Domine su próxima revisión de diseño con esta sencilla guía

¿Qué es una revisión de diseño (y cómo puede ayudarlo)?

Las revisiones de diseño son reuniones de hitos que son más típicas para equipos y proyectos grandes. Por ejemplo, si está trabajando en un sitio web o una aplicación, una reunión de revisión puede ayudar a su equipo a evaluar si hay problemas con el diseño y si está listo para avanzar al siguiente paso.

Es posible que no disfrute de las reuniones, pero las revisiones de diseño pueden ser cruciales para asegurarse de que su proyecto va por buen camino. Además, también pueden ser de gran ayuda de otras maneras, como por ejemplo:

• Permitiéndole identificar y corregir errores.
• Proporcionar una oportunidad dedicada para  la formación de equipos .

Naturalmente, no todos los equipos o proyectos encajan bien en este tipo de reuniones. Por ejemplo, si tiene plazos ajustados, es posible que no pueda reunir al equipo una vez, y mucho menos varias veces. Sin embargo, si tiene un poco de espacio para respirar, considere realizar una reunión de revisión. Se sorprenderá con los beneficios que le reportará. Con ese fin, cubriremos algunos pasos para ayudarlo a comenzar en la siguiente sección.

Domine su próxima revisión de diseño en 7 pasos

Si nunca antes ha participado en una revisión de diseño, no se preocupe. Estos pasos aún pueden serle útiles si está buscando planificar uno para su equipo, y le explicaremos por qué cada uno de ellos es crucial. Comencemos hablando de los asistentes.

Paso #1: Averigüe quién necesita estar allí

El primer paso para cualquier reunión exitosa es averiguar quién debe estar allí. En la mayoría de los casos, no querrá que todo su equipo esté presente, ya que es posible que algunos de ellos no tengan nada que ver con el proceso.

Con eso en mente, debe considerar cuidadosamente cuántas personas invitará a su revisión de diseño. Si mantiene las cosas pequeñas, las decisiones se pueden tomar más rápido , pero invitar a más personas puede ser mejor desde una perspectiva de lluvia de ideas .

Como regla general, probablemente no quiera más de 20 personas en la sala a menos que esté celebrando una reunión de toda la empresa (un ejemplo extremo, sin duda). En la mayoría de los casos, eso debería cubrir todo su equipo de diseño y cualquier otro miembro relevante. Ahora, hablemos sobre cómo elegir a estos asistentes adicionales:

1. Dado que probablemente deba tomar decisiones sobre el futuro del proyecto, deberá incluir a las personas que pueden tomarlas, como el líder de su equipo o los jefes de departamento.
2. Si está trabajando en un proyecto web o una aplicación, probablemente querrá que algunos de los desarrolladores estén en la sala para que pueda hablar sobre cualquier problema de usabilidad con su diseño.

En esta etapa, querrá hacer una lista de personas y obtener su información de contacto (si es necesario) antes del paso número dos.

Paso #2: Establezca una fecha y asegúrese de que todos los asistentes la sepan

Tan pronto como haya seleccionado a los asistentes, debe comenzar a pensar en fechas potenciales. Las revisiones de diseño no son el tipo de eventos que puede programar con poca anticipación, o al menos no debería hacerlo si desea que sean productivos.

Idealmente, programará su revisión con mucha anticipación para que los asistentes puedan informarle sobre cualquier problema y todos tengan tiempo para despejar sus agendas. También puede hacer que este tipo de reunión sea periódica, para que su equipo pueda reunirse antes de hitos importantes y el proceso se convierta en parte de su rutina.

Programar una reunión con una gran cantidad de participantes  puede ser complicado, pero hay formas de evitarlo. Por ejemplo, puede usar una aplicación como NeedToMeet o un complemento de RSVP de WordPress para que todo el equipo pueda confirmar su asistencia e informarle sobre cualquier conflicto de tiempo:

Si prefiere ceñirse a los correos electrónicos para organizar el evento, recuerde que hay algunos datos clave que debe incluir en su mensaje, como:

1. La fecha y hora específica de la reunión.
2. Pedir a los asistentes que confirmen su asistencia, lo cual es particularmente importante para aquellos miembros que necesitan aprobar decisiones.
3. Si es posible, incluya un bosquejo aproximado de los puntos que cubrirá para que todos puedan venir preparados.

Ahora que tiene una cita, es hora de comenzar a pensar en consideraciones prácticas, como la ubicación de su revisión.

Paso #3: Prepare la ubicación para su revisión

Las reuniones exitosas tienen que ver con asegurarse de estar preparado, y su ubicación no es diferente. Eso significa asegurarse de que tanto el espacio en sí  como todo lo que necesitará usar durante la revisión del diseño estén en su lugar.

Este último punto es particularmente importante si desea evitar retrasos durante su reunión. Por ejemplo, si va a tener miembros remotos que se unan, deberá configurar el equipo necesario con anticipación. Lo mismo ocurre con elementos como pizarras, diapositivas, etc.

En cuanto a qué ubicación elegir, probablemente querrá permanecer en la empresa si es posible para minimizar los costos y la logística. Siempre que tenga suficiente espacio para todos los asistentes y cualquier equipo que necesite, estará listo.

Con eso en mente, repasemos algunos puntos para ayudarlo a abordar esta tarea de manera ordenada:

1. Elija una ubicación y asegúrese de que esté disponible a la hora de la reunión.
2. Informe a sus asistentes dónde se llevará a cabo la reunión.
3. Haga una lista de todo el equipo que necesitará y marque los elementos a medida que los asegura.

Si va a tener varios miembros que asistan virtualmente, también puede considerar usar una aplicación de teleconferencia para que puedan escuchar y participar. Google Meet es una gran opción :

Además, asegúrese de probar todo el software y los elementos que necesitará antes de que llegue el día de la reunión, ¡por si acaso!

