Cuando reúnes a la gente, incluso para trabajar hacia un objetivo abiertamente positivo, las cosas se vuelven locas. Las personas más organizadas a menudo se equilibran con el azar. Se producen tangentes, se producen debates fuera de tema y, antes de que se dé cuenta, el tiempo asignado para la reunión se acaba y lo único que ha podido decidir es si tiene o no quórum para poder aprobar las actas de la última reunión. Y probablemente no lo haga porque lograr que los cronogramas se alineen puede ser la parte más difícil de la administración de la junta y el servicio del comité sin fines de lucro.
Sin embargo, hay una luz al final de la mesa de conferencias. Wired Impact (las mismas personas que crearon este delicioso complemento de administración de voluntarios ) lo ha vuelto a hacer con su software gratuito de administración de juntas sin fines de lucro llamado, muy acertadamente, Nonprofit Board Management.
Los desarrolladores de Wired Impact entienden a qué se enfrentan las organizaciones sin fines de lucro. A pesar de todo el buen trabajo que proviene de las juntas de NPO, hay un montón de logística detrás de escena que debe resolverse . Los documentos deben estar disponibles para todos (pero aún así ser seguros y confidenciales), se deben establecer reuniones, se deben nombrar comités, los miembros rotan y también sus posiciones. Hacer malabares con todo puede ser bastante difícil.
En realidad, se puede decir lo mismo de cualquier comité, no solo de las juntas sin fines de lucro. Los comités de profesores son una parte importante de la vida académica (incluso estipulados en la mayoría de los contratos como un deber obligatorio para muchos instructores y profesores), y el hecho de que tenga un grupo de doctores trabajando juntos no significa que todo se esté haciendo de manera eficiente. Lo mismo ocurre con cualquier comité en realidad: grupos de voluntarios, subcomités dentro de esos voluntarios, grupos de expertos , organizadores de eventos comunitarios, lo que sea.
La idea sigue siendo la misma. La gestión de segundo plano de alto nivel es difícil. Pero no tiene que ser así. Este complemento establece una base que puede usar para mantener a su junta o comité (facultad o de otro tipo) en el buen camino para que no solo se aprueben las actas, sino que también estén llenas de información útil y conocimientos prácticos.
Configuración de la Junta
Cuando descarga e instala el complemento , obtiene un nuevo menú en su tablero: Board Mgmt . Puede encontrarlo cerca de la parte inferior de su panel de administración.
No se puede tener una junta sin miembros, así que primero dirígete a la página de miembros de la junta . En este punto, verá que no tiene miembros. Incluso tú. Solucione eso presionando el botón Agregarme al tablero . (Siempre puede eliminarse de su perfil de usuario).
Usted se convierte en miembro de la junta de inmediato. Ahora puede confirmar su asistencia a las reuniones, participar en comités, lo que sea. O no puedes hacer nada de eso. Básicamente, solo tiene acceso a la gama completa de funciones de miembros de la junta dentro del complemento.
Desde esta pantalla, continúe y presione el botón Agregar nuevo usuario en la parte superior. Lo bueno del complemento de administración de juntas sin fines de lucro es que utilizan los usuarios predeterminados de WordPress como base y agregan nuevos campos y roles para usted. Agregar un nuevo miembro es tan fácil como agregar un nuevo miembro. Si tiene un correo electrónico para ellos, está listo para comenzar.
Guarde al nuevo miembro y aparecerá en la lista general de usuarios de WP, como todos los demás. Solo que tendrán el rol de miembro de la junta en lugar de voluntario, administrador o maestro de llaves.
Editar cualquier miembro de la junta lo llevará a la misma página de perfil que todos los demás, pero hay algunos campos nuevos: Empleador actual , Título del trabajo , Sus comités y Número de teléfono. Todo lo que los miembros de la junta y del comité necesitarán saber sobre usted y podrán buscarlo fácilmente.
Además, la información aquí también se mostrará más tarde, si desea enumerar a los miembros de su junta en su sitio usando un código abreviado.
Eventos de la Junta
La gestión de la junta sin fines de lucro no tiene que ser solo reuniones y trabajo pesado. Tal vez esté organizando una comida al aire libre, un almuerzo o una fiesta para llenar sobres. Pero lo más probable es una reunión de algún tipo. Hacer que la gente se presente puede ser difícil. Probablemente todos ustedes también usen diferentes sistemas de programación, y tal vez sus calendarios se odien entre sí (Outlook e iCal, te estoy mirando a ti). Si es así, entonces necesita un complemento de calendario de eventos genérico o el complemento de eventos de tablero de nicho .
En Board Mgmt , tiene la página Board Events . Puede presionar el botón Agregar evento de tablero para hacer precisamente eso, y también puede ordenarlos por eventos pasados, próximos o todos para el tablero u organización. Verá la ubicación, la fecha y la hora, la descripción, los asistentes y todas las confirmaciones de asistencia.
En realidad, crear el evento de la junta no es más difícil que escribir una publicación de blog o programar la reunión a través de Outlook o Google Calendar. Le das un nombre, una ubicación, una fecha y una hora, y puedes escribir una descripción para que la gente sepa de qué se trata (puedes entrar en tantos o tan pocos detalles aquí como quieras: agenda completa o un fragmento breve) . Luego simplemente presione Publicar y habrá programado su reunión.
Recuerde, también hay un elemento de menú Agregar evento de tablero , por lo que no tiene que pasar por la vista de lista cada vez.
Luego, todos en el tablero pueden ver el evento en el tablero del sitio y confirmar su asistencia. (O no, si son ese miembro de la junta. Cada junta tiene uno. Ya sabes quiénes son).
