Las cosas tienden a ponerse agitadas cuando se trata de personas. Y cuando esas personas son voluntarias, puede ser francamente caótico. La gestión de voluntarios puede ser un trabajo duro e ingrato. Lidiar con toda esa gente no es tarea fácil. Pero hemos encontrado un complemento de WordPress que creemos que puede ayudar con eso.
Probablemente no hace falta decirlo, pero este complemento de WordPress lo ayuda a administrar sus voluntarios . Por lo general, tiene cuadernos y carpetas de información, listas de contactos, grupos de Facebook y tal vez incluso una hoja de cálculo o cinco. Sin embargo, Wired Impact Volunteer Management puede encargarse de todo el proceso por usted.
Desde publicar la llamada hasta asignar roles y enviar recordatorios, hasta el seguimiento de las horas y la participación. Wired Impact realmente ha creado un complemento que hace casi todo lo que necesitan las organizaciones sin fines de lucro y los administradores de eventos.
Ah, ¿y mencionamos que es gratis ? Sí. Por lo tanto, se ajusta perfectamente a todos los presupuestos imaginables. Mientras esté ejecutando WordPress, está listo para comenzar.
Cómo poner en marcha a sus voluntarios
Para esta pieza en particular, supongamos que estamos organizando una carrera inspirada en el paquete de diseño Marathon (¡que también puedes encontrar en tu biblioteca Divi ahora mismo!). Ese tipo de eventos necesitan mucha gente haciendo muchas cosas diferentes, por lo que el complemento de gestión de voluntarios es perfecto.
Instalación y configuración
Todos conocen el ejercicio. Dirígete al repositorio de WordPress.org. Luego descargue, instale y active el complemento . La página del complemento en el repositorio tiene unas preguntas frecuentes bastante buenas sobre lo que hacen todos los diferentes términos y opciones. Léalo cuando pueda, también.
Una vez que el complemento esté instalado y activado, tendrá un nuevo menú en su tablero de WordPress: Volunteer Mgmt . Debajo, obtiene simplemente Oportunidades , Voluntarios y Ayuda y configuración . Todo bastante autoexplicativo.
Primero… Ajustes
Lo primero es lo primero, veamos Ayuda y configuración . La pestaña Ayuda lo vincula a las Preguntas frecuentes, y la pestaña General le permite decir sí/no a la carga del complemento o css personalizado (su llamada) y si usa un honeypot para el filtrado de correo no deseado (sugiero que sí).
La pestaña Valores predeterminados de oportunidades en realidad solo está poniendo su información de contacto y evento. Así que quienquiera que vaya a estar a cargo de la gestión de voluntarios, ponga su información aquí. Lo mismo para el lugar donde se llevará a cabo su evento (estos son solo valores predeterminados y se pueden cambiar cada vez que configure otra oportunidad).
El correo electrónico es la pestaña final, y puedes dejar todo por defecto si quieres. Puede personalizar el correo electrónico de registro que reciben los voluntarios, la notificación que recibe cualquiera de los administradores y los correos electrónicos de recordatorio que envía antes de su evento para actualizar a las personas sobre lo que están haciendo y cuándo.
Esta pestaña es una de las partes más fáciles e importantes de todo el complemento de gestión de voluntarios. Un problema importante que sufren muchos eventos es que los voluntarios olvidan que se inscribieron o se confunden sobre lo que se supone que deben hacer o ante quién deben informar. Esto soluciona todo lo que razonablemente puede esperar.
Configuración de oportunidades de voluntariado
Las oportunidades son solo publicaciones individuales en las que solicita un tipo específico de voluntario. Tal vez necesite asistentes de estacionamiento o vendedores de boletos o proveedores de agua de la estación de ayuda. Publicas tus necesidades como oportunidades para que la gente se inscriba.
Cuando haga clic en Gestión de voluntarios -> Oportunidades , obtendrá una lista de todas las veces que ha utilizado voluntarios en el pasado y las instancias que se avecinan. Puedes filtrarlo de la forma que necesites. Como no tenemos ninguno, haga clic en el botón Agregar oportunidad de voluntariado .
Una vez allí, se le presenta la verdadera carne y papas del complemento. Puede personalizar todas sus necesidades de voluntariado desde esta página (un puesto de voluntario a la vez, por supuesto). Publicar una oportunidad es tan fácil como publicar un blog, solo con un par de campos personalizados agregados.
- Título y texto : el título de la publicación será el título del trabajo que realizarán los voluntarios, y el cuadro de texto es la descripción completa de lo que necesita que manejen.
- Detalles de la oportunidad de voluntariado : esta es su información de contacto (o la persona que se encarga de la gestión de voluntarios), así como la fecha, la hora y la cantidad de voluntarios necesarios para esta tarea en particular. Cada trabajo tendrá un puesto diferente.
- Confirmaciones de asistencia para oportunidades de voluntariado : todas las personas que han verificado que se ofrecerán como voluntarias se enumerarán aquí. Esto es para fines administrativos y no es público .
- Voluntarios de correo electrónico : envíe cualquier correo electrónico que solo necesite este grupo de voluntarios. Estos correos electrónicos son a pedido y están separados de los recordatorios y las respuestas automáticas en la configuración.
