Zoho puede no ser un nombre tan conocido como Microsoft o Google, y su CRM puede no estar tan extendido como, por ejemplo, Salesforce. Pero Zoho ha sido un fuerte competidor en el panorama de CRM durante muchos años debido a su sólido conjunto de funciones y su calidad y utilidad en general.
Si está buscando un CRM para su negocio, Zoho es uno de los principales contendientes que encontrará. Incluso la versión gratuita es lo suficientemente completa como para que sea el único paquete de CRM que necesita. Eso es mucho decir en la era del software freemium. Entonces, dado que parece probable que muchos en nuestra comunidad usen Zoho para sus propios negocios, pensamos que sería una buena idea crear un manual para que pueda comenzar a trabajar más rápido.
¡Empecemos!
Lo hace… mucho. Solo en función de la página de inicio oficial , obtiene un asistente de inteligencia artificial llamado Zia (en planes pagos), herramientas de comunicación multicanal (que incluyen chat en vivo, seguimiento/mensajería de visitantes del sitio web y telefonía), análisis detallados de sus datos y métricas, y Manejo de liderazgo. Zoho tiene embudos de ventas personalizados y portales de clientes/proveedores tanto para equipos como para individuos.
Uf. Ofrecen mucho .
Además de eso, el CRM es solo una parte de todo el conjunto de herramientas de Zoho. La compañía tiene más de 60 aplicaciones que pueden integrarse de alguna manera si lo desea. Por lo tanto, puede agrupar, agregar y ampliar el CRM de cualquier forma que requiera su equipo.
Sin embargo, para esta descripción general en particular, nos limitaremos a Zoho CRM en sí, no a los paquetes que lo incluyen.
Comenzar es fácil
Zoho hace que registrarse (e ingresar) sea realmente fácil para usted. Si usa Google Apps para el trabajo de alguna manera, puede usar eso para iniciar sesión (o también una cuenta normal de Google). O puedes usar LinkedIn. (Cabe señalar que los inicios de sesión de terceros son para cuentas comerciales. No se ve Facebook o Twitter). También puede registrarse a la antigua usanza con un correo electrónico y una contraseña, que honestamente es igual de simple.
Zoho lo configura con una prueba de un mes de la versión Enterprise cuando se registra. Es realmente increíble y la versión de prueba podría hacer que encuentres el dinero en tu presupuesto para la actualización. A continuación se muestra la versión breve de su página de actualización. También puede ver el desglose detallado de cada nivel en el sitio de Zoho.
El tablero
Cuando inicie sesión por primera vez en su tablero, se le presentará una vista a la que probablemente ya esté acostumbrado: una ventana emergente de notificación del navegador. Sugiero tocar Permitir esta vez porque las notificaciones de CRM son bastante útiles.
Una vez hecho esto, verá todo su tablero. Comienza con las métricas básicas que necesita de un CRM: tareas abiertas, clientes potenciales de hoy y cierre de este mes. Sin ellos, realmente no puede planificar su estrategia de ventas y marketing. Sin embargo, Zoho CRM no lo limita a esos. Haga clic en el + verde en la esquina inferior derecha para abrir el modal Agregar componente y elija qué otros cuadros necesita su tablero de inicio.
Y si eso no es suficiente personalización, puede hacer clic en la flecha cerca de la esquina superior derecha junto a su nombre para abrir un menú para ver la vista clásica (simplemente Eventos de hoy y un calendario de tareas). El menú también puede llevarlo a una página completamente nueva donde puede crear y guardar varias plantillas de tablero de inicio. Aquellos de ustedes que tienen miembros de equipo muy especializados sacarán el máximo provecho de esta función.
Clientes potenciales de Zoho CRM
Los clientes potenciales son el corazón y el alma de un CRM. Representan organizaciones o personas que pueden convertirse en clientes. Se diferencian de los contactos (a los que nos referiremos más adelante) en que un contacto no es necesariamente un cliente potencial, pero pueden ponerlo (espérelo) en contacto con uno. Por ejemplo, Sarah Hah, la administradora de redes sociales de Not On The App Store, LLC podría ser su contacto. Su supervisora, Darlene Connor, sería la líder con la que trabajaría en su trato. Así que Darlene se convierte en tu protagonista.
Puede obtener sus clientes potenciales en el CRM de dos maneras diferentes, pero la más fácil para comenzar es una importación directa. Utilice un archivo exportado de la mayoría de los principales CRM (Highrise, Salesforce, etc.) o un archivo .CSV. También puede ingresar toda la información a mano si no tiene una exportación a mano. O si tiene una pequeña cantidad de clientes potenciales para empezar. La mayoría de las empresas no utilizarán inicialmente la opción manual.
