7 principios de gestión de riesgos para ejecutar proyectos exitosos

Por qué debería priorizar la gestión de riesgos del proyecto

• Manejará los problemas inesperados de manera proactiva, lo que puede evitar que pierda dinero e incluso puede generarle dinero.
• Podrás aprovechar las oportunidades que se presenten.
• Los miembros del equipo estarán encantados de no tener que solucionar problemas que podrían haberse evitado.
• Los proyectos se entregarán en la fecha de vencimiento y dentro del presupuesto, y tendrán el nivel de calidad que espera su cliente.

7 principios de la gestión de riesgos de proyectos

Es un gran error suponer que no se producirán problemas durante el transcurso de su proyecto. Esto no es seguro; es ignorante Las empresas inteligentes escriben la gestión de riesgos en el proyecto mismo, así como en la capacitación de los empleados e incluso en las operaciones diarias. Repasemos siete principios de la gestión de riesgos.

1. Definir el alcance del trabajo para un proyecto

El alcance del trabajo (SOW) de un proyecto debe incluir:

• Información del cliente
• Información del contratista
• Entregables
• Hitos

Sin embargo, esos son solo los conceptos básicos. Su SOW debe ser lo más detallada posible para que su cliente sepa qué está dentro del alcance del trabajo y qué no. Responda preguntas como «¿Qué sucederá si el cliente solicita cambios después de aceptar el proyecto como completado?» o «¿Cómo se verá afectada la línea de tiempo del proyecto si el cliente no proporciona la información necesaria a tiempo?»

Se debe escribir un SOW nuevo para cada proyecto. Cada cliente y contrato será diferente, y si usa una plantilla genérica, se perderá algo.

2. Identifique los riesgos lo antes posible

Ser capaz de ver el riesgo que se avecina requiere mantener la mente abierta y pensar en el futuro de un proyecto, no solo en su estado actual.

Los empleados son una gran fuente para esto. Tienen experiencias variadas y pueden señalar cuándo necesita la gestión de riesgos. Organice reuniones individuales y sesiones con todo el equipo para solicitar comentarios y consejos. Además, hable con otros profesionales de la industria que hayan trabajado en proyectos similares. Descubra qué salió mal en sus proyectos y los problemas que pudieron prevenir a través de la gestión de riesgos.

En última instancia, desea pasar por cada paso del proyecto y discutir cualquier inquietud o posible problema. No hay ninguna sugerencia que sea demasiado tonta o descabellada en este punto: esta es una sesión de lluvia de ideas y todas las ideas son bienvenidas.

Las áreas del proyecto para evaluar la gestión de riesgos incluyen:

• Presupuesto
• Requisitos del cliente
• Contratos
• Documentación
• Personas (por ejemplo, si un miembro del equipo central se enferma)
• Cronograma
• Tecnología
• Clima y desastres naturales

Puede desglosar más estas categorías si lo desea. Por ejemplo, la categoría «calendario» se puede dividir en diferentes entregas de diseño de sitios web y luego se puede evaluar el riesgo para cada uno.

3. Identifique también las oportunidades

Así como puede prever dónde un proyecto puede volverse loco, puede prever dónde podría volar si no falla. Prepararse para las oportunidades es una parte importante de la gestión de riesgos.

Supongamos que está creando una página de destino para un cliente. Está trabajando con un equipo de marketing para dirigir el tráfico a esa página de destino; una vez que los visitantes están allí, espera que se conviertan gracias a su fenomenal diseño y copia de ventas. Por un lado, puede prepararse para que la página de destino no convierta a tantas personas como esperaba o que el formulario de registro tarde demasiado en cargarse.

Pero, ¿y si todo sale al revés? El anuncio del equipo de marketing funciona tan bien que están rogando por un mayor presupuesto para obtener aún más tracción. Tantas personas convierten en la página de destino que el sitio web apenas puede manejar la afluencia de tráfico. Estos son grandes problemas para tener, y deben planificarse al igual que los negativos.

