Cómo convertirse en un asistente virtual

¿Qué habilidades necesitan los asistentes virtuales?

Cuando se pregunte cómo convertirse en un asistente virtual, puede suponer que los VA solo manejan tareas administrativas secas. Eso es parte de eso (los clientes no quieren hacer esas tareas tediosas), pero también puedes ofrecer servicios más avanzados que realmente disfrutes.

No importa qué servicios ofrezca, siempre comunique el valor detrás de la tarea. Apelar a lo que más necesita el cliente. ¿Qué los mantiene despiertos en la noche? ¿Cómo puedes resolver ese problema para ellos? En lugar de simplemente indicar sus servicios, también hable sobre por qué esto los ayudará. Describe cómo será la vida para ellos una vez que hayas manejado su correo electrónico, redes sociales, etc.

Gestión de blogs

Para ofrecer la gestión de blogs como un servicio, necesita experiencia en WordPress. Los blogs vienen con tareas administrativas diarias para las que los clientes no tendrán tiempo, como:

• Formateo y optimización de publicaciones para incluir encabezados, enlaces y SEO
• Adición de imágenes, metadatos y subtítulos
• Corrección de borradores y programación de publicaciones para publicarlas
• Aprobar, eliminar y responder comentarios
• Completar la información del complemento, como palabras clave y alternativas en Yoast SEO
• Organizar y actualizar publicaciones con categorías y etiquetas.

Servicio al Cliente

Cuando los clientes quieren que usted se haga cargo de las tareas de servicio al cliente, tendrá que ponerse al día con sus prácticas comerciales y productos orientados al cliente. Probablemente ofrecerá atención al cliente por correo electrónico para hacer cosas como responder preguntas sobre productos, procesar reembolsos y solucionar problemas de la cuenta. También puede sugerirles que implementen una base de conocimiento para la que pueda escribir (pueden usar un complemento de base de conocimiento ).

Gestión de correo electrónico

Los profesionales ocupados no pueden simplemente ignorar sus bandejas de entrada, pero dado que la administración del correo electrónico puede llevar mucho tiempo, es una prioridad principal que los clientes deben ser manejados. La gestión de correo electrónico incluye:

• Eliminar, clasificar y responder correos electrónicos
• Mover correos electrónicos a carpetas claramente etiquetadas para que el cliente pueda saber rápidamente qué tiene prioridad, qué necesita una respuesta y qué correos electrónicos son solo informativos.
• Procesar correos electrónicos, aprobar comentarios de publicaciones de blog, cancelar o renovar suscripciones y confirmar citas dentro de un complemento de reserva

Esencialmente, desea que su bandeja de entrada esté lo más ordenada y limpia posible para cuando la revisen cada mañana.

Diseño gráfico

No necesita habilidades de diseño avanzadas para ofrecer diseño gráfico como un servicio, siempre que sea honesto acerca de sus habilidades y limitaciones. Con buen ojo, habilidades básicas de diseño y una herramienta fácil de usar como Canva, puedes crear gráficos como:

• anuncios
• Imágenes destacadas para publicaciones de blog
• volantes
• Historias de Instagram
• Pines de Pinterest
• Postales
• material promocional
• Portadas de perfiles de redes sociales

Medios de comunicación social

Las redes sociales son una de las primeras cosas que se quedan en el camino, pero eso no las hace menos importantes para la salud de una empresa. Dado que los clientes saben que deben manejar las redes sociales, pero parece que no pueden encontrar el tiempo o aprender las habilidades necesarias, es una habilidad excelente para que la desarrolle un VA. Además, la administración de redes sociales es una tarea de nivel superior por la que puede cobrar un poco más. Al igual que la gestión del correo electrónico, la gestión de las redes sociales requiere consistencia, por lo que si vas a ofrecer este servicio a los clientes, asegúrate de tener tiempo para dedicarlo semanalmente o incluso a diario.

Transcripción

Cuando un cliente tiene un podcast, video o seminario web, sus servicios de transcripción serán útiles. Después de transcribir el contenido, puede convertirlo en otras formas, como publicaciones de blog, boletines o publicaciones en redes sociales. No necesita ninguna habilidad avanzada para la transcripción que no sea la capacidad de escribir rápido, aunque puede invertir en un software de transcripción si va a hacer esto para muchos clientes.

Aún más tareas de asistente virtual para ofrecer

Hay muchos más servicios de VA a considerar al decidir cómo convertirse en asistente virtual, tanto básicos como avanzados:

• desarrollo de aplicaciones
• Edición de audio, fotografía o video
• Contabilidad y entrada de datos
• Gestión de calendarios y horarios
• Moderación y gestión de la comunidad.
• Redacción fantasma o corrección de estilo
• Investigación de palabras clave
• Generación de leads y alcance
• Programación
• Gestión de proyectos
• investigando
• Arreglos de viaje
• Diseño de páginas web

Cómo hacer un nicho como asistente virtual

Al principio, probablemente será un VA generalista, que ofrece una amplia gama de habilidades generales. Esto es algo que todo VA debería poder hacer. Incluso cuando sea el momento de buscar un nicho, es posible que sus clientes aún necesiten su especialidad más uno o dos servicios de rutina.