Una vez que realiza el proceso de mapeo de los campos a través del asistente de importación (si su .CSV está configurado correctamente, no tendrá ningún problema aquí), Zoho le muestra la página de administración de clientes potenciales. Aquí podrá filtrar, clasificar e interactuar con estas personas y empresas prácticamente de la forma que desee.
Cuando hace clic en el botón Todos los clientes potenciales , obtiene un menú de filtro para mostrar listas preestablecidas específicas y hacia abajo en la columna izquierda. Luego ajusta eso como quieras. El botón de importación se encuentra en la esquina superior derecha y lo lleva de regreso a la pantalla anterior, mientras que él + va a la pantalla de creación manual de clientes potenciales.
Independientemente de cómo ingrese la información, todos terminan en la pestaña Clientes potenciales . Y cuando hace clic en cualquiera de los nombres de los clientes potenciales, se le lleva a su página de perfil detallada.
Interactuar con clientes potenciales individuales
Los perfiles de clientes potenciales individuales hacen que las cosas fluyan sin problemas a través del embudo de ventas. Dicho esto, no puedes hacer mucho en esta pantalla. Probablemente usará más el botón Enviar correo electrónico y el botón Nueva llamada . Cuando presiona Enviar correo electrónico, Zoho CRM abre una ventana de correo electrónico integrada. No te preocupes por el seguimiento o las extensiones del navegador. Está justo ahí. El botón Nueva llamada también puede programar o realizar una llamada inmediata a través de telefonía en su navegador. Eso es una locura útil.
También puede crear nuevas tareas y eventos de calendario para este prospecto en particular, que se agregan automáticamente a los lugares apropiados dentro del CRM: el calendario del equipo, el feed de actividades, la lista de tareas, etc. Y al igual que el botón Nueva llamada, ¡ Reunirse ahora ! El enlace abre una nueva ventana de videoconferencia. La herramienta VOIP incorporada es como Zoom.us , Skype, etc. (Aunque también tiene la opción de usar su propio software preferido).
Y luego están los dos enlaces más importantes de la página: Nueva tarea y Nuevo evento. ¿Por qué, te preguntarás, son más importantes que poder llamar y contactar a tu cliente potencial directamente? Porque esos no se enrutan a través del embudo principal. Ese es tu objetivo: llegar al punto en el que necesites esas herramientas, los eventos y las tareas son necesarios.
Las tareas se explican por sí mismas. Estas son acciones específicas que deben tomarse dentro de un cliente potencial. Puede marcarlos como no iniciados, en progreso , diferidos, completados o esperando entrada. También se adjuntan a cuentas específicas y miembros del equipo con una jerarquía de prioridad. Aparecen, como la mayoría de las acciones, dondequiera que se haga referencia a la acción del cliente potencial/contacto.
Los eventos son los eventos son los eventos
Los eventos son incluso más simples que las tareas, pero igual de importantes. Son eventos del calendario. Eso es todo. No puede liderar muy bien un equipo o hacer ventas o trabajar a través de sus procesos sin ellos. Estos también se adjuntan a clientes potenciales, contactos y miembros del equipo, y puede invitar a quien elija. Y nuevamente, se hará referencia a estos dondequiera que existan los participantes dentro de Zoho CRM.
Dentro del propio perfil de cliente potencial, puede ver cómo interactúan todos estos y cómo se enumeran. También obtiene otras opciones que se indexan en las distintas pestañas y secciones del CRM.
- Notas : adjunte documentos pertinentes solo a esa nota, pero no al perfil en sí. Solicitudes específicas del proyecto, etc.
- Archivos adjuntos : documentos necesarios a largo plazo y registros relevantes por un tiempo
- Actividades abiertas : cosas que tiene próximas, enumeradas y filtradas de la forma que elija y separadas por tipo (eventos, tareas, llamadas, etc.)
- Actividades cerradas : registros de las cosas que usted o su equipo han completado
Del cliente potencial al feed
Todo lo que usted o su equipo le hagan a un cliente potencial o a un contacto, o prácticamente cualquier otra cosa en Zoho CRM, aparecerá en la pestaña Feed . Todo lo que acabo de hacer con el perfil de cliente potencial anterior se refleja en el feed para que todos lo vean. Pero cuando está en un equipo y usa esto para un CRM real para su negocio, no será solo un contacto o un cliente potencial. Son todos ellos, aunque puede usar la Preferencia de fuentes para configurar cuáles se muestran a todas las personas de la organización.
