Qué es un diagrama de afinidad?

Un diagrama de afinidad proporciona el marco para organizar todo lo que surge de una lluvia de ideas o una sesión de investigación: toda la información codificada, repetitiva y relacionada que se evoca. Si está tratando de pensar en un tema complejo o resolver un problema, o si necesita recopilar toda la información y las ideas relacionadas con un proceso o producto, un diagrama de afinidad le ayudará. Un diagrama de afinidad también ayudará si:

• Es importante crear relaciones o extraer temas de una gran cantidad de ideas.
• Hay datos verbales para analizar, como los resultados de una encuesta.
• Tienes que recopilar y organizar grandes conjuntos de datos.

Además, al mirar un diagrama de afinidad y repasar las diferentes ideas y relaciones representadas, puede pensar en más ideas para agregar. Los diagramas de afinidad se usan en el pensamiento de diseño, pero también se usan en procesos de lluvia de ideas que no son de diseño. La mayoría de los diagramas de afinidad tienen de 40 a 60 elementos, pero es posible tener tan solo 15 elementos o más de 100.

Los diagramas de afinidad pueden denominarse gráficos de afinidad, mapeo de afinidad, ejercicios de agrupamiento, método o técnica KJ, saturación espacial y grupo, o análisis temático. Todos estos términos se refieren a la organización de una gran cantidad de ideas por sus relaciones naturales.

¿Cuándo se debe usar un diagrama de afinidad?

Los diagramas de afinidad pueden ayudar a definir un proyecto. Pueden reducir el alcance del proyecto cuando hay tanta información que se siente fuera de control, y también pueden ampliar el alcance si tiene dificultades para descubrir cómo se conecta toda la información. Aquí hay otros momentos en los que un diagrama de afinidad será útil:

• Si tiene muchos hechos o ideas para considerar, pero hay tantos y están tan desorganizados que se siente caótico
• El problema que está considerando se siente demasiado complejo, grande o abrumador para pensarlo
• Su equipo está atrapado en un bucle de pensamiento habitual y/o parece definir vagamente las mismas categorías cada vez que hace una lluvia de ideas.
• Tu grupo tiene que llegar a algún tipo de consenso y necesitan que la información se presente de forma lógica para poder hacerlo.

Si tiene menos de 15 puntos, es posible que no necesite un diagrama de afinidad. Con 15 o más puntos, debería poder crear 3 o más agrupaciones, que es cuando un diagrama de afinidad será útil.

Un diagrama de afinidad no es necesariamente un proyecto que completará en una tarde. Es posible que deba distribuir su proceso de creación de diagramas y/o lluvia de ideas durante varios días para que todos puedan tomar decisiones con la mente clara sin agotarse. A veces, alejarse de un problema en el que está trabajando le brinda la claridad para regresar y tomar decisiones más rápido.

Cómo crear un diagrama de afinidad

Repasemos los pasos para crear un diagrama de afinidad, desde la configuración y la lluvia de ideas hasta la finalización del diagrama y la adopción de medidas.

Designar un líder

Si bien todos estarán involucrados, el líder mantendrá el proceso en movimiento y brindará orientación cuando el equipo se obsesione con un problema que parece que no pueden resolver, como dónde debe ir una nota o cuál es la categoría principal para una agrupación.

Reúna sus materiales

Necesitará tarjetas o notas adhesivas y cinta adhesiva; Sharpies o rotuladores gruesos; y una superficie de trabajo grande y sin usar, como una pizarra o pizarrón blanco, piso, mesa o pared. La superficie de trabajo debe ser accesible para todo el equipo: todos se reunirán a su alrededor para mirar las notas y el diagrama.

Definir el problema

Con suerte, ya sabe por qué está teniendo esta sesión de lluvia de ideas. Sin embargo, para que todos estén en la misma página, escriba una declaración del problema para que todos sepan la pregunta que están tratando de responder o el problema que están tratando de resolver. Coloque la declaración del problema en la parte superior del espacio de trabajo como un dispositivo de encuadre.

Idea genial

Su diagrama de afinidad comienza con una lluvia de ideas y tendrá que decidir qué tipo de lluvia de ideas hará su equipo: tradicional o silenciosa. En la lluvia de ideas tradicional, todos escriben una idea a la vez y luego la anuncian, en orden, al grupo. Esto ahorra la molestia de que los miembros del equipo escriban las mismas ideas, lo que puede ocurrir fácilmente en una lluvia de ideas silenciosa y que puede hacer que el proceso de creación de diagramas sea menos eficiente.

