En los negocios, especialmente en B2B (empresa a empresa), tal vez todos hayan oído hablar alguna vez de las órdenes de venta . Sin embargo, ¿realmente lo entiendes? Bueno, no muchas personas ciertamente pueden decir » SÍ «.
Muchas personas pueden entender la orden de venta en algunos aspectos, pero a veces los confunden con otros documentos similares, como la orden de compra (PO) y la factura. La raíz de esto es que no tienen un conocimiento profundo de la orden de venta.
Entonces, ¿qué es exactamente una orden de venta? ¿Cómo distinguirlo de otros documentos? ¿Y es necesario en el proceso de negocio? ¡Todo se explicará claramente en este artículo!
¿Qué es una orden de venta?
Una orden de venta, o SO, es un término popular en el mundo de los negocios. Es ampliamente utilizado por muchas partes, como mayoristas, minoristas, fabricantes y proveedores.
Una orden de venta es un documento creado por los vendedores para reconfirmar la transacción ordenada por los compradores. Esta orden de venta, que luego se enviará a los compradores, generalmente incluye información sobre la cantidad de bienes o servicios, su calidad y precios.
Por otro lado, una orden de venta también puede entenderse como un documento interno elaborado por los propios vendedores (a veces llamado proveedor) y guardado como registro en la empresa. En las órdenes de venta, se le proporcionará la información sobre la fecha y lugar de entrega de los productos, forma de pago de la factura y muchas otras informaciones relacionadas con la regulación y logística de cada transacción. Por lo tanto, es una herramienta eficaz para que la tienda se mantenga al día con la última cifra del pedido que cumple.
Orden de Venta, Orden de Compra y Factura: ¿Cuáles son las Diferencias?
En los negocios, no solo existen órdenes de venta, sino también órdenes de compra y facturas. Tres de ellos son bastante similares en algunos aspectos que hacen que varias personas, particularmente los de primer año, los confundan entre sí.
Ahora, veamos esta sección para descubrir las diferencias entre ellos y reconocerlos con facilidad.
Órdenes de venta
Como se mencionó anteriormente, una orden de venta es el documento creado para ayudar tanto a los vendedores como a los compradores a confirmar todo en la transacción, desde la calidad del producto hasta los métodos de envío, y permite a los vendedores realizar un seguimiento de sus pedidos.
Cuando compre un producto o servicio, se le enviará una orden de venta para confirmar que ambas partes vendedoras entienden su deseo correctamente. En consecuencia, todo sucede en una dirección precisa.
Orden de compra
Una orden de compra, o PO, es una lista de bienes o servicios de los compradores y luego se envía a los vendedores. Consiste en los detalles sobre los artículos o servicios que desean comprar a los vendedores.
Este tipo de orden se utiliza al comienzo del proceso de compra cuando los compradores quieren iniciar una conversación con los vendedores sobre lo que quieren obtener.
Factura
La factura es un documento generado por los vendedores. Se envía a los compradores que ya compraron sus productos o servicios y los recibieron completos. En la factura, a los compradores se les indicará la cantidad de dinero que deben pagar por lo que recibieron y se les solicitará que paguen la factura.
Debido a su finalidad, los vendedores solo envían factura cuando todos los productos o servicios ya llegaron a los clientes.
Orden de venta vs orden de compra
similitudes
- Incluir una lista de productos o servicios para la transacción
- Obligar al vendedor y al comprador a obedecer la información allí cuando sea aceptada por el receptor.
- Se usa comúnmente en la transacción de transacciones B2B (empresa a empresa)
diferencias
| Órdenes de venta | Orden de compra |
|---|---|
| Creado por los vendedores | Creado por los compradores |
| Considerado como un documento interno en una empresa | Considerado como un documento externo en un negocio |
| Incluir número de orden de compra | No incluir número de orden de venta |
| Enviado al final del proceso de compra | Enviado al inicio del proceso de compra |
| Se puede enviar a los compradores cuando la orden de compra no se crea en el proceso comercial | Se puede eliminar del proceso comercial, pero en algunas políticas recientes, es obligatorio, como «Política sin orden de compra, sin pago» (la parte compradora no pagará la factura a menos que la vendedora le envíe la orden de compra) |
Orden de venta vs Factura
similitudes
- Enviado por los vendedores
- Contener información detallada del pedido.
- Entregado cuando los compradores reciben los productos
diferencias
| Órdenes de venta | Factura |
|---|---|
| Incluya el día exacto en que los vendedores comenzaron a procesar la orden de compra de los compradores | Incluya el día exacto en que los vendedores enviaron a los compradores la factura de los productos y servicios que ya habían recibido |
| Enviado a la parte compradora después de que se procese la orden de compra | Enviado a la parte compradora después de que el vendedor calcule y anuncie el costo de los productos o servicios (generalmente después de que los compradores reciban la totalidad de los productos o servicios) |
| Opcional en el proceso de negocio | Obligatorio en el proceso comercial (para solicitar el pago) |
Orden de Compra vs Factura
similitudes
- Incluya información detallada de la transacción, como el nombre de los artículos o servicios, la cantidad y el precio.