Ahí es cuando necesitará configurar diferentes reglas que puede seguir para las necesidades específicas que pueda tener. Puede crear alertas cuando una determinada empresa alcanza un cierto nivel de ingresos y mucho más. Y recuerde que presionar el botón Crear lo lleva automáticamente a la misma ventana que el botón «Administrar».
Actividades
No pasaré mucho tiempo aquí porque es un poco redundante en este punto, pero la pestaña Actividades le brinda acceso a los eventos, llamadas, tareas y ofertas que ha configurado en otro lugar. Si necesita ver un resumen total del estado actual de su empresa, vaya a la pestaña Actividades. Puede personalizar, filtrar y crear nuevas vistas de cualquier información de la que necesite una descripción general.
Si prefiere un diseño de lista en lugar de columnas, también puede configurar esa vista.
También puede realizar nuevas llamadas, eventos y tareas desde esta pestaña. Es realmente una descripción general de Zoho CRM, no solo partes de él. La única acción que no puede realizar aquí es configurar una videoconferencia.
La pestaña Vistas (seguimiento de usuarios)
La pestaña Vistas es ridícula. Lo digo de la mejor manera posible. Puedes hacer tantas cosas desde esta pestaña que es ridículo. Básicamente, esta pestaña es cómo convierte a los visitantes de su sitio web en contactos y clientes dentro de Zoho CRM. Cuando haga clic por primera vez en la pestaña, simplemente presione los dos botones Comenzar que se le presentan secuencialmente. El CRM lo guiará a través del proceso de configuración de su sitio web para realizar un seguimiento de los visitantes.
Una vez hecho esto, lo llevará a la página de configuración. Aquí, Zoho le brinda el código de seguimiento que insertará en algún lugar de la sección del cuerpo de su sitio web. Le sugiero que también se asegure de desmarcar la casilla Ocultar icono de chat. Menos fricción entre tus visitantes y tú siempre es bueno.
La mayoría de los temas de WordPress tienen una sección para que hagas esto fácilmente (para scripts de cuerpo, pie de página y encabezado ). Este es un ejemplo de dónde colocaría este código en Divi . Está debajo de su tablero en Divi -> Opciones de tema -> Integración . Simplemente pegue el código en el cuadro con la etiqueta Agregar código al cuerpo . También asegúrese de que la opción etiquetada Habilitar código de cuerpo esté activada.
(Para otros temas de WP, este campo suele estar en las opciones de tema o en Apariencia -> Personalizar ).
Con eso instalado, cualquier visitante de su sitio obtendrá un ícono de chat en vivo en la esquina de su pantalla. Y si un miembro de su equipo no está disponible a través del chat en vivo, la ventana emergente enviará un correo electrónico que aparecerá en Zoho CRM, así como la dirección de correo electrónico conectada del propietario del formulario.
Recibir notificaciones sobre los visitantes
Siempre que haya un visitante en su sitio, la persona de su equipo asignada al formulario verá una notificación en la esquina inferior derecha de la ventana de CRM. Esta notificación persiste en todas las páginas y pestañas. El miembro del equipo puede entonces rastrear el flujo del usuario a través del sitio. Cuando se envía un mensaje o una solicitud de chat, también aparecerá aquí.
Cuando hace clic en la notificación expandida, obtiene mucha más información sobre lo que está sucediendo. Desde los mensajes y el chat hasta la información del navegador, el sistema operativo, donde el usuario ingresó al sitio y la dirección IP . Su información también se agrega automáticamente a Clientes potenciales y Zoho agrega su mensaje a la sección Notas . Todo esto se rastrea en las pestañas Actividades y Feed .
Su información también se agrega automáticamente a Clientes potenciales y Zoho agrega su mensaje a la sección Notas . Todo esto se rastrea en las pestañas Actividades y Feed . El CRM también crea una tarea automáticamente para realizar un seguimiento y, luego, Zoho la adjunta tanto al nuevo líder como al miembro del equipo asignado.
Mira, esta información está en todas partes . Automáticamente. Todo porque la pestaña Visitas es, como dije, ridícula. ¿Bien?
Informes
Básicamente, puede informar sobre cualquier cosa y todo lo que haya sucedido en su CRM. Desde nuevos clientes potenciales hasta llamadas de hoy e informes de rendimiento de vendedores individualizados. Cualquier información que necesites, la tienes.