4. Asignar importancia al riesgo

Califique cada riesgo. Es más fácil usar una escala del 1 al 5, siendo 1 el menos impactante y 5 el más impactante. Primero, responda la pregunta: «¿Qué tan probable es que ocurra el riesgo?» y calificarlo en esa escala. Luego, califique el impacto de lo siguiente: tiempo, costo y calidad. Si es un riesgo positivo, también puede calificarlo en términos de sus beneficios, como «¿Qué tan beneficioso será este riesgo si ocurre?»

Hacer esto lo ayudará a priorizar qué riesgos mitigar primero y le dirá cuáles se pueden dejar de lado o incluso ignorar por completo. Si hay un riesgo que es muy probable que ocurra y que tendrá un gran impacto negativo, necesita su atención. Si hay uno que no es muy probable que ocurra y solo tendrá resultados insignificantes si ocurre, puede dejarlo para más tarde o incluso omitirlo por completo.

Hay un área gris.

Digamos que estás diseñando un sitio web para un nuevo cliente. Esta es la primera vez que trabaja con ella y ya sabe que no quiere trabajar con ella en el futuro: sus demandas son altas y poco realistas y su presupuesto es bajo. Quiere un sitio web sólido, pero no puede permitírselo, y no parece entenderlo. Vas a tener que entregar menos de lo que ella pidió, ceñirte a lo básico y las necesidades y dejar de lado las campanas y silbatos.

Aquí está el riesgo: a menos que entregue lo que ella quiere dentro de su presupuesto (lo que no está dispuesto a hacer), decepcionará seriamente al cliente y probablemente no lo contratará en el futuro. La probabilidad de que esto suceda es un 5.

Esto no va a afectar el tiempo o el costo, la razón por la que está diciendo «no» a sus demandas es trabajar dentro de las limitaciones de tiempo y presupuesto, pero va a afectar la calidad, al menos a los ojos del cliente. Aquí hay otra pregunta, sin embargo: ¿te importa? Tal vez no. No desea volver a trabajar con ella, por lo que, si bien el riesgo de que suceda lo peor es alto, el impacto en el futuro de su negocio es bajo: ya sabe que se avecina y está de acuerdo con eso.

El riesgo y el impacto actual obtuvieron una calificación alta, pero el impacto futuro no, por lo que, aunque los números están ahí arriba, esto no necesita mucha atención.

Lo contrario también puede ser cierto.

Puede haber algo que aparentemente es pequeño, es poco probable que suceda, no tiene un gran impacto en el tiempo, el costo o la calidad, pero sigue siendo importante para usted, por el motivo que sea. Por ejemplo, supongamos que tiene un cliente para el que ha creado numerosos sitios web. Siempre está encantado con tu trabajo. Ahora, tiene un proyecto ligeramente diferente para ti, un sitio web para una industria con la que no estás tan familiarizado como con otras. Está bastante seguro de que todavía puede entregar lo que quiere y que el cliente quedará impresionado. El riesgo de que algo salga mal es bajo. Sin embargo, todavía está allí, y usted tiene una relación tan fantástica con este cliente que desea evitar todos los riesgos posibles. Los números de evaluación de riesgos son bajos, pero la importancia es alta, por lo que aún lo incluirá en su lista de riesgos para prevenir.

5. Descubra cómo responder al riesgo

Ha determinado qué riesgos necesitan su atención en este momento. ¿Qué vas a hacer , sin embargo? ¿Qué acciones hay que tomar y por qué?

El método del triple por qué para la gestión de riesgos

Para profundizar en la causa raíz de un problema potencial, soy un gran fanático de preguntarse una serie de 3 partes de «¿por qué?»