Como VA general, serás como el recadero del cliente, haciendo cualquier cosa y todo lo que ellos quieran que se haga dentro de tu lista de servicios básicos. Después de haber hecho eso por un tiempo, aprenderá qué tareas le gustan y en qué es mejor. Luego puede aprender más sobre esos nichos específicos y desarrollar sus habilidades. Considere crear también un subnicho de su nicho para dirigirse a un público específico. Por ejemplo, puede manejar la administración de correo electrónico específicamente para fotógrafos o el diseño gráfico para proveedores de bodas.

Cuando desee desarrollar competencia en un área (servicio al cliente de comercio electrónico, marketing de Pinterest, publicidad en redes sociales , administración de WordPress, etc.), la ayuda está disponible en todos los puntos de precio. Por ejemplo, puede obtener más información sobre marketing en redes sociales sumergiéndose en podcasts de nicho , luego tomar un curso de certificación gratuito y luego obtener una certificación avanzada que viene con una etiqueta de precio.

Cómo encontrar trabajo como asistente virtual

Tus clientes potenciales están pasando el rato en algún lugar en línea, y es tu trabajo averiguar dónde está. ¿Están en Reddit o en otro foro en línea? ¿Leen artículos en sitios web específicos y dejan comentarios? ¿Hay algún grupo de Facebook o hashtag de Twitter en el que participen? Ve donde están y ofrece consejos de forma gratuita. Una vez que haya desarrollado una relación, mencione ligeramente que es un VA.

También considere conectarse con otros VA en línea, como en las comunidades de redes sociales. Los VA experimentados pueden rechazar el trabajo y, si lo tienen a usted como contacto, podrían enviarle algunos clientes.

Los tableros de trabajo también tendrán listados de VA, o listados de otros servicios que realiza, como marketing en redes sociales . Si es un buen candidato para el puesto, incluso si no menciona «asistente virtual», presente su solicitud. El cliente puede necesitar algunos de los servicios adicionales que ofrece además de lo que está contratando.

También existe la opción de trabajar para una empresa de VA antes de expandirse por su cuenta. Hay ventajas y desventajas en esto. La compañía atraerá clientes para ti y te emparejará con el trabajo, pero pueden fijar tu tarifa o tomar una parte de tus ingresos. Sin embargo, cuando está comenzando, es una buena manera de aprender las cuerdas y mejorar sus habilidades sin ser el único responsable de la relación cliente-VA, y puede aprovechar los recursos de la empresa para perfeccionar sus habilidades.

Cómo encontrar a tu cliente ideal como asistente virtual

Para crear una lista de clientes que le entusiasme, debe crear una personalidad de cliente y examinar a fondo a los clientes potenciales, luego avanzar lenta y cuidadosamente. También es una buena idea someter a cada nuevo cliente a un breve período de prueba, como tres meses. De esa manera, si uno o ambos no están contentos con cómo están funcionando las cosas, no están sujetos a un contrato largo.

Define tu cliente ideal

Definir a su cliente ideal le permite trabajar con las personas con las que desea trabajar y descartar a las que no lo ayudarán a hacer crecer su carrera. Construya una visión de su cliente ideal aclarando los siguientes rasgos:

• Industria
• Nicho y experiencia
• Rango de edad
• Edad emprendedora (startup vs. establecida)
• Ingreso
• Presupuesto para contratar un VA
• Preocupaciones y luchas
• Habilidades que les faltan

Además, determina cuánto quieres que el cliente participe en tu trabajo. Preguntarle a alguien si es un microgerente no te dará una respuesta veraz, pero conocer tus límites te ayudará a decidir si continúas o no con la relación profesional.

Utilice un formulario de solicitud de cliente

Antes de que decidas oficialmente contratar a un cliente, deberás investigarlo. De lo contrario, podría encontrar factores decisivos después de haber avanzado con un acuerdo o contrato.

Su formulario de solicitud de cliente lo ayudará a conocer a su cliente e identificar las tareas clave con las que necesita ayuda. También determinará en qué no puede ayudarlos, lo que facilita establecer límites y expectativas desde el principio. Reúna la siguiente información:

• Nombre completo
• Nombre del Negocio
• Información del contacto
• Estilo de contacto preferido
• Puntos de contacto
• Zona horaria
• Perfiles sociales y sitio web
• Fuente de referencia
• Productos/servicios que ofrecen
• Su público objetivo/mercado
• Tareas con las que necesitan ayuda
• Cuántas horas por día, semana o mes necesitan de usted
• Presupuesto para contratar un VA
• Sus otros VA con los que te comunicarás

También puede preguntar acerca de otros VA o compañías de VA con las que hayan trabajado en el pasado y si la experiencia fue positiva o negativa. Esto le dará una idea de lo que necesita para venderles. Por ejemplo, si sintieron que un VA anterior no respondió, hágales saber cómo y cuándo pueden contactarlo, y asegúrese de responder siempre rápidamente.

