Cómo contratar un asistente virtual para su negocio

Diferentes tipos de asistentes virtuales

Hay algunas maneras diferentes en que funcionan los VA:

• El VA dirige su propio negocio. Pueden cobrar más, generalmente comenzando alrededor de $ 25 por hora y luego aumentando su tarifa a medida que continúa su carrera. Establecen su propio horario y determinan qué tareas realizarán y no realizarán.
• El VA trabaja para una empresa que conecta clientes con VA. Su tarifa suele ser más baja, oscilando entre $ 10 y $ 15 por hora.
• El VA se conecta con los clientes a través de un sitio de microtrabajo, como Fiverr . En lugar de estar empleados de forma continua, realizan trabajos rápidos y únicos para los clientes. Las tarifas son bajas, incluso más bajas que contratar un VA a través de una empresa porque las tareas son simples y/o el VA está al comienzo de su carrera.

Si bien muchos VA internacionales cobran una prima, algunos tendrán una tarifa por hora súper baja según el lugar del mundo en el que se encuentren y el costo de vida. Si contratar a un hablante nativo de inglés no es su principal preocupación, puede obtener mucha ayuda incluso si su presupuesto es pequeño.

Asistentes virtuales generales vs. especializados

Un VA general puede manejar el trabajo y los procesos administrativos diarios: las tareas que lo ayudan a administrar su negocio, pero que no necesariamente lo harán crecer. Esto incluye tareas como hacer arreglos de viaje, administrar su bandeja de entrada, programar publicaciones de blog y realizar investigaciones. Un VA especializado es avanzado en ciertas habilidades relacionadas con el crecimiento, como el servicio al cliente, la edición de fotos o la comercialización de sus plataformas de redes sociales.

Al subcontratar el trabajo a un VA general, debe brindarles capacitación detallada y procesos paso a paso. Cuando subcontrata el trabajo a un VA especializado, puede decirles los resultados que espera: está contratando a un experto, para que conozcan la mejor manera de entregar resultados.

Pros y contras de contratar un asistente virtual

En última instancia, decidir contratar a un asistente virtual es un gran movimiento para prácticamente cualquier profesional, pero tiene algunas desventajas.

ventajas

• El trabajo que no puede soportar hacer puede ser entregado.
• Tiene la opción de trabajar menos horas o hacer más con las horas que está trabajando actualmente.
• Serás más productivo en general. Trabajarán dos personas en lugar de una; el trabajo se realizará incluso cuando se tome un tiempo libre; y tendrá más tiempo para concentrarse en tareas de alto nivel.
• Habrá más tiempo para perseguir sus pasiones, ya sea que esas pasiones estén relacionadas con el trabajo o no.
• Si eres un solopreneur , contratar a un VA te dará experiencia en la gestión de otros, que necesitarás si planeas hacer crecer tu negocio y contratar un equipo. Mientras tanto, puede obtener la ayuda que necesita sin contratar personal en el lugar.
• Dado que los VA funcionan de forma remota, tiene un gran grupo para elegir en lugar de tener que ir con alguien local.
• Si su negocio tiene algo de influencia, puede crear una bolsa de trabajo utilizando un complemento de bolsa de trabajo y publicar sus vacantes. Las personas comenzarán a encontrar el puesto y reducirán su costo por solicitante cuando busquen nuevos VA.

Contras

• Es posible que no encuentre el asistente virtual perfecto en su primer intento, y mientras aún esté manejando el 100 % de sus tareas, tendrá que encontrar, entrevistar y probar asistentes virtuales.
• Capacitar, administrar y comunicarse con un VA puede tomar mucho de su tiempo, por lo que debe asegurarse de que aún valga la pena considerando el tiempo y el trabajo adicionales que requerirá.
• Tendrá que externalizar algunas tareas que disfruta porque sabe que le hacen perder el tiempo.
• Es desalentador confiarle a otra persona su negocio, especialmente si pueden acceder a información confidencial.

Cómo encontrar, contratar y administrar un asistente virtual

Agregar un VA a su flujo de trabajo requiere mucho trabajo, pero si puede hacerlo de manera organizada e intencional, su negocio puede prosperar dentro de unos meses.

Decidir qué tareas asignar

Hay todo tipo de tareas que manejan los VA, que van desde el trabajo administrativo, la entrada de datos y la gestión de la bandeja de entrada hasta la escritura creativa, el diseño gráfico, el marketing y el desarrollo de sitios web. Piense en las tareas que realiza regularmente, que requieren mucho tiempo y en las que no es un experto. En lugar de tomarse el tiempo para aprender más sobre una tarea de bajo nivel, ¿por qué no contratar a un asistente virtual que ya es un experto en eso?

Si puede hacer la tarea mejor que el VA, y si la tarea es una gran parte de su negocio, no la subcontrate. Además, trate de no contratar asistentes virtuales que se especialicen en (y, por lo tanto, cobren por) esa tarea. Por ejemplo, como escritor independiente, no necesito un VA para escribir, editar o corregir para mí. Puedo contratar a un asistente virtual que pueda hacer esas habilidades, junto con varias otras que realmente necesito, pero evitaré un VA cuya oferta principal esté relacionada con la escritura: ¿por qué pagar por esa experiencia cuando esa es mi área de especialización?