Dado que estamos hablando de eventos, este es también el punto en el que debo informarle sobre las dos extensiones premium para el complemento de administración de juntas sin fines de lucro. No son necesarios de ninguna manera, pero si desea agregar un poco de automatización o seguimiento a la mezcla, Wired Impact también puede hacerlo. La extensión de seguimiento de asistencia a eventos hace lo que parece: realiza un seguimiento de la asistencia a las reuniones de su junta directiva. Puede revisar y obtener una descripción general de la junta, una descripción general y un desglose de un miembro individual, y obtener resúmenes e informes. Esto es excelente para informes de fin de año y análisis de subvenciones. También cuesta $ 11 por un año, por lo que es bastante razonable.
Además, puede obtener la Extensión de correos electrónicos de recordatorio y RSVP de eventos automáticos por $ 17. Una vez más, es bastante simple ver lo que hace. Pueden confirmar su asistencia desde su cliente de correo electrónico, ver quién no lo ha hecho todavía, recibir recordatorios automáticos por correo electrónico (esto en sí mismo vale $ 17, creo), así como mensajes manuales, quién recibe los recordatorios y bastante un poco más.
Por un total de $ 28 , puede obtener una tonelada de funciones agregadas a la administración de la junta sin fines de lucro, y creo que vale la pena. Pero también son totalmente opcionales.
Comités de la Junta
Los comités de la junta son casi exactamente como los eventos de la junta. Tiene un Comité de la Junta y un botón Agregar Comité de la Junta en su panel de administración. Cualquiera de los dos lo llevará a una página muy simple donde puede ingresar un nombre, miembros y una descripción de lo que se supone que debe hacer el comité. Cuando presiona Publicar , el comité se adjunta a cualquiera de los miembros de la junta que seleccionó.
La página del Comité de la Junta enumera todos los miembros de todos los comités. Y a medida que su junta crezca y se mueva a lo largo de su vida, acumulará más y más comités. Así que asegúrese de aprovechar la función de búsqueda para el mantenimiento de registros.
Recursos de la Junta
El último elemento del menú al que necesitará acceder es la pestaña Recursos de la Junta . En muchos sentidos, esta es la parte más importante del complemento porque mantener a las personas en la misma página (a veces literalmente) es tan importante como asegurarse de que sus horarios se alineen. Aprovechar los recursos de la Junta es imperativo para eso. En lugar de tener cadenas de correo electrónico con nuevas versiones de documentos, tratando de encontrar qué correo electrónico en particular contenía qué archivo adjunto en particular necesita un miembro de la junta, esta pestaña está diseñada para ayudar a organizar todo lo que su junta necesita en un espacio único y unificado.
En muchos sentidos (la mayoría, en realidad), la página de recursos de la junta funciona exactamente como publicar una publicación o una página. Continúe y presione el botón Editar los recursos de su tablero , y eso será evidente.
Puede agregar cualquier cosa a los recursos de la junta haciendo clic en el botón Agregar medios y luego cargando sus archivos (o seleccionándolos si ya están en su biblioteca de medios).
Después de eso, haga clic en Actualizar para ver que sus recursos se muestren exactamente donde deberían estar y formateados exactamente como los quiere.
¡Voila! Ahora tiene un backend completo para la administración de la junta sin fines de lucro, la organización del comité de profesores o cualquier otra cosa que necesite para mantener a las personas y la información donde pueda acceder a ella en cualquier momento.
Característica de front-end: lista de miembros de la junta
Sin embargo, hay una característica más pequeña que realmente no hace mucho con el panel de administración en sí. En muchos casos, las juntas deben mostrar a sus miembros al público, información de contacto y demás. Wired Impact también incluyó esa funcionalidad aquí, en forma de código abreviado: [list_board_members]
Simplemente coloque ese código abreviado en cualquier lugar que lo represente (un editor de texto de publicación o página, un widget de barra lateral o pie de página de texto o HTML personalizado, un módulo de código Divi , donde sea), y una lista completa de los miembros de su tablero aparecerá en el frente. final de su sitio.
Cada vez que publique el código, extraerá la información que haya incluido en el perfil de usuario de cada miembro.
Dado que la mayoría de los tableros son bastante extensos, querrá limitar la biografía al cuerpo de la publicación/página. Incluir el shortcode en un widget es difícil de manejar, pero quería que supieras que es posible.
Una última cosa
También vale la pena mencionar el área de soporte en Board Mgmg . El sitio web de Wired Impact también está lleno de recursos para usted, pero esta página tiene básicamente preguntas frecuentes para cubrir problemas comunes. Tenía muchas ganas de tomarme un segundo para mencionarlo porque no son solo entradas de texto, sino tutoriales en video. Son realmente accesibles y útiles, más de lo que tienden a ser muchas preguntas frecuentes de texto y páginas de soporte.
¿Ya está listo para una administración fácil de la junta sin fines de lucro?
Entonces, si tiene dificultades para discutir con todas las personas en sus juntas o comités sin fines de lucro, pruebe el complemento Wired Impact. Es simple y gratuito, e incluso si paga por las extensiones premium, está fuera de menos de $ 30. Cuando lo combine con sus otros complementos (especialmente el de administración de voluntarios), verá una gran mejora en lo que puede hacer en sus tableros. Al menos cuando tenga quórum para hacerlo. (¡Lo que la administración de la junta sin fines de lucro hace mucho más fácil !)
Si este complemento parece un poco más de lo que necesita, y todo lo que busca es un simple evento RSVPing, entonces le recomendamos estos complementos RSVP principales para WordPress .
¿Cómo maneja la gestión de comités y juntas sin fines de lucro?
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