Una de las características más importantes de una sesión de lluvia de ideas es que no hay críticas. Los miembros del equipo deben saber que pueden pensar creativamente, lanzar ideas que parecen «malas» al principio y seguir su instinto, todo sin ser criticados.

Cada vez que a alguien se le ocurra una idea durante una sesión de lluvia de ideas, escríbala en su propia tarjeta o nota adhesiva. Limite las ideas a siete palabras, máximo. Ocupe espacio en la tarjeta para que las ideas se puedan leer incluso a distancia. Otras cosas que pueden ir en una tarjeta incluyen:

• Datos
• hechos documentados
• Dibujos
• Observaciones

Cada vez que tenga una nota nueva, colóquela en la superficie de trabajo. No empieces a organizar o categorizar las notas todavía, simplemente colócalas todas en un solo lugar. Deben estar orientados en la misma dirección y nada debe superponerse.

Agrupar ideas similares

Una vez que haya agregado todas las notas de la lluvia de ideas, busque ideas que se sientan relacionadas entre sí. Mueva las notas para que las notas relacionadas estén una al lado de la otra, y apunte a 3-10 agrupaciones.

¿Es este sentimiento caótico? Para facilitar el proceso, tome una nota, cualquier nota, y muévala a un espacio en blanco en la superficie de trabajo. Esa es la primera nota en su primer grupo. Luego tome otra nota y pregúntese si se relaciona con la primera nota. Si no es así, inicia otro grupo con él. Repetir. Estos consejos también ayudarán:

• No se preocupe por crear una jerarquía dentro de las agrupaciones todavía.
• Sé rápido. Las reacciones rápidas son las mejores. La deliberación viene a continuación, y nada está escrito en piedra.
• Es posible que algunas ideas sean independientes porque no se sienten como si encajaran en ningún grupo.
• Si una nota encaja igualmente bien en dos grupos, duplique la nota y coloque una en cada grupo. Esto es útil cuando los miembros del equipo no están de acuerdo sobre dónde debe colocarse una nota.

Ah, y también: haz este paso en silencio. Se sentirá extraño estar con un grupo de miembros del equipo y no hablar incluso mientras todos toman decisiones, pero es importante que esta parte del proceso permanezca en silencio. Es una forma poco convencional de pensar en un problema, lo que ayuda a las personas a romper viejos patrones de pensamiento. Además, la gente no entrará en discusiones semánticas al agrupar ideas. Por último, una persona no tendrá más que decir (literalmente) que los demás.

Hable entre sí y haga cambios

Ahora es el momento de hablar unos con otros. En este momento, tiene agrupaciones: notas relacionadas que se agrupan. Sin embargo, aún no ha definido las agrupaciones. Deshazte de ideas, agrega ideas, mueve notas, etc. Más cosas de las que hablar durante este paso incluyen:

• Cómo se deben clasificar las notas. ¿Qué agrupaciones son más importantes que otras?
• Agrupaciones que tienen mucha más información que otras.
• Patrones que ha notado, especialmente los que son inesperados.
• Razones para mover una nota que no parece encajar bien en su categoría.
• Agrupaciones o notas que serán más fuertes o completas cuando se combinen.

Es también el momento de decidir las categorías, que definirán las agrupaciones. ¿Cuál es el hilo común que conecta todas las notas en una agrupación? Cuando cree una categoría, escriba una tarjeta de encabezado con el nombre de la categoría (y un resumen opcional) y colóquela en la parte superior de la agrupación. También puede sentir que una de las notas en el grupo representa mejor la categoría y la usará como encabezado.

Revisar y finalizar el diagrama de afinidad

Su diagrama de afinidad debería estar bastante limpio en este punto. Debe haber columnas de ideas agrupadas bajo encabezados de categoría, y las categorías y sus ideas deben estar en orden de importancia (o el flujo que tenga más sentido). Todos deben mirar de cerca el diagrama de afinidad y abrir la discusión nuevamente. Afinarlo hasta que esté bien.

Tomar acción

Un diagrama de afinidad no marca el final del proceso. En cambio, es más como el comienzo de una solución. Se requiere más análisis y trabajo si va a llegar a la raíz de un problema y luego tomar medidas para mejorarlo o resolverlo. En este punto, el equipo debe, de forma individual o conjunta, idear los próximos pasos para llevar sus ideas y planes al mundo real.

Un ejemplo de la vida real de lluvia de ideas y creación de un diagrama de afinidad

Pasé por una sesión de lluvia de ideas y diagramas de afinidad por mi cuenta. Empecé con la pregunta: «¿Cómo puedo satisfacer mejor las necesidades de mis clientes?» Luego, me senté y escribí ideas hasta que tuve al menos 15 (terminé con 20). Los puse todos en la pared en orden aleatorio, con la pregunta principal en la parte superior.