Categorice todas sus tareas

Haz una lista de cada una de las tareas que haces, grandes o pequeñas. Luego, divídalos en cuatro categorías:

1. Tareas de alto valor en las que eres bueno y que te gusta hacer
2. Tareas de poco valor en las que eres bueno y que disfrutas hacer, aunque no son un buen uso de tu tiempo.
3. Tareas que odias hacer
4. Tareas para las que no eres lo suficientemente hábil

Las únicas tareas que debería reservarse absolutamente para usted son las de la primera categoría. Para todo lo demás, contrata a un asistente virtual. Además, este es un buen momento para eliminar por completo algunas tareas de su negocio; probablemente haya algo de peso muerto del que pueda deshacerse.

Haz las matematicas

Vas a tener que calcular algunos números al decidir qué subcontratar. Debe obtener más valor de la subcontratación del trabajo que la cantidad que paga al VA.

Por ejemplo, supongamos que usted gana $100 por hora y el VA gana $25 por hora. Desea que busquen posibles trabajos independientes para usted. Sabes que un concierto independiente puede pagar aproximadamente $ 1,000 por mes. Si pasan 40 horas buscando puestos de trabajo y usted consigue uno de los trabajos que encuentran, dentro de un mes alcanzará el punto de equilibrio y dentro de dos meses obtendrá una ganancia sobre la cantidad que pagó al VA. Además, durante esas 40 horas, puede trabajar en otros tipos de trabajo facturable, lo que significa que verá una ganancia incluso antes.

Puede tomar mucho tiempo calcular las matemáticas para cada tarea que asigne, pero vale la pena. El objetivo es obtener algo a cambio de lo que paga, ya sea dinero real o algo que tenga valor, como tiempo con sus hijos, más días de vacaciones u horas para invertir en un proyecto que rendirá frutos el próximo año.

Para mantenerlo simple al principio, contrate un asistente virtual para cualquier cosa que tenga una tarifa por hora más baja de lo que gana. Entonces, si algo le costará menos de lo que ganaría por esa hora de trabajo, externalícelo. Lo que gane de sus tareas de alto valor pagará su VA.

Crear instrucciones detalladas para cada tarea

Cree un procedimiento operativo estándar (SOP) para cada tarea. Actualice regularmente los SOP para coordinarlos con nuevas estrategias y para aclarar los puntos que son confusos para el VA. Un SOP desactualizado no vale mucho. Considere almacenar los SOP en Google Drive para que usted y su VA puedan etiquetarse mutuamente en comentarios y dejar notas.

Incluya tantos detalles como sea posible; asuma que el VA no sabe nada. Es mejor sobreexplicar que subexplicar. Asegúrese de agregar enlaces a cualquier herramienta o software que tengan que usar. Es posible que deba crear SOP adicionales o materiales de capacitación para ponerlos al día con esas herramientas.

Siempre que sea posible, incluya plantillas para completar los espacios en blanco. Por ejemplo, si su VA publicará en las redes sociales por usted, una plantilla garantizará que cada publicación incluya la información necesaria y siga su marca y voz.

Determine cuándo necesita el asistente virtual para trabajar

Antes de que pueda contratar a un VA, debe saber cuántas horas por semana y/o mes necesitarán trabajar, además de los detalles sobre cuándo debe realizarse ese trabajo. Por ejemplo, si su VA administrará su bandeja de entrada, es posible que desee que trabaje temprano cada mañana, antes de revisar su correo electrónico por primera vez ese día. Es posible que desee a alguien en una zona horaria diferente cuyo día comience unas horas antes que el suyo.

Además, decida cuándo necesita que el VA esté disponible para la comunicación, que puede ser diferente de sus horas de trabajo (aunque se les debe pagar por el tiempo de comunicación). Por ejemplo, es posible que necesite que el VA funcione durante las horas en las que está trabajando, pero también es posible que desee ponerse en contacto con la base sobre la próxima semana todos los domingos por la tarde. Recuerde, si está contratando un VA de un estado o país diferente, debe tener en cuenta las diferencias de zona horaria, además de las diferentes celebraciones y días festivos.

Encuentre posibles asistentes virtuales

Busque asistentes virtuales en una plataforma para autónomos como Upwork . Puede publicar la descripción de su trabajo y/o clasificar los perfiles de VA. Algunas plataformas como esta también realizarán un seguimiento de las horas y administrarán los pagos, lo que alivia la administración para usted. Además, puede enumerar el puesto de trabajo en Craigslist, pero no obtendrá ninguno de esos beneficios de administración específicos de la plataforma.

Cuando publique una descripción de trabajo, oculte un indicador en ella. Por ejemplo, tres cuartas partes de la descripción del trabajo, puede escribir: «Use ‘cebra’ en su respuesta». Esto le dirá qué respondedores realmente leyeron cuidadosamente la publicación de trabajo completa. También puede indicar su nombre en la descripción del trabajo y ver quién personaliza su respuesta para usted. No llamarlo por su nombre no es necesariamente un factor decisivo, pero los VA profesionales y orientados a los detalles aprovecharán la oportunidad de personalizar su respuesta.