No obtienes nada demasiado especial dentro de las opciones de informes, pero está bien. Informar es informar es informar. Son datos, métricas y análisis para los fanáticos de los datos. Y eso es suficiente.
Cuentas y Contactos
Si bien estas son dos secciones separadas de Zoho CRM, no puede hacer negocios con ninguna sin la otra (al menos no realmente). Las cuentas son las organizaciones y empresas con las que hace negocios. Esto sería Elegant Themes o Automattic o Nintendo. Los contactos , entonces, son las personas dentro de esas organizaciones con las que tendría contacto: Nick Roach, Matt Mullenweg, Shigeru Miyamoto.
Puede recorrer estas secciones de dos maneras. Puede crear la cuenta primero, completando toda la información pertinente (dirección, número de teléfono, industria, sitio web, ingresos, etc.). O puede crear la cuenta a partir de un solo contacto usando la opción Creación rápida: Cuenta , luego regrese y complete los datos asociativos más tarde. Tu decides.
Creación a través de la pestaña Cuentas
En la pestaña, simplemente presione el + en la parte superior derecha y complete toda la información pertinente. Sin embargo, no puede asociar contactos desde esta pantalla. Esto es únicamente para agregar la información de la organización.
Creación a través de la pestaña Contactos
La pestaña Contactos tiene el mismo + en la esquina superior derecha, para agregar un nuevo contacto. Si desea crear una cuenta y asociarla con un contacto existente, simplemente haga clic en su nombre. Accederá a la misma pantalla para completar o editar la información de ese contacto. Independientemente, el campo Nombre de la cuenta es lo importante para esta parte.
Para asociar este contacto con una cuenta existente , haga clic en el campo de texto, que activará un menú desplegable, o puede hacer clic en el icono de un edificio de oficinas para que aparezca un modal. Para crear una nueva cuenta y vincular este contacto a ella , presione el botón Nueva cuenta en cualquiera de las opciones. Termina con Guardar y asociar . Simplemente presionar Guardar solo creará la cuenta, pero todavía no se asociarán contactos con ella.
Solo puede asociar contactos y cuentas a través de esta pantalla. No puedes hacerlo desde la página de perfil de la Cuenta, recuerda. Y nuevamente, toda esta información aparece en la pestaña Feeds .
ofertas
Las ofertas son los registros y flujos que utiliza para realizar un seguimiento de dónde se encuentra en el proceso de convertir un contacto en un cliente potencial. Su equipo se mueve hacia abajo en el embudo y a través de los pasos del Acuerdo. Eventualmente, cerrará el trato como Ganador o cerrará el trato como Perdedor. (O la desafortunada pérdida ante un competidor). Sin embargo, cerrar el trato es prácticamente lo mismo que cualquiera de las otras creaciones por las que hemos pasado. Es el mismo tipo de campos, por lo que lo haremos y llegaremos a la página de ofertas.
El perfil de Trato no es muy diferente de cualquiera de las otras páginas de perfil. Obtiene el mismo tipo de opciones Nueva tarea, Nuevo evento, Nueva llamada que tenían los demás, y pone el mismo tipo de información sobre el Trato que hizo con la Cuenta o el Cliente potencial. Esta vez, sin embargo, puede asignar un contacto a la oferta, y esa es la persona que estará en contacto con su equipo . Les asigna varios roles, desde Compras hasta Tomador de decisiones , de esa manera realiza un seguimiento de todos los involucrados en este trato en particular.
A medida que trabaja en el acuerdo con estas personas, esta página se actualiza con la misma información que antes tenían los clientes potenciales, los contactos y las cuentas. De esa manera, mantienes todo completamente interconectado.
Convertir prospectos y contactos en tratos
De hecho, si comienza con un cliente potencial que parece prometedor, puede ingresar al perfil de cliente potencial y convertirlo en un nuevo contacto (o agregarlo a un contacto existente). ¿Cómo? Presiona el botón verde que dice Convertir. Bastante fácil, ¿verdad?
Durante este proceso, incluso puede iniciar un nuevo Trato que automáticamente tendrá asignados y conectados todos los Contactos, Cuentas, Notas y Actividades necesarios cada vez que presione guardar, o en este caso, Convertir . Si existe un contacto con la información proporcionada por el cliente potencial, puede fusionarlos, pero si no, simplemente crea uno nuevo. No es gran cosa.
