Capacitación para empleados: qué es y cómo abordarla en su empresa

¿Qué es la formación de los empleados?

Antes de entrar en los aspectos básicos de la creación de un programa eficaz de capacitación para empleados, es importante comprender la diferencia entre incorporación, capacitación y desarrollo.

• La incorporación garantiza que los nuevos empleados conozcan su función, qué contribuciones se esperan de ellos como miembro del equipo y cómo encajar en la cultura de la empresa. Los programas de incorporación suelen tener un límite de tiempo y finalizan una vez que el empleado se está desempeñando según las expectativas.
• Los programas de capacitación preparan a los empleados para realizar tareas laborales específicas con el objetivo de cumplir con un estándar determinado. La capacitación se trata más de progresar a corto plazo. Sin embargo, la capacitación de los empleados debe ser un proceso continuo en el que los empleados aprendan continuamente nuevas habilidades para ayudarlos a desarrollar o mantener la competencia en lo que ya saben.
• Los programas de desarrollo profundizan con un enfoque en el crecimiento personal y profesional. El desarrollo se trata de ayudar a su empleado a pensar en el futuro y prepararse para sus objetivos a largo plazo.
• Los tres conceptos están relacionados y se complementan entre sí, aunque técnicamente no son lo mismo.

Aquí hay algunos ejemplos de cada concepto para ilustrar la diferencia:

• La incorporación puede incluir la explicación de su ética, valores, procesos, gestión y estilo de comunicación como parte de la cultura de su empresa.
• La capacitación implicaría enseñarle a su empleado cómo navegar su CRM, cómo usar el software de facturación o, simplemente, cómo usar su sistema telefónico.
• El desarrollo puede implicar asignar a su empleado a un programa de tutoría o proporcionar una lista de lectura de libros recomendados para lectura de ocio relacionados con su campo.

Beneficios de la capacitación efectiva de los empleados

Puede ser difícil convencer a los trabajadores adultos para que asistan a clases de capacitación. Muchos pueden tener una impresión negativa de la educación temprana en un aula insulsa dirigida por un maestro que hablaba con poca o ninguna interacción con la clase. Además de eso, puede ser difícil convencer a los miembros del equipo de liderazgo de que los programas de capacitación valen el tiempo y el dinero que requieren. Mientras diseña su programa de capacitación para empleados, tenga en cuenta estos beneficios para motivar a los alumnos y resaltar su impacto positivo en el negocio.

Compromiso

Cuando los empleados saben que invertirá en ellos, experimentará una menor rotación de personal. El dinero no es el principal motivador para la mayoría de los trabajadores, es saber que se reconoce su valor. Brindar capacitación continua a los empleados demuestra que está dispuesto a apoyarlos en su función cognitiva y emocionalmente. Esto conduce a una mayor lealtad, compromiso y voluntad de poner todo su esfuerzo en su trabajo.

Productividad

En los negocios, la productividad está directamente relacionada con la rentabilidad. Como señala este artículo , cuando se incorpora un nuevo empleado, no es completamente productivo, pero se le paga como si ya lo fuera. Cuanto más rápido puedan cumplir o superar los estándares de productividad, más rápido verá un retorno de su inversión.

Eficiencia

Capacite a los empleados para que hagan su trabajo con una mentalidad de eficiencia y encontrarán continuamente formas de ahorrar tiempo y dinero en el trabajo. Cuando están completamente comprometidos y capacitados para dar lo mejor de sí mismos, los empleados buscan activamente formas de brindar el mejor servicio al cliente y evitar errores. Están obligados a hacer bien el trabajo la primera vez.

Seguridad

Si capacita a los empleados para realizar tareas de manera segura, aumenta la conciencia de todos sobre las medidas de seguridad. Tener esta conciencia aumenta la probabilidad de que los empleados informen sobre problemas de seguridad antes de que alguien realmente se lastime, evitando litigios por lesiones en el lugar de trabajo. De ello se deduce que hará que su lugar de trabajo sea más seguro en general, gastará menos dinero en reclamos de compensación laboral y evitará la pérdida de tiempo de trabajo por lesiones o enfermedades.

Aproveche al máximo su programa de capacitación

Para obtener el máximo beneficio de su programa de capacitación, debe invertir tiempo en planificarlo y alinearlo con sus objetivos comerciales. Considere los siguientes elementos en su fase de planificación:

Hazlo medible

Determine cómo cuantificar el impacto que tendrá su capacitación en el negocio. El impacto debe ser medible y no subjetivo. Sea específico y adjunte un número, es decir, «reduzca los errores en el procesamiento de facturación en un 5% en los próximos 3 meses». Obtendrá una aceptación más fácil por parte de los ejecutivos si puede vincular el impacto de la capacitación con el resultado final. Los alumnos cooperarán más si puede mostrar cómo la capacitación puede afectar sus métricas de productividad. Si está diseñando el programa, podrá mostrar su capacidad para impulsar el rendimiento a través del diseño del plan de estudios.

Encuentra las brechas

Para cumplir con su objetivo definido, debe identificar dónde se encuentran las brechas de aprendizaje para poder llenarlas adecuadamente. Un enfoque efectivo para esto es un análisis de las necesidades de capacitación .

