Cómo llevar a cabo una reunión de pie de la manera correcta

Las reuniones son un tema polémico en muchas empresas e industrias. A menudo vistos como una necesidad, también son criticados por ser con frecuencia un ejercicio de pérdida de tiempo y energía. Esto ha llevado a muchos a buscar una mejor manera de realizar reuniones dentro de sus empresas.

En esta publicación, veremos una técnica que se está volviendo cada vez más popular: las reuniones de pie. Explicaremos qué son y cómo probarlos para ver si funcionan para su negocio.

¡Hablemos!

Los problemas con las reuniones de empresa tradicionales

Casi todo el mundo sabe cómo es una reunión tradicional dentro de una empresa promedio. En cualquier lugar, desde varias personas hasta docenas de empleados, se reúnen en una sala de conferencias y se sientan alrededor de una mesa, comparten actualizaciones y hacen planes. Donuts o bagels a menudo están involucrados.

Si alguna vez ha estado en una de estas reuniones, sabe que a menudo pueden parecer una pérdida de tiempo. En muchos casos, son simplemente una obligación más que una necesidad, y dan como resultado muchas conversaciones sin que realmente se haga mucho. También pueden prolongarse durante demasiado tiempo, ocupando un tiempo valioso que podría dedicarse a trabajar.

Existe la tentación de presentar una moción para abolir las reuniones (irónicamente, en una reunión). En algunas empresas, donde los empleados trabajan en gran medida de forma independiente, esto puede funcionar. Sin embargo, otros equipos aún necesitan la oportunidad de asegurarse de que todos estén en la misma página.

Una introducción a las reuniones de pie

El problema para muchos gerentes es: ¿Cómo continúo realizando reuniones, pero maximizando su efectividad y minimizando la interrupción de la jornada laboral de mi equipo ? Las reuniones de pie son una solución potencial que muchas empresas han comenzado a explorar.

El concepto detrás de una reunión de pie es muy simple. Es idéntico a las reuniones que describimos anteriormente, excepto que todos los asistentes permanecen de pie. Todos se reúnen en un lugar conveniente para tener una reunión rápida, pero la gente se mantiene de pie.

La filosofía que impulsa la reunión de pie también es bastante sencilla. La incomodidad de estar de pie en un lugar, en lugar de sentarse en un escritorio o mesa, tiene como objetivo evitar que los empleados se demoren en la reunión y pasen más tiempo del necesario. En cambio, el hecho de que todos permanezcan de pie es un recordatorio para mantener las discusiones breves y directas, y para concluir la reunión lo más rápido posible.

Cómo se ve una reunión de pie en la práctica

Como cualquier concepto simple, la reunión de pie es utilizada de diversas formas por diferentes equipos y empresas. Si bien la filosofía central sigue siendo la misma, la frecuencia, las ubicaciones y los formatos pueden variar bastante.

Cuando se trata de frecuencia, muchas empresas optan por reuniones diarias de pie. Esto brinda a todos la oportunidad de registrarse rápidamente y compartir información vital en el día a día, y es útil para los equipos que trabajan en proyectos altamente colaborativos. Por otro lado, los equipos más independientes y aquellos que trabajan en proyectos a largo plazo a menudo pueden hacerlo bien con reuniones semanales de pie.

En cuanto a la ubicación, las reuniones de pie se pueden realizar prácticamente en cualquier lugar. A menudo es más conveniente celebrarlos en una sala de conferencias dedicada. Sin embargo, mantenerlos en el espacio común permite que todos se unan y puede ser una excelente manera de ponerse en contacto rápidamente al comienzo de cada día laboral.

Finalmente, las reuniones de pie varían más ampliamente en formato. Aún así, en la mayoría de los casos están muy estructurados, ya que esto evita que las personas se sientan tentadas a extenderse demasiado o salirse del tema. Las implementaciones más exitosas implican establecer una estructura estándar desde el principio.

Por ejemplo, cada miembro del equipo puede turnarse para compartir lo que hizo el día anterior, en qué trabajará hoy y qué preguntas o problemas tiene con los que otros miembros del equipo pueden ayudar. Para acortar las cosas, las reuniones de pie suelen implicar este tipo de «tomar turnos», en lugar de muchas conversaciones de ida y vuelta.

Cómo llevar a cabo una reunión de pie exitosa (4 consejos rápidos)

La mejor manera de determinar si las reuniones de pie funcionan para su negocio es probarlas. Para obtener los mejores resultados, aquí hay cuatro consejos rápidos que pueden ayudarlo a asegurarse de que sus reuniones sean lo más efectivas posible.

1. Determina tus metas

Como casi cualquier otra cosa en el ámbito empresarial, sus reuniones de pie serán más exitosas si tiene objetivos claros . Necesita saber lo que busca lograr a través de sus reuniones, para que pueda establecer el tono correcto y determinar su efectividad a lo largo del tiempo.