Tomemos el ejemplo de ese cliente que quería el mejor sitio web del mundo pero tenía un presupuesto pequeño para ello. Ya hemos establecido que se sentirá decepcionada por no poder obtener todas las funciones que desea. Una cosa que no puedes hacer por ella es crear un chatbot personalizado . En lugar de simplemente decir: «Bueno, no podemos hacerlo, es tan difícil», averigüe por qué esto es un problema:

• ¿Por qué es esto un problema? El cliente no tiene el presupuesto para el chatbot personalizado que quiere. Le va a molestar que no tenga esta función en su sitio web.
• Por qué: Porque quiere una manera para que los clientes se comuniquen con ella de inmediato y siente que el chat en vivo es la mejor manera de ofrecer eso.
• Por qué: Porque hay menos aros por los que el cliente debe pasar. Pueden ponerse en contacto con su empresa sin enviar un correo electrónico o descolgar el teléfono primero.

Bueno. Así que hemos determinado que el verdadero problema no es: «El cliente quiere algo que no puede pagar». El problema es que el cliente quiere una forma para que los clientes chateen en vivo con su empresa, y asume que un chatbot personalizado es la única forma de hacerlo. En lugar de decir «No, lo siento», puedes volver a ella con una alternativa que ella pueda pagar, como integrar Facebook Messenger en su sitio web. Ahora ha resuelto el verdadero problema, ese tercer «por qué».

Las 4 formas de manejar el riesgo

Ahora que conoce la causa raíz del problema potencial, existen cuatro formas básicas de abordarlo:

• Evitación: evite que ocurra el riesgo para que no dañe su proyecto.
• Mitigación: Tomar medidas para limitar cuánto daño puede causar el riesgo.
• Transferencia: contratar a otra persona para que asuma el riesgo. Por ejemplo, puede contratar a un abogado para que revise un contrato.
• Aceptación: Esto es lo que elegirá si las otras tres opciones no están disponibles o no son realistas.

6. Mantenga un registro de riesgos

Utilice una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los riesgos que espera. Además de las escalas de evaluación de riesgos mencionadas anteriormente, aquí hay algunos campos para incluir y detalles para desarrollar:

• La fecha en que agrega la entrada y cualquier otra fecha importante, como cuando sucede algo importante
• Descripción del riesgo
• Probabilidad de que ocurra el riesgo
• La persona responsable de la gestión del riesgo, determinada por quién es más adecuado para ese riesgo en particular
• Respuesta(s) adecuada(s) al riesgo
• Estimaciones de alto y bajo costo para diferentes respuestas al riesgo
• Estado actual

La complejidad del registro de riesgos coincidirá con la complejidad del proyecto. Para el diseño o desarrollo de sitios web simples que ha realizado cientos de veces antes, un registro de riesgos informal le servirá perfectamente. Para un proyecto de gran alcance y para un cliente VIP, querrá un registro de riesgos más formal y detallado.

7. Revisar periódicamente los riesgos del proyecto

Cada semana, revise su registro de riesgos para actualizar la información, determine qué abordar a continuación y agregue riesgos a medida que surjan. La gestión de riesgos no es un ejercicio de una sola vez; tiene que ser monitoreado y actualizado a lo largo de la vida útil de un proyecto.

Mantenga su registro una vez que el proyecto haya terminado y también; es posible que pueda aprender de él y predecir con mayor precisión los riesgos futuros para proyectos similares. Incluso puede desarrollar una lista de verificación de riesgos para un proyecto futuro basada en uno anterior.

Terminando

Nunca podrá identificar, planificar y prevenir todo lo que podría salir mal en un proyecto. Sin embargo, con una gestión de riesgos inteligente, puede identificar una gran cantidad de riesgos potenciales y hacer un plan para abordarlos antes de que se conviertan en un problema. Entonces, tendrá más tiempo para dedicarse a los riesgos que no vio venir.

¿Está buscando una manera de mantener todos sus proyectos en orden? Consulte nuestro artículo sobre Asana , que incluye una descripción detallada y recomendaciones de casos de uso.