Solidificación de sistemas y procesos para su negocio de diseño web Divi

Bienvenido a la parte 2 de 5 de nuestra serie Escalando su negocio de diseño web Divi , donde exploramos tácticas probadas y estrategias prácticas orientadas a ayudarlo a hacer crecer su negocio de diseño web basado en Divi.


Cuando haya preparado su mentalidad y haya solidificado sus fortalezas y debilidades, es hora de dar el primer paso para escalar su negocio. Y eso es solidificar sus sistemas y procesos. Si estos no están organizados, con plantillas y listos para escalar, agregar a otras personas a la mezcla probablemente resultará en una experiencia caótica y quizás muy costosa.

En la publicación anterior, exploramos cómo preparar su mentalidad le permitirá asumir el rol de líder o los roles más importantes en los que NECESITA concentrarse. Echamos un vistazo a la preparación de sistemas y procesos y ahora nos sumergiremos en esas áreas con más detalle antes de comenzar a formar un equipo para desempeñar esos roles.

Una nota rápida: si bien proporcionaré muchos enlaces a los recursos y herramientas mencionados, esta publicación actuará más como una guía para las principales áreas de importancia para los sistemas y procesos. Sin añadir más suspenso, ¡vamos al grano!

Solidificación de sistemas y procesos para su negocio de diseño web Divi

Propuestas, checklists, procesos, contratos , documentos, plantillas oh my. Hay tantas piezas en el exitoso rompecabezas del negocio del diseño web que es difícil saber por dónde empezar cuando se trata de organizar su negocio. Pero después de entrevistar a 9 profesionales de Divi, llegué a la conclusión de que hay 4 áreas principales en las que centrarse para estar preparado para escalar.

1) Sistemas Internos

Por sistemas internos, me refiero a las herramientas y plataformas que probablemente verán usted y su equipo. Estos incluyen pero no se limitan a:

Administrativo: elegir una plataforma que usará para ayudarlo a administrar sus números, contactos, documentos, etc. es crucial para su éxito. He usado 17hats durante varios años y lo recomendaría como una forma de mantener tantas cosas bajo un mismo techo. Podría enumerar muchos otros, pero FreshBooks , Quickbooks y Wave son otras opciones populares en el ámbito del diseño web. Se encuentran más detalles y opciones en este episodio de DiviChat si desea investigar más a fondo.

Administrador de tareas: tener un lugar centralizado para crear, ver y marcar tareas será increíblemente útil si va a supervisar un equipo y cumplir con los plazos. Con mucho, el administrador de tareas más popular y recomendado es Trello y, aunque las estrategias de administración de tareas también pueden combinarse con las plataformas de administración de proyectos, descubrí que muchos propietarios de negocios eligen separar los dos.

Gerente de proyecto: recuerdo los primeros días de mi carrera de diseño web cuando los proyectos daban vueltas en mi cabeza y en notas adhesivas y pedazos de papel dispersos. El día que comencé a usar una plataforma de gestión de proyectos y a ver mis proyectos visualmente cambió las reglas del juego. Basecamp (más particularmente Basecamp2) es lo que he usado durante más de 4 años con gran efecto, pero otros en la serie de entrevistas también utilizan Asana y una opción más reciente Monday.com . Hay una variedad de herramientas y estrategias que recomiendo consultar en estos episodios/publicaciones de DiviChat.

Comunicación interna: probablemente no necesite explicar por qué desea un lugar centralizado para que su equipo se comunique, pero solo en caso de que sea nuevo en el juego; recibir notificaciones, pings y dings del correo electrónico, mensajeros de redes sociales, mensajes de texto y otros puntos de venta muy probablemente puede conducir a la locura. Se recomienda encarecidamente, ya sea en lugar de o junto con la gestión de tareas/proyectos, tener un medio centralizado de comunicación del equipo. Slack es, con mucho, la solución más popular. Prácticamente todas las personas a las que entrevisté usan Slack para mantener su «charla de negocios» centralizada entre todos los miembros del equipo.