Paso #4: Proponga una lista de preguntas para estructurar la discusión

Si no se preparan, las reuniones pueden consumir mucho de su tiempo. El movimiento inteligente es ir a la revisión de su diseño sabiendo qué temas desea abordar y en qué orden.

Además, es menos probable que las reuniones más cortas cansen a los asistentes, lo que significa que estarán más concentrados . Esto funciona perfectamente si programa revisiones periódicas, ya que no necesitará cubrir tanto terreno durante cada una de ellas.

Una de las mejores formas de planificar el contenido de su reunión es estructurarla en torno a preguntas específicas. Veamos algunos ejemplos:

1. ¿El progreso de su diseño coincide con el hito actual del proyecto?
2. ¿Tiene algún comentario positivo o negativo sobre el diseño tal como está?
3. ¿Cuáles crees que deberían ser nuestros próximos pasos?

Como puede ver, estas preguntas le brindan un esquema general que incluye una verificación del progreso, una revisión de la usabilidad de su diseño y una discusión de retroalimentación. En los siguientes tres pasos, desarrollaremos estas preguntas, para que tenga una mejor idea de cómo presentárselas a su equipo.

Paso #5: Asegúrese de que todos sepan cómo se encuentra actualmente el proyecto

La mejor manera de iniciar la mayoría de las reuniones de diseño es poner al resto de su equipo al tanto de su progreso. De esa manera, todos podrán mantenerse al día con la discusión sin necesidad de retroceder.

Esto es particularmente importante si va a incluir miembros externos al equipo de diseño en la reunión (¡lo cual debería hacer!). Dedicar un poco de tiempo a discutir su hito actual , su progreso anterior y cualquier retraso puede garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas.

Veamos algunos consejos para ayudarlo a ofrecer un resumen conciso y convincente:

1. Sea honesto acerca de su nivel actual de progreso.
2. Discuta cualquier problema con el que haya lidiado recientemente o que esté abordando en este momento.
3. Sea conciso para que pueda sumergirse en el resto de la revisión y el equipo pueda comenzar a participar.

No se preocupe si no tiene tiempo para cubrir todo lo que necesita durante esta sección introductoria; tendrá la oportunidad de profundizar en los detalles más adelante.

Paso #6: Escuche los comentarios de su equipo

Una vez que ingrese a la sección de comentarios, debe asegurarse de tener en cuenta los comentarios de su equipo. Es probable que tengan reacciones tanto positivas como negativas a su trabajo, y ambas son igualmente importantes .

Permanecer abierto a los comentarios es fundamental para detectar errores que podría haber pasado por alto, o incluso para generar nuevas ideas. Por supuesto, dado que se trata de una revisión de diseño, deberá hacer algo más que escuchar. Aquí hay algunos consejos para navegar a través de la ronda de comentarios de su reunión:

1. Si es posible, elabore una lista de preguntas específicas sobre su diseño para empezar a rodar (p. ej., «¿le gusta este encabezado y, si no, por qué?»).
2. Pida a los asistentes que escriban sus pensamientos para que pueda revisarlos más tarde a un ritmo más pausado.
3. Recorra la sala y dé a todos unos minutos para compartir sus pensamientos abiertamente sin temor a represalias.

Para este paso, deberá mantener sus sentimientos en la puerta para poder progresar. Probablemente escuchará críticas, y no tomar eso como algo personal es clave para ser objetivo. Recuerde: no se trata completamente de usted, se trata de lo que es mejor para el proyecto.

Paso #7: Seguimiento después de su revisión

En esta etapa, ya ha informado al resto de su equipo sobre su progreso y ha escuchado sus comentarios. Todo lo que queda es que usted y los demás líderes del proyecto tomen todo en consideración y tomen decisiones basadas en esa información.

Si logra llegar a un consenso durante la reunión, querrá hacer un seguimiento con el resto de su equipo después, solo para poner las cosas en marcha. Esto le permite verificar si recuerdan lo que se discutió y también hacerles saber que valora sus comentarios.

Al igual que con el paso número dos, un simple correo electrónico suele ser suficiente para hacer esto. Aquí hay un par de consejos sobre qué incluir:

1. Gracias a todos por su tiempo y aportes.
2. Proponga una fecha para su próxima revisión de diseño si aún no está escrita en piedra.
3. Pídales que se comuniquen con usted si tienen alguna pregunta de seguimiento sobre lo que se discutió.

Recuerde, también puede usar una aplicación para manejar el final de la programación, como NeedToMeet . También hay otras opciones (más sencillas) como configurar un calendario de grupo en G Suite :

El calendario de la plataforma también te permite configurar recordatorios , lo que lo hace perfecto para programar reuniones.

Conclusión

Asegurarse de obtener el diseño correcto de su proyecto es fundamental para su éxito, y celebrar una reunión de revisión del diseño es una manera fácil de comunicarse con todos los involucrados. Las reuniones regulares permitirán que los miembros del equipo estén en sintonía y también pueden ayudar a facilitar los avances dentro del proyecto.

Estos son los siete pasos que debe tener en cuenta para aprobar su próxima revisión de diseño:

1. Averigua quién necesita estar allí.
2. Fije una fecha y asegúrese de que todos lo sepan.
3. Prepare la ubicación para su revisión.
4. Proponga una lista de preguntas para estructurar la discusión.
5. Asegúrese de que todos estén actualizados sobre el proyecto.
6. Escuche los comentarios de su equipo.
7. Seguimiento después de su revisión.

¿Tienes alguna pregunta sobre cómo sobresalir en tu próxima revisión de diseño? ¡Elige nuestros cerebros en la sección de comentarios a continuación!

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