La oportunidad en sí
La oportunidad de voluntariado en sí se parece a cualquier otra publicación de blog, pero con el formulario de registro y los campos de trabajo personalizados adjuntos a la descripción. Cuando alguien se registra, todos reciben los correos electrónicos necesarios y se agregan a la base de datos de voluntarios.
Tenga en cuenta que esta publicación no tiene estilo. Es la publicación de blog básica de Divi (sin una imagen destacada), que utiliza el CSS integrado que viene con Wired Impact Volunteer Management. Puede diseñar esto apropiadamente para el sitio de su organización sin fines de lucro.
Comunicarse a través de correos electrónicos
Cuando las personas se inscriban en alguna de tus oportunidades, se enviarán dos correos electrónicos: el del coordinador de gestión de voluntarios y el del propio voluntario. (¿Ves el código irregular en el asunto del correo electrónico? Eso se debe a que las líneas de asunto no muestran HTML, así que evita los caracteres especiales en tus asuntos. Incluso los apóstrofes).
Tan pronto como se envía ese correo electrónico, el voluntario se agrega a la base de datos y puede comenzar a organizarse y comunicarse con él. Y podrá verificar el estado de cada espacio para voluntarios en un solo lugar.
Y cuando regrese a la página Editar para cualquiera de sus oportunidades, verá que los campos personalizados que el complemento de administración de voluntarios agrega a cada publicación ahora están abiertos para que los use.
Recuerde que el campo Envíe un correo electrónico a sus voluntarios es solo para la coordinación del equipo. No puede enviar correos electrónicos individuales utilizando este campo. A menos que solo haya una persona inscrita para esa oportunidad. Todos los correos electrónicos enviados desde una página de oportunidad específica se rastrean en un metacuadro a la derecha de la descripción.
Perfiles de voluntarios
El seguimiento de los voluntarios individualmente, el registro de su desempeño y el seguimiento de las horas y demás se pueden hacer desde su perfil de usuario.
Puede llegar allí haciendo clic en el nombre del voluntario en el cuadro RSVP de la oportunidad de voluntariado desde dentro de una oportunidad en la que está registrado. O puede llegar al mismo lugar desde Panel -> Gestión de voluntarios -> Voluntarios y hacer clic en su nombre.
Cualquier persona que se registre para una oportunidad a través del software de administración de voluntarios se agregará automáticamente como un nuevo usuario de WordPress. Se les asignará el rol de Voluntario (que se puede ver desde el menú Usuarios -> Todos los usuarios ).
La sección Notas se usa para cualquier tipo de seguimiento individual que necesites hacer. Y aparece en la parte inferior del perfil de usuario, y cuando se guarde, aparecerá en el propio perfil, en el cuadro denominado Notas . Tiene sentido, ¿eh?
La última gran y poderosa herramienta que obtienes del complemento Wired Impact Volunteer Management es su widget. En lugar de depender de un shortcode o incrustado, los desarrolladores simplemente crearon un widget personalizable, lo que realmente aprecio.
Puede colocarlo en su barra lateral (o pie de página de Divi), y una vez que se publica la oportunidad, se incluye en el widget. No más actualizaciones manuales de listas para próximos eventos.
Y finalmente, la gente de Wired Impact se dio cuenta de que ningún software de gestión de voluntarios estaba completo sin incluir las oportunidades en sus menús, donde sea que vivan. Cualquier nueva oportunidad que cree aparecerá en su propia categoría en Apariencia -> Menús , y puede agregarla donde desee.
Hice un enlace personalizado con la url configurada simplemente como # . De esa manera, cuando se pasa el cursor sobre él, aparecerá cualquier elemento secundario que tenga el menú principal, pero no puede hacer clic en el elemento del menú principal.
¿Quién está listo para administrar algunos voluntarios?
¡Eres tú, eso es quién! Si alguna vez ha probado suerte en la gestión de voluntarios, sabe que es como pastorear gatos. A veces funciona bien, a veces no. Pase lo que pase, pasa mucho tiempo tratando de hacer que las cosas funcionen. Ya no. Este complemento hace que administrar y organizar a su gente sea tan fácil como publicar un blog.
Una gran cantidad de software de gestión de voluntarios tiene una tarifa de licencia u otra limitación. Wired Impact no te hizo eso. Querían que su complemento ayudara a las personas. Porque las organizaciones sin fines de lucro necesitan toda la ayuda que puedan obtener para poder brindar toda la ayuda que puedan.
Si hay una desventaja en este complemento, es que el término voluntario está codificado en él. Hay una revisión en el repositorio que menciona esto, así que quería mencionarlo. Esto no será un problema para la mayoría de los usuarios, pero si está buscando adaptarlo para un uso diferente que no sea voluntario, es posible que no funcione bien.
¿Pero usarlo para lo que está diseñado? Prepárese para tirar todas esas carpetas de gestión de voluntarios. Después de transferir todos los datos a WordPress, por supuesto.
¿Cuáles son algunas de las formas en que ha manejado la gestión de voluntarios en el pasado?
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