Uso compartido de contraseñas: si administra todas sus contraseñas localmente en una máquina, es muy probable que juegue al intermediario cuando otros miembros del equipo comiencen a incorporarse. Para evitar eso, será útil tener un administrador de contraseñas donde pueda asignar privilegios, limitar y permitir el acceso. Algunos recomendados por los entrevistados fueron LastPass y 1Password .

Uso compartido de archivos: esto entra en juego al recopilar archivos y contenido de los clientes, pero también querrá ser intencional sobre el uso compartido de archivos internos. Las soluciones populares (fuera de sus administradores de tareas y proyectos) incluyen DropBox , Google Drive y WeTransfer, entre muchas otras que existen ahora.

2) Sistemas Externos

Sus clientes y su equipo verán e interactuarán con los sistemas externos. Estos incluyen pero no se limitan a:

Cuestionarios: en una publicación anterior , hablamos sobre la creación de cuestionarios para sus clientes potenciales y nuevos clientes para recopilar la mayor cantidad de información posible antes de dar los siguientes pasos. Ya sea que elija crear cuestionarios en su sitio web o a través de su plataforma administrativa, es importante solidificar cómo desea recopilar información inicial de sus clientes.

Propuestas: si bien es beneficioso vincular sus propuestas con su plataforma administrativa, muchos en el campo del diseño aún eligen seguir una ruta más creativa al crear archivos PDF. Hice esto durante años hasta hace poco, cuando combiné mis propuestas en 17hats para darle al cliente la opción de ver la propuesta, firmar el contrato y pagar la primera factura, todo en una sola experiencia. Si puedo ofrecer algún consejo en lo que respecta a las propuestas, recomiendo tener tantos elementos repetidos como los entregables del paquete del sitio web, los detalles del esquema y los procesos guardados como plantillas para evitar tener que volver a escribir el mismo texto una y otra vez al preparar cotizaciones. Conozco a un chico que hizo esto con demasiada frecuencia durante muchos años

Facturación: es probable que esto se relacione con cualquier sistema que elija como su plataforma administrativa, pero si no, a menudo puede facturar a través de plataformas de pago en línea como Stripe o incluso solicitar pagos con cheque mediante un buen PDF si aún no acepta pagos en línea.

Contratos: estos son importantes desde el principio como una empresa de un solo hombre, pero son aún más importantes cuando tiene un equipo de personas para pagar. Debe asegurarse de protegerse y asegurarse de que los pagos lleguen a tiempo y se paguen en su totalidad. Los contratos no tienen que ser documentos legales de 10 páginas y no hay una forma correcta o incorrecta de preparar un contrato. En resumen, recomiendo que solo cubra los entregables de su parte, lo que se espera de usted antes, durante y después de que se complete un proyecto y lo que se espera del cliente.

Recopilación de contenido: finalmente, junto con su método interno de intercambio de archivos, debe asegurarse de tener un lugar sólido y recomendado para recopilar archivos, imágenes y contenido del sitio web de sus clientes. Es probable que esta sea una de las opciones de transferencia de archivos mencionadas anteriormente o su plataforma de gestión de proyectos, pero ahora también hay otras opciones, como ContentSnare, que se adaptan a la obtención de contenido de diseño web.

3) Procesos Internos

Los procesos internos incluyen tareas repetidas, diseño, desarrollo y cualquier proceso que solo usted y su equipo asumirán. Estos incluyen pero no se limitan a:

Estrategia del proyecto: este proceso identificaría los objetivos principales del proyecto, determinando los datos demográficos clave de sus clientes, las llamadas a la acción y otras necesidades primarias que deben solidificarse antes de sumergirse en el diseño y el desarrollo.

Diseño: ¿está creando estructuras alámbricas y maquetas digitales? ¿Esbozas las cosas en papel? ¿Investigas diseños de ejemplo para inspirarte y luego te sumerges directamente en Divi para diseñar? ¿Utiliza diseños de biblioteca, temas secundarios u otros puntos de partida prediseñados?

Todos diseñamos de manera diferente, por lo que debe ser un proceso formalizado que alguien pueda retomar rápidamente o modelar después si va a poder escalar y contratarlo.