Luego, los organicé en grupos que se sentían más naturales. Hice esto bastante rápido, no me tomó mucho tiempo tomar mis decisiones. Como verá, estos terminaron cambiando un poco a medida que mi diagrama tomaba forma, pero fue un primer paso necesario e importante para lograr algún tipo de organización. También es interesante que pasé de 6 grupos a 4 y luego volví a 6 cuando terminé el diagrama.

Cuando estaba organizando las notas en grupos, comencé a ver cómo tomaban forma algunas categorías naturales. Estos también terminaron cambiando y expandiéndose. El diagrama de afinidad es muy líquido: va a cambiar ante sus ojos, y ese es el punto.

Fue entonces cuando el diagrama de afinidad realmente comenzó a tomar forma.

Creé cuatro encabezados de categoría, los puse en el flujo de trabajo correcto de izquierda a derecha y coloqué las notas debajo de ellos. Algunas notas abandonaron sus agrupaciones originales y pasaron a otras agrupaciones. Nombrar las categorías hizo que fuera más fácil agrupar las notas en función de las similitudes: no solo tenían que ser similares entre sí, sino que todas las notas en un grupo tenían que trabajar con un propósito similar.

Di un paso atrás y tomé el diagrama, leyendo todo cuidadosamente. Si tuviera un equipo de personas aquí, aquí es cuando se habría producido la mayor parte de la conversación. Así es como se ve el diagrama terminado, seguido de una explicación de lo que sucedió durante esta etapa:

• Se agregaron dos nuevas categorías: Rechazados y Atípicos
• Se cambió el nombre de dos categorías: «Niceties» se convirtió en «Incentivos no monetarios» y «Dinero» se convirtió en «Incentivos monetarios».
• Ideas superpuestas combinadas en ideas más grandes y claras (las notas adhesivas amarillas)
• Jerarquías creadas dentro de las categorías (de arriba a abajo)
• Se movieron tres ideas a la columna «Rechazado» según la experiencia pasada
• Me di cuenta de que crear un boletín se siente como parte de un proceso diferente, y probablemente se convertirá en parte de una sesión de lluvia de ideas de marketing o de mantenimiento del cliente.

Es hora de poner las ideas en acción

No he terminado. En este momento, solo tengo notas adhesivas multicolores en mi pared. Tienen que volverse procesables para realmente hacer una diferencia. Desde mi diagrama de afinidad final, estas son solo algunas de las muchas acciones que puedo tomar:

• Agregue mis horas de trabajo a mi firma de correo electrónico y sitio web para que los clientes sepan cuándo pueden (y no pueden) ponerse en contacto conmigo. Active las notificaciones de Gmail de mi iPhone para no perderme nunca un correo electrónico importante del cliente.
• Escriba una descripción clara y breve de mis tarifas y servicios. Póngalo en mi sitio web y cree un PDF para enviar a nuevos clientes.
• Cree una lista de obsequios que puedo ofrecer a los clientes para actualizar sus proyectos (y que no consumen mi tiempo ni mi energía). Por ejemplo, los artículos o publicaciones de blog pueden ir acompañados de tres ideas para futuros artículos. PD Esta es una buena base para una nueva sesión de lluvia de ideas y un diagrama de afinidad.
• Configure un programa de referencia y envíe un correo electrónico a los clientes actuales y pasados ​​con la información.

Terminando

Los diagramas de afinidad brindan estructura cuando las sesiones de lluvia de ideas son demasiado ilimitadas para que tengan sentido. Puede crear un diagrama de afinidad en línea, pero el acto físico de sostener y reorganizar sus notas (sus ideas) es poderoso, y el simple hecho de alejarse de la pantalla de una computadora puede estimular el pensamiento creativo. Si bien es útil tener un equipo, puede hacer una lluvia de ideas y crear un diagrama de afinidad por su cuenta si es un trabajador independiente u otro tipo de trabajador independiente. La parte más importante del proceso es lo que hace a continuación: las ideas permanecerán en sus notas adhesivas, sin usar y sin sentido, a menos que tome cuando haya aprendido y decida cómo se traduce eso en cambios reales en el proceso.

La lluvia de ideas y la creación de un diagrama de afinidad pueden ser un gran ejercicio para su grupo de expertos. Aquí hay otros 9 consejos para hacer que su grupo Mastermind sea un éxito .

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