- Utilizado por contadores o el departamento de contabilidad para calcular las compras y ventas exactamente para mantener registros
- Contener la dirección de vendedores y compradores.
diferencias
| Orden de compra | Factura |
|---|---|
| La parte compradora es el remitente y la parte vendedora es el destinatario | La parte vendedora es el remitente y la parte compradora es el destinatario |
| Creado con el objetivo de informar a los vendedores el deseo de los compradores. | Creado con el objetivo de informar a los compradores que deben pagar la factura |
| Tiene lugar al inicio del proceso de compra. | Tiene lugar casi al final del proceso de compra. |
La importancia de la orden de venta
Mantenga un registro del inventario
Para la parte vendedora, como vendedores, vendedores o proveedores, la orden de venta juega un papel importante para ayudarlos a rastrear el inventario fácilmente. Dado que en cada orden de venta, el número, tipo, nombre y calidad de los productos se muestran de forma transparente, la parte vendedora estará al tanto de los detalles de los productos en stock, los productos en la transacción anterior, así como los productos que necesita comprar. más en un par de minutos.
Asegurarse de que todas las partes obedezcan el trato.
Si los vendedores aceptan una orden de compra, significa que el trato entre ellos y los compradores se vuelve legalmente vinculante. Como resultado, cuando se sienta confuso o vago acerca de algunos términos en las órdenes de compra, es hora de solicitar una consulta con su asesor legal. Ellos te ayudarán a arrojar luz ante tu decisión de firmar o no. Al firmar, debe mantener su orden de venta en un registro, ya que será una herramienta eficiente para asegurarse de que puede completar la transacción como en el contrato.
Disminuir el riesgo de incorrección material
Una incorrección material es un error causado por la inexactitud en la realización de un estado financiero que tiene un mayor efecto en las decisiones financieras, ya que a menudo se considera una fuente primaria. Por lo tanto, cualquier incorrección material en los informes financieros puede tener consecuencias adversas para la empresa.
Por ejemplo, cuando se comete un error en el estado del inventario final, las ganancias se calcularán incorrectamente debido a este error. Este caso incluso se vuelve más grave cuando su negocio está siendo auditado. Puede ser acusado de fraude.
Por esta razón, una orden de venta es una parte indispensable de cualquier transacción. Registrará toda la información necesaria durante cada venta para que pueda estar seguro de que la probabilidad de incorrección material se reducirá considerablemente.
Cómo se ve un proceso de pedido de ventas
De hecho, el proceso comercial a menudo comienza con la parte compradora, los clientes cuando crean una solicitud de cotización (RFQ) y la envían al vendedor o al proveedor. El vendedor, después de recibir la RFQ del cliente, le enviará la cotización.
A través de la cotización, los compradores considerarán el precio de los productos o servicios, y si es asequible, se enviará una orden de compra al vendedor. El vendedor, posteriormente, leerá atentamente la orden de compra. En caso de que acepten la orden de compra, se creará una orden de venta con base en la información de la orden de compra. Esta orden de venta ayuda tanto a la parte compradora como a la vendedora a confirmar lo que estará involucrado en su transacción.
A continuación, los vendedores fabricarán o reunirán todos los productos y servicios necesarios como en las órdenes de venta, empaquetando la orden y enviándola a la dirección del cliente. Cuando el cliente recibe los productos, a menudo cuando se envían llenos de productos, se enviará una factura a los compradores para solicitar el pago.
Si no hay problema, los clientes pagarán la factura de acuerdo con lo que se indica en la factura y la transacción finaliza con éxito.
Como se puede ver en el proceso comercial anterior, la orden de venta es el componente central que es responsable de asegurarse de que todas las partes interesadas involucradas en la transacción entiendan claramente. Esto, en consecuencia, reduce la tasa de posibles errores en la venta por falta de información detallada.
Un ejemplo de orden de venta
James es el gerente de una gran empresa. Él es el responsable de distribuir los productos, lo cual es una misión crucial ya que se asegura de que el producto enviado a los clientes sea tan perfecto como lo que estaban en el almacén. Esto también le ayuda a agudizar su ventaja: la puntuación y la concentración, que utiliza a diario.
En su trabajo, a menudo tiene que lidiar con numerosos pedidos grandes para tener siempre en cuenta que debe completar todo con cuidado, ya que su pequeño error puede generar grandes problemas para la empresa.
Recientemente, su empresa acaba de conseguir un gran pedido con un precio elevado, por lo que debe tener más cuidado que nunca. Al recibir el pedido de ventas de los equipos de ventas, incluidos los requisitos completos del cliente, James lo compartirá con sus compañeros de equipo.
Después de eso, la orden de venta se entregará al equipo de almacén. Allí, la gente armará los productos de acuerdo al documento que James les envió. Al recolectar los artículos lo suficiente, las personas pondrán todos estos productos en las paletas y los trasladarán al equipo de empaque.
La función principal y única del departamento de embalaje es garantizar que el producto estará cuidadosamente protegido en el proceso de envío. Para ello, los productos suelen colocarse en cajas selladas para resistir los golpes. Además, se utiliza como medio de envío de artículos. También se puede explotar con fines de marketing, ya que es completamente posible agregar algunos materiales de marketing a los paquetes.
Por supuesto, cuando se hayan realizado todos estos pasos, estos productos se enviarán de vuelta a las tarimas cercanas al muelle de carga. Y se entregarán en el domicilio del cliente al día siguiente.
Sin embargo, las cosas no ocurren como el plan: los compradores quieren cambiar algo y envían la enmienda a la compra. Afortunadamente, su empresa utiliza documentos electrónicos, por lo que envía esta enmienda a sus colegas de inmediato. También reaccionan al caso inmediatamente después de recibir el documento y el pedido se puede enviar a tiempo.
Conclusión
En resumen, se puede negar que la orden de venta es un elemento crucial en el proceso comercial. Entendiendo simplemente, es un documento con la misión de confirmar la información que ya habían acordado entre sí.
Con la ayuda de las órdenes de venta, puede administrar su inventario de manera efectiva, asegurarse de que los demás no puedan violar el contrato y evitar el caso de incorrección material.