Desarrollo: afortunadamente, Divi facilita a los diseñadores de cualquier nivel agregar CSS personalizado, complementos, integraciones y otras funciones avanzadas, pero todo esto también debe ser un proceso antes de poner más manos a la obra. No desea que un desarrollador codifique las cosas si el diseño no se solidifica primero.

SEO y servicios para webmasters: la creación de una base sólida de SEO a menudo debe comenzar en la fase de estrategia del proyecto, pero recomiendo hacer de este un proceso estandarizado también en sus procesos internos.

En la práctica, ese proceso podría verse así:

  • Investigación de palabras clave para la industria y el área
  • Resumen de las clasificaciones actuales
  • Los 10 términos principales investigados
  • Título y metadatos en el sitio
  • Sitio enviado a los servicios para webmasters de Google después del lanzamiento
  • Sitemap páginas y publicaciones enviadas

Consulte esta publicación de SEO de DiviChat para obtener una excelente guía que lo ayudará con el SEO.

Listas de verificación internas: tengo una lista de verificación para el cliente con entregables ( visto en nuestra publicación anterior ), pero a menudo querrá tener una lista de verificación de equipo más detallada para los proyectos de principio a fin.

4) Procesos Externos

Finalmente, los procesos externos son similares a los mencionados anteriormente, pero incluirán todo lo que su cliente verá o con lo que interactuará. Estos incluyen pero no se limitan a:

Proceso de eliminación y ventas: como diseñador web independiente, es muy común obtener clientes potenciales a través de su formulario de contacto o correo electrónico y solicitar más información o hablar con un cliente potencial por teléfono para determinar si valdría la pena seguirlo como cliente. Pero si va a administrar un equipo, este proceso debe formalizarse con más detalle.

Recomiendo crear plantillas de correo electrónico o, como menciona Geno en la entrevista n. ° 7 , páginas internas en su sitio que lo guíen a través de ciertos procesos y tácticas de ventas para empoderar mejor a un equipo en crecimiento con la forma en que USTED desea guiar a los clientes potenciales. Una opción práctica aquí también es crear una «página de eliminación de clientes» con su proceso de diseño, rangos de estimación de precios y otra información básica para eliminar a los pateadores de neumáticos que buscan la oferta más barata.

Proceso de incorporación: de manera similar a la idea de la lista de verificación de diseño/desarrollo anterior, recomiendo tener un proceso formalizado para los clientes cuando quieran comenzar. En nuestra publicación anterior , escribí sobre cómo la creación de una página de inicio fue un cambio de juego para mí en el proceso de incorporación.

Obtención de contenido: a menos que eduque a su cliente sobre cómo enviar su contenido, es probable que lo reciba esporádicamente a través de correos electrónicos, intercambiadores de archivos aleatorios o, peor aún, mensajes de texto o de Facebook. Formalizar tu proceso sobre CÓMO y DÓNDE quieres que tus clientes te envíen contenido será clave. Una vez más, esta es la información de cara al cliente que el cliente necesita saber y, a menudo, es un proceso, así como un sistema.

Revisiones y ediciones: es importante crear e informar a sus clientes sobre su proceso de revisiones y ediciones. Si no les dices cómo, cuándo y dónde darte su opinión, la obtendrás de ellos en sus términos, lo cual es más que probable, por experiencia, estará en pensamientos esporádicos entre correos electrónicos, mensajes de texto y otros mensajeros. a todas horas del día.

Posterior al lanzamiento: es importante no pasar por alto un proceso estandarizado una vez que un sitio se pone en marcha. Anteriormente escribí sobre la creación de una página de Avanzar con recomendaciones para sus clientes sobre qué hacer a continuación cuando se lance su sitio, pero también quiero alentarlo a que use esto como una oportunidad para vender más de sus servicios.