Este proceso tiene varios componentes, siendo el más importante identificar los conocimientos, habilidades y capacidades que los empleados necesitan para lograr el objetivo del programa de capacitación. Debe hablar con los empleados y sus gerentes para averiguar lo que saben y lo que no saben. Luego, debe evaluar sus recursos y herramientas actuales para determinar si son adecuados. Si estas herramientas están desactualizadas o no están alineadas con sus objetivos, debe construir a tiempo para obtener otras nuevas. Abordar estos componentes asegurará que la capacitación satisfaga las necesidades de su negocio.

Encuentre su tachuela y herramientas

Una vez que sepa lo que necesita entrenar, debe determinar cómo entrenarlo. Su táctica, o curso de acción, puede informar su elección de herramientas, y viceversa. Elegir sabiamente es clave para que tu entrenamiento sea eficiente e impactante.

Virar

Los tipos de programas de capacitación disponibles son demasiado numerosos para enumerarlos aquí. Sin embargo, algunos de los programas más efectivos combinan diferentes enfoques para mantener la capacitación interesante y flexible para cualquier tipo de alumno. Estos son los enfoques más frecuentes:

• La capacitación dirigida por un instructor (ILT) es la forma más tradicional de aprendizaje. En este enfoque, un instructor facilita la discusión de un tema con un individuo o un grupo. ILT se puede realizar en un aula física o virtualmente. El principal beneficio de este enfoque es que brinda a los alumnos acceso en tiempo real al maestro para comentarios y debates.
• El aprendizaje en línea (o aprendizaje virtual ) generalmente se refiere a la capacitación realizada por computadora, con módulos y materiales disponibles para que los alumnos puedan aprender en su propio horario. Este enfoque ofrece la máxima flexibilidad para los estudiantes.
• El aprendizaje experiencial o práctico es beneficioso porque permite a los alumnos realizar una tarea. Se ha demostrado que la combinación de aprendizaje auditivo y memoria muscular en «hacer las cosas» es más eficaz en la retención del aprendizaje.
• La simulación/juego de roles permite a los alumnos practicar habilidades utilizando herramientas de trabajo en un escenario de la vida real modelado. Esto generalmente implica interactuar con algún tipo de tecnología para simular un escenario o probar habilidades en diferentes niveles. La gamificación se ha desarrollado a partir de este concepto para convertirse en un componente muy variado de la industria de la formación.

Herramientas

Entonces, ¿cómo elegir qué enfoque es el mejor? Su elección dependerá en gran medida de cuatro factores principales:

• quien necesita ser entrenado
• lo que necesitan aprender
• qué tan rápido necesitan aprender, y
• donde se encuentran nuestros alumnos

Responder esas preguntas clave puede ayudarlo a reducir el enfoque que necesita para lograr su objetivo. A partir de ahí, puede decidir qué herramientas son las mejores para usar. Si se requiere capacitación dirigida por un instructor, deberá buscar ubicaciones de capacitación y programar la asistencia de su facilitador y empleados. Para otros enfoques, en algunos casos, una demostración rápida en PDF o en video de la lección hará el trabajo. Para una capacitación en capas más compleja, invertir en un complemento del sistema de gestión de aprendizaje (LMS) puede ayudarlo a organizar, distribuir y realizar un seguimiento del progreso de los alumnos a lo largo del curso.

También es posible que desee mejorar en la evaluación de talentos antes de que aterricen en su empresa. Mediante el uso de un complemento de bolsa de trabajo , puede agregar una bolsa de trabajo a su sitio que pueda evaluar mejor a los solicitantes y determinar qué grado de capacitación necesitarán una vez que se incorporen.

Evaluar e iterar

Para comprender si su programa de entrenamiento ha logrado su objetivo, debe evaluar sus resultados. Por parte de los alumnos, proporcione un formulario de evaluación al final del programa de capacitación para obtener comentarios inmediatos sobre el programa en sí. Esta primera evaluación puede decirle si el programa fue atractivo y relevante para su trabajo. Luego, emita un segundo formulario de evaluación después de que tengan la oportunidad de aplicar lo que aprendieron en el trabajo. Esta segunda evaluación le dirá si la capacitación realmente tiene un impacto en su trabajo real y llena los vacíos que identificó en su análisis de necesidades. Igual de importante, en el período intermedio entre el final de la capacitación y la segunda evaluación, también debe realizar un seguimiento de los datos que necesita para medir el impacto que tiene su capacitación en el negocio. Estos datos son clave para probar si su entrenamiento funcionó o no según lo previsto.

A partir de los resultados y datos de la evaluación, determine cómo avanzar. Mantenga las partes que funcionaron y perfeccione las que no. Lo más probable es que no tenga que empezar de nuevo desde cero, sino iterarlo hasta que esté tan enfocado y efectivo como lo necesita.

Claramente, hay una gran cantidad de información disponible sobre este tema. Tratar de asimilarlo todo a la vez puede ser un poco abrumador. Comience definiendo claramente la necesidad de capacitación y cómo medirá la capacidad de su programa de capacitación para abordarla. Una vez que se identifican, quién, qué, cómo y dónde se materializan con bastante rapidez.

¿Cuál es su enfoque para diseñar la capacitación de los empleados? ¿La información aquí resuena con su experiencia? ¡Dinos en los comentarios!

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