Su objetivo principal puede variar, pero algunos ejemplos incluyen:

  • Mantener a todos actualizados sobre el progreso y/o actividades de cada miembro del equipo.
  • Establecer metas y planes para el próximo día o semana.
  • Identificar desafíos y problemas que necesitan ser resueltos.

Dado que las reuniones de pie son breves, evite la tentación de tratar de lograr demasiadas cosas al mismo tiempo. En su lugar, concéntrese en uno o dos objetivos específicos, o considere establecer diferentes horarios de reunión para propósitos específicos.

2. Establezca expectativas claras desde el principio

Una vez que tenga sus objetivos establecidos, deberá comunicar las expectativas a su equipo. Todos deben tener una idea clara de cómo serán las reuniones de pie, para minimizar la confusión y agilizar el proceso.

Considere tener una reunión inicial o enviar un memorando interno que describa las expectativas de la reunión de pie. Esto puede incluir:

  • Cuánto durarán las reuniones
  • Dónde (y cuándo) tendrán lugar
  • Lo que se espera que cada miembro del equipo traiga o prepare
  • Cómo se llevará a cabo la reunión
  • Cuándo terminará la reunión

Por ejemplo, puede configurar sus reuniones de pie para que duren entre 10 y 15 minutos. Cada persona pasará de 30 a 60 segundos respondiendo una cantidad determinada de preguntas o respondiendo a un mensaje específico, y la reunión terminará cuando cada persona haya hablado.

También es importante comunicar sus expectativas en términos de conducta. Puedes dejar claro que estas reuniones deben ser profesionales, por ejemplo, y que se deben evitar las charlas triviales y los comentarios personales.

3. Dé a todos la misma oportunidad de hablar

Las reuniones de pie pueden ser una excelente manera de asegurarse de que todos se sientan como una parte igual del equipo . Sin embargo, no puede hacer eso si empleados específicos están monopolizando la conversación, algo que sucede con frecuencia en reuniones estructuradas de forma más tradicional.

Por lo tanto, para promover el compromiso y asegurarse de que sus reuniones fomenten los resultados correctos, asegúrese de que todos tengan su tiempo para hablar. Esto significa:

  • Establecer límites de tiempo sobre cuánto tiempo cada persona puede hablar
  • No permitir interrupciones: cada miembro del equipo debe esperar su turno.
  • Asegurarse de que todos tengan la oportunidad de decir su parte

Naturalmente, su reunión de pie puede identificar elementos que deben abordarse con más detalle. Esas conversaciones pueden tener lugar entre los miembros relevantes del equipo en una fecha posterior, en un ambiente más relajado. Por el contrario, sus reuniones de pie deben estar claramente enfocadas en proporcionar información que sea relevante y útil para todos los involucrados.

4. Utilice las herramientas adecuadas para optimizar sus reuniones

Técnicamente hablando, las reuniones de pie no requieren ninguna herramienta específica. Sin embargo, algunas soluciones pueden ayudar a agilizar el proceso y mantenerlo enfocado.

Esto es particularmente relevante si sus reuniones de pie se llevan a cabo de forma remota , ya sea porque tiene sentido para su negocio o debido a la pandemia mundial actual. En ese caso, es posible que desee buscar herramientas digitales que puedan ayudar a todos a mantenerse en la misma página, como:

  • Asana : un tablero centralizado para administrar proyectos grandes y dividirlos en tareas individuales.
  • ClickUp : una plataforma colaborativa con herramientas para asignar tareas, comunicarse dentro de los equipos, realizar un seguimiento de los objetivos, etc.
  • Zoom : una herramienta de videoconferencia que se ha vuelto invaluable para muchas empresas en el clima actual.

Puede realizar reuniones de pie a través de videoconferencia, voz, chat o cualquier otro método. Incluso si no todos pueden estar literalmente parados en la misma sala, tenga en cuenta el objetivo principal: reuniones cortas y rápidas enfocadas en compartir información vital.

Conclusión

Si no está satisfecho con la forma en que se llevan a cabo sus reuniones actualmente, pero no puede darse el lujo de deshacerse de ellas por completo, las reuniones de pie pueden ser una excelente solución. Esta técnica está diseñada para maximizar los beneficios de reunir a todos para compartir información, mientras se minimizan las pérdidas de tiempo y las distracciones.

Llevar a cabo reuniones de pie exitosas no es difícil, solo requiere un poco de preparación. Como recordatorio, aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

  1. Determina tus objetivos.
  2. Establezca expectativas claras desde el principio.
  3. Dar a todos la misma oportunidad de hablar.
  4. Utilice las herramientas adecuadas para agilizar sus reuniones.

¿Ha intentado organizar una reunión de pie y cómo fue su experiencia? ¡Comparte con nosotros en la sección de comentarios a continuación!

Imagen en miniatura del artículo Bakhtiar Zein / shutterstock.com.