Realizar una entrevista

Siempre tenga una entrevista por teléfono o video antes de tomar cualquier decisión final. Puedes aprender mucho sobre alguien por la forma en que habla. ¿Es difícil extraer información del cliente? Es posible que no obtenga la orientación que necesita para realizar bien su trabajo. ¿Se van por la tangente y convierten una entrevista de 30 minutos en una conversación de 90 minutos? Rellene cuánto cobra por la comunicación regular.

Enviar un paquete de bienvenida

Una vez que haya decidido que desea contratar a un nuevo cliente, envíele un paquete de bienvenida. Comience con algo simple por ahora y luego diseñe un paquete de bienvenida de marca cuando tenga tiempo. Su paquete de bienvenida debe incluir:

• Su propuesta de los servicios que necesitan, incluido el precio
• Directrices de facturación claras, como tipos de pago aceptados, frecuencia de facturación y fechas de vencimiento
• Su lista completa de servicios en caso de que necesiten agregar servicios en el futuro
• El acuerdo o contrato para que lo revisen, firmen y devuelvan

Mantener una base de datos de clientes

Cada vez que se conecte con un cliente potencial, guarde la información, que incluye:

• Nombre y razón social
• Información del contacto
• Fechas de contacto y propósitos
• Precios cotizados
• Notas, especialmente sobre banderas rojas

Es común que los clientes potenciales se vuelvan a conectar meses o incluso años después. Cuando alguien se acerca y dice: «No sé si me recuerdas, pero…», puedes consultar tu base de datos y obtener toda la información que tienes sobre ellos.

Cómo crear un sitio web de asistente virtual

Configure su sitio web de VA tan pronto como pueda. Incluso si va a trabajar para una empresa por un tiempo, su sitio web puede atraer clientes potenciales y tendrá un lugar para dirigir a las personas cuando comience a crear su propia lista de clientes. Estos son los elementos que necesita en su sitio web de VA, junto con algunos elementos opcionales que puede agregar más adelante:

• Preguntas más frecuentes
• Blog
• Acerca de la información
• Estudios de caso
• Testimonios
• Pagina de contacto
• página de recursos
• Formulario de suscripción al boletín
• Enlaces o feeds de redes sociales
• Imagen o galería destacada
• Precios de paquetes y servicios a la carta

Especialmente al principio, los elementos más importantes de esto son páginas de servicios claras y formularios de suscripción. Sin estos elementos, verá muy pocas consultas y no aumentará su lista de clientes potenciales interesados. Recomendamos usar Divi para crear su sitio web y uno de estos excelentes complementos de formulario de suscripción que le brindarán la flexibilidad que necesita para crear formularios de suscripción de alta conversión.

Artículos y publicaciones de blog

Para mostrar su experiencia y atraer nuevos clientes, proporcione ayuda gratuita en su sitio web. Cree contenido que responda preguntas y resuelva problemas para clientes potenciales. Por ejemplo, si ofrece servicios básicos de diseño gráfico, puede escribir una publicación sobre «10 cosas para incluir en cada pin» para clientes que usan Pinterest para marketing.

Nunca podrás regalar todo lo que sabes de forma gratuita, así que no te preocupes por ofrecer tanto que la gente no necesite contratarte. A menudo, mostrar cuánto sabes sobre un tema hace que el cliente potencial piense: «Vaya, nunca tendré tiempo para aprender tanto sobre eso, mejor contrato a esa persona».

Preguntas frecuentes y letra pequeña

Su página de preguntas frecuentes o «Cómo funciona» debe responder las preguntas de los clientes sobre disponibilidad, métodos de comunicación, facturación, tiempo de respuesta y cualquier otra información de flujo de trabajo y establecimiento de límites que deberían tener. Una vez que establezcas esas expectativas, no cedas. Si pasan los meses y encuentras que hay una mejor manera de hacer las cosas, por supuesto, cambia tu estrategia. Hasta entonces, sin embargo, apégate a ello.

Establecer parámetros desde el principio y mostrarles a los clientes que los cumples hará que te respeten más y podrás llevar una vida fuera del trabajo. Si está en un nicho que tiene emergencias relacionadas con el trabajo, elabore un plan de contingencia que cubra cómo puede ser contactado y qué constituye una emergencia.

Pensamientos finales sobre cómo convertirse en un asistente virtual

Convertirse en un asistente virtual tiene una barrera de entrada bastante baja, no se necesita equipo avanzado ni capacitación. Ser un VA es una forma fantástica de trabajar desde casa y ganar dinero, y también es un gran camino para determinar en qué áreas desea especializarse. Recuerde que es un proveedor de servicios, no un empleado. El campo de juego es más parejo que en una situación tradicional de empleador-empleado. Usted elige a sus clientes tanto como ellos eligen a sus VA.

Por último, para tener una relación de trabajo saludable con un cliente, debe tener claro por qué está trabajando con ellos, no solo lo que está haciendo. Pregunte sobre la estrategia y el propósito detrás de sus tareas. No solo invertirá en el trabajo, sino que también encontrará formas eficientes de hacerlo. Cuanto más integrado esté con el negocio del cliente, más insustituible será como su asistente virtual.

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