Si un cliente tuvo una gran experiencia de diseño contigo, es probable que sea mucho más probable que participe en más de tus servicios, ya sea SEO, marketing digital, diseño gráfico o cualquier servicio adicional que ofrezcas. ¡Asegúrese de que esta información esté bien organizada en una página de su sitio o en una plantilla de correo electrónico y conviértalo en un proceso que su equipo en crecimiento pueda usar!

Capacitación y educación del cliente: finalmente, el último proceso en una experiencia de diseño web exitosa (en ambos lados) es asegurarse de que el cliente esté capacitado y educado sobre los conceptos básicos si está editando el sitio. Recientemente renové mi página de recursos para clientes con videos tutoriales personalizados (hechos por mí) sobre los conceptos básicos de WordPress, Divi y las principales herramientas que usamos.

Tal vez pueda considerar tener una página como esta para sus clientes a la que puedan hacer referencia para ahorrarle tiempo y educarlos. Vuelva a consultar nuestra publicación de panel personalizado para obtener ideas sobre cómo crear un panel personalizado para sus clientes.


Ahora, hay muchos otros sistemas y procesos que podríamos agregar aquí, pero esta es una buena descripción general de los sistemas y procesos principales que deben solidificarse si desea escalar de manera efectiva. Nuevamente, dado que cada uno de estos mencionados podría ser una publicación en sí mismo, esta es más una guía para ayudarlo a marcar todas las áreas principales que necesita consolidar antes de escalar.

Terminando

Para terminar, no quiero dejarlos con todas estas ideas sin darles algunas formas prácticas de sistematizar todo esto. Aquí hay 5 formas prácticas de ayudarlo con todos los elementos mencionados anteriormente:

  1. Tutoriales en video: considere crear videos internos con un programa de captura de pantalla como Screenflow o Camtasia para que los miembros del equipo y los clientes puedan verlos en lugar de tener que hablar con usted directamente varias veces.
  2. Plantillas de correo electrónico: mi nueva regla general es que cada vez que me repito en un correo electrónico, con clientes o miembros del equipo, lo guardo como plantilla. Siempre puede personalizarlo también, pero tener la «carne y las papas» guardadas de correos electrónicos repetidos le ahorrará una cantidad sorprendente de tiempo en el futuro.
  3. Páginas internas: si bien mencioné anteriormente la creación de páginas de procesos para clientes, el mismo concepto se puede usar para los miembros del equipo. Considere crear páginas internas u ocultas en su sitio para capacitación, procesos, detalles de contratación y más para que su equipo pueda consultar en lugar de que se comuniquen con usted una y otra vez.
  4. Plantillas de plataforma: asegúrese de guardar sus propuestas, facturas, contratos y otros documentos detallados como plantillas, ya sea en el archivo o en los programas administrativos de su elección. Es fácil pasarlo por alto, pero hacer esto en cualquier área posible lo beneficiará enormemente para seguir adelante
  5. Elementos de biblioteca y temas secundarios de Divi: uno de mis aspectos favoritos personales de Divi es la capacidad de guardar diseños, diseños y secciones como elementos de biblioteca para usar en otros sitios. Si está haciendo crecer un equipo, una forma de reducir el tiempo inicial de diseño/desarrollo es utilizar sus diseños guardados, usar temas secundarios o cualquiera de los kits de diseño Divi recientes que se encuentran en el blog de ET.

Bueno, hemos cubierto muchas ideas e información en esta publicación, pero espero que haya sido un lugar alentador para comenzar cuando se trata de preparar su negocio para escalar. Nuevamente, si estas cosas no se piensan antes de comenzar a agregar miembros al equipo, las cosas se complicarán y consumirán mucho tiempo muy rápidamente.

¿Tiene alguna otra idea sobre sistemas o procesos cuando se trata de escalar su negocio? ¡Siéntase libre de compartir a continuación!

Parte 3: encontrar y contratar a su equipo de ensueño de diseño web Divi

En la próxima publicación, exploraremos cómo encontrar y contratar efectivamente a su equipo de diseño web ideal con métodos tomados directamente de las personas que entrevisté. Muchos de los cuales están gestionando equipos de hasta 20-30 empleados locales y en el extranjero. ¡Hasta entonces!