También puede trabajar con una empresa que contrate VA y los empareje con clientes. Esto significa que puede omitir el proceso de búsqueda, entrevista y selección. Además, las empresas tienen grandes grupos de asistentes virtuales con diferentes habilidades, por lo que es probable que encuentre exactamente lo que necesita.

Pídales que tomen una prueba

Cree una tarea de prueba que sea representativa de la tarea más importante o compleja que necesitará que maneje su VA. Sea claro sobre lo que necesita y cuánto tiempo debe tomar, y pídales que le digan cuánto tiempo gastaron en ello.

Es ético pagarle al VA por la prueba; algunos clientes no ofrecen pago, pero es lo correcto. Una pequeña tarifa plana es apropiada; no tiene que personalizar el pago a la tarifa de cada VA.

Entreviste a los asistentes virtuales que le interesen

Realice una entrevista por teléfono o video para tener una mejor idea de su VA potencial. Podrás evaluar qué tan interesados ​​están en el trabajo y qué tan rápido captan lo que hablas. Además, si para usted es importante tener un buen dominio del idioma inglés, una entrevista verbal le ayudará a evaluar su capacidad. Si el VA no está dispuesto a hablar por teléfono o hacer una videollamada, considéralo una señal de que no debes trabajar con ellos.

Comience a modo de prueba

Incluso si un VA aprueba la solicitud de empleo, la prueba y la entrevista, es posible que no sean adecuados a largo plazo. Algunas personas son excelentes para conseguir trabajos, pero rápidamente pierden fuerza y ​​comienzan a tener un desempeño deficiente. Además, no puede saber si serán excelentes en cada tarea que les asigne con anticipación.

Una base de prueba les permite a ambos experimentar trabajando juntos y verán si pueden manejar las tareas y la carga de trabajo. Déle algo de tiempo: de un mes a seis semanas es una cantidad de tiempo razonable para esperar que un VA se ajuste, pero si lo desea, puede darles tres meses completos para demostrar su valía. Sea sincero con el VA sobre el período de prueba: hágales saber cuánto durará y qué necesita ver durante ese tiempo.

Establecer límites de tiempo para las tareas

Establece siempre límites de tiempo. Dígale al VA cuánto tiempo debe tomar una determinada tarea o en qué punto debe detenerse (como después de X cantidad de horas). Si no han completado la tarea, aún deben detenerse y consultar con usted. De lo contrario, una tarea que debería tomar tres horas puede tomar 15, lo que costará mucho más de lo presupuestado.

Programe registros regulares

Manténgase en contacto con su VA regularmente, como todos los días o semanas. Averigüe en qué están trabajando, qué han completado recientemente y si tienen alguna pregunta. Pídales que completen un informe que solicite la siguiente información:

• Tareas o proyectos completados esa semana
• Tiempo dedicado a cada tarea o proyecto
• Tareas o proyectos en los que aún están trabajando
• Desafíos o problemas que enfrentaron
• Capacitación adicional que sienten que necesitan
• Comentarios, ideas o preguntas

También puede usar un rastreador de proyectos, como un tablero kanban o una hoja de cálculo simple con actualizaciones, para que pueda ingresar en cualquier momento y conocer el estado de las tareas y los proyectos.

Crear una cultura de apertura

Esos controles regulares son el momento perfecto para mostrarle a su VA cuán abiertos y honestos pueden ser con usted. Su VA es parte de su equipo, incluso si solo es un equipo de dos. Deben sentirse lo suficientemente cómodos para compartir sus pensamientos y opiniones, especialmente si creen que hay una manera más eficiente para que cualquiera de ustedes haga su trabajo.

Pensamientos finales

Optar por contratar a un asistente virtual es una forma rentable de aliviar una gran parte de su trabajo. Además de su tarifa por hora, hay pocos gastos generales de los que preocuparse al contratar un VA. Subcontratar un paquete de tareas significa que realmente puede comenzar a trabajar como un empresario al ocupar su tiempo con tantas tareas de alto valor como sea posible.

La verdad es que, creas o no que puedes subcontratar algunas tareas, tendrás que hacerlo en algún momento. Los dueños de negocios generalmente chocan con una pared y se dan cuenta de que es imposible hacer malabarismos con todo por su cuenta. Ya sea que sea fácil hacer la transición o que tenga dificultades para descubrir cómo confiarle su negocio a alguien, eventualmente tiene que suceder. De lo contrario, correrá el riesgo de agotarse , lo que significa largas jornadas de trabajo, falta de concentración, falta de sueño, sensación de que se está ahogando y sin tiempo ni energía para el resto de su vida.

¿Quieres entrar aún más en la mentalidad de crecimiento? Subcontratar su trabajo a un VA es solo rascar la superficie. Consulte este artículo sobre La importancia de invertir en usted mismo y en su negocio .

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