Como ejemplo, puede ver cuando las cosas se convierten, la tarea de seguimiento que se creó para el Cliente potencial cuando se envió el correo electrónico a través del sitio web ahora se incluye en el nuevo Trato, así como el contacto existente, que de otro modo no estaba asociado con él de ninguna manera. ¿Guay, verdad?
Documentos
Se puede acceder a la pestaña Documentos desde el icono de puntos suspensivos en la barra de herramientas (los tres puntos). Es simple y al grano. Puede cargar documentos, música, imágenes, videos y carpetas completas para mantenerlos dentro de su entorno de Zoho CRM. También puede presionar el botón Crear y acceder a las versiones de Zoho de un procesador de textos, software de hoja de cálculo y creador de presentaciones. Funcionan como Microsoft Office 365 o Google Drive, y parecen funcionar bastante bien según mis pruebas limitadas.
La pestaña Campañas
La última característica principal de Zoho CRM es la pestaña Campañas . Las campañas son otra forma de organizar sus clientes potenciales y canalizarlos a través del proceso hasta que se cierren los tratos (y se gane, con suerte). Son campañas de marketing, en realidad, y usted establece un presupuesto, establece sus ingresos esperados y realiza un seguimiento de los costos reales. Los tipos de campañas de marketing difieren, por lo que puede realizar un seguimiento por algunas de las categorías más comunes. También puede ajustar el estado de la campaña en cualquier momento.
Una vez que se guarda, se le lleva a la página de perfil ahora familiar para la campaña. Obtiene el mismo tipo de opciones de siempre para correos electrónicos, tareas y demás. Además, esta vez, puede adjuntar y crear clientes potenciales para la campaña. De esa manera, usted y su equipo pueden realizar un seguimiento aquí en el proceso en el que se encuentran para que no se repitan.
Y, como probablemente suponga en este punto, la campaña ahora también aparece en el perfil del cliente potencial.
Ahora probablemente pueda ver la verdadera belleza de Zoho CRM ( y también de otros CRM ): toda la información que necesita está en cualquier lugar donde pueda estar. Es asombroso.
Varios Características
Hay un par de otras características escondidas dentro de Zoho que también quiero mencionar. No son tan integrales como el seguimiento de clientes potenciales o la gestión de campañas, pero no obstante son útiles.
La primera es la función Notas adhesivas que está atascada todo el día en la esquina inferior derecha de cada página. (Y sí, esperé para hablar de esto hasta ahora solo para hacer ese terrible juego de palabras). El pie de página fijo y sus herramientas tienen atrapado por nosotros en casi todas las capturas de pantalla. Cuando haces clic en el ícono, aparecen y se quedan hasta que vuelves a hacer clic en el interruptor, o en algo que no es una nota adhesiva. Úselos como un bloc de notas para asegurarse de que sus ideas se mantengan, y para obtener información temporal que podría necesitar saber en ese momento o en el futuro inmediato, pero luego deshágase de ella.
Directamente al lado de Sticky Notes está su atajo para atajos . Haga clic en el reloj en la esquina inferior derecha más lejana para obtener una lista de Elementos recientes . Haga clic en cualquier elemento de la ventana emergente y llegará allí sin tener que navegar por todos los niveles y capas de cada sección. es bastante agradable Te va a encantar este.
Y finalmente, el gran ole + en la esquina superior derecha junto a su foto de perfil le brinda un atajo para crear cualquier cosa que hayamos tratado hasta este momento. Donde las pestañas correspondientes lo llevan primero al tablero, estos accesos directos crean una nueva entrada, eliminando al intermediario. O ficha intermedia. O algo. Lo que sea. Nuevamente, esto hará su vida más fácil y el flujo de trabajo más eficiente, como suelen hacer los atajos.
Entonces… ¿Zoho o No Go?
Bueno, eso es todo para Zoho CRM. Bueno, al menos para la versión gratuita. Piénsalo. Esto repasaba solo las herramientas que puede usar en la versión gratuita del CRM . Agregue cualquiera de sus funciones pagas, y puede pensar en ello como pasar de conducir un Prius a conducir un Tesla. Es una mejora importante, seguro. Pero si conducir el Prius es como usar la versión gratuita de Zoho CRM… abróchense los cinturones de seguridad. (Y sí, en realidad conduzco un Prius).
Si es un usuario de WordPress, también le puede interesar saber que Zoho CRM se puede integrar con varios complementos de WordPress, como el Formulario de contacto 7 .
¿Cómo se comparan sus experiencias con Zoho con otros software de CRM que ha usado?
Imagen destacada del artículo por Red Deer / shutterstock.com