No importa cuánto tiempo haya estado en el negocio, procesar las facturas a tiempo es un problema perenne para los desarrolladores de WordPress. Pasar el tiempo persiguiendo las facturas impagas y asegurándose de que cada pago se maneje sin problemas puede terminar consumiendo mucho de su tiempo.
A muchos desarrolladores les preocupa ofender a sus clientes al tener condiciones de pago estrictas o hacer un seguimiento constante de sus facturas. Dirigir una pequeña empresa puede ser estresante después de todo, y todos sabemos lo importante que es asegurarnos de que estamos al día con nuestros clientes.
Entonces, la pregunta es: ¿es posible que los clientes paguen felizmente sus facturas a tiempo, todo el tiempo?
En este artículo, vamos a examinar diez consejos diferentes que puede implementar para ayudar a que sus facturas se paguen más rápido, sin poner en peligro las relaciones con los clientes que ha tardado tanto en construir.
¡Pongamos manos a la obra!
El civismo no cuesta nada y ser cortés es muy útil. Pasamos tanto tiempo mirando la pantalla de una computadora que es muy fácil olvidar que hay un ser humano al otro lado de la mayoría de las transacciones. Cuando envíe facturas, recuerde que está tratando con un cliente de la vida real, no con un cajero automático.
Herramientas como FreshBooks eliminan gran parte del dolor de la facturación.
Es importante respetar a sus clientes y demostrar que realmente valora su negocio. Hacer esto bien puede ser tan simple como elegir las palabras correctas. La compañía de contabilidad en línea Freshbooks realizó recientemente un estudio para determinar qué factores de facturación ayudarán a que le paguen más rápido.
Descubrieron que frases tan simples como «pague su factura dentro de» o «gracias por su negocio» pueden aumentar la probabilidad de que le paguen rápidamente en un 5 %. Ese es un número pequeño a primera vista, pero se suma a una gran cantidad de dinero que verá más pronto con el tiempo.
Ser cortés no requiere mucho tiempo extra, mejora las relaciones con sus clientes y aumenta las posibilidades de que sus facturas se paguen a tiempo. ¿Que es no gustar?
2. Personalice cada factura para el cliente respectivo
A nadie le gusta recibir mensajes comunes o respuestas enlatadas. Es el tipo de enfoque impersonal que naturalmente aleja a la gente.
Esto puede haber sido parte del curso hace décadas, pero las preferencias sociales han cambiado y la tecnología está ahí para hacer que la personalización y la individualización sean más fáciles que nunca.
Agregar detalles personales
Lo primero que debe verificar es si sabe a quién se supone que debe enviar la factura. Esto suena deslumbrantemente obvio, pero debe asegurarse de enviar la factura a la persona que realmente se encargará de pagarle.
Es posible que ya haya sufrido las consecuencias de hacerlo mal en el pasado. El resultado inevitable son los dolorosos juegos de etiquetas de correo electrónico/teléfono y los retrasos prolongados en el dinero que realmente llega a su cuenta. Obtenga los detalles básicos desde el principio.
Una vez que esté seguro de que está tratando con la persona adecuada, tome las medidas adecuadas para personalizar la factura real y la carta de presentación o el correo electrónico que la acompaña.
Incluya la información de procesamiento de pago necesaria
Cada vez que contrate a un nuevo cliente, asegúrese de solicitar los detalles de la factura lo antes posible. Por ejemplo, ¿necesita incluir un número de orden de compra? ¿Se puede enviar una factura a través de PayPal? ¿La factura necesita un tipo de servicio muy específico o un desglose de partidas?
Cuantos más detalles pueda obtener sobre los requisitos específicos de la factura, mejor. Casi todas las empresas procesan sus facturas de manera un poco diferente, así que asegúrese de adaptar sus facturas en consecuencia. En muchos casos, todo lo que se necesita es la omisión de un pequeño detalle y vuelve al punto de partida en términos de procesamiento de su factura.
Claro, hacer este trabajo por adelantado toma más tiempo inicialmente, pero valdrá la pena en el futuro.
3. Mantenga los términos de pago simples
Sus facturas deben ser lo más simples posible. Mucha gente utiliza condiciones de pago complejas en un vano intento de sonar más oficial o profesional. No cometas este error.
Establezca un cronograma específico para cuándo espera que se pague su factura y asegúrese de que esto se aclare con el cliente por adelantado . No tiene sentido agregar dramáticamente «este pago vence dentro de los cinco días posteriores a la fecha de emisión de la factura» si su cliente tiene un ciclo de facturación de 60 días.
Establezca los términos por adelantado, asegúrese de que se expresen claramente en sus facturas y establezca un recordatorio personal para hacer un seguimiento de la fecha de vencimiento si no se ha recibido nada.
4. Cobrar una tasa de interés por pagos atrasados
Las tasas de interés pueden ser una excelente manera de acelerar el procesamiento de pagos. Acéptelo, a nadie le gusta pagar más cuando podría haberse evitado en primer lugar. Los cargos por mora también ayudan a crear un sentido de urgencia en nombre del cliente.
Al implementar una tarifa por pago atrasado, asegúrese de que los términos del acuerdo estén completamente establecidos antes de comenzar a trabajar. Esto simplemente tiene que estar en un contrato y firmado por ambas partes para tener alguna posibilidad de hacerlo cumplir. Intente agregarlo después del hecho y estará silbando en el viento, y casi con toda seguridad antagonizando a un cliente posiblemente ya recalcitrante.
Asegúrese de que los términos de la tasa de interés estén resumidos con precisión tanto en el contrato como en la factura para que todo quede claro para el cliente. Una frase simple como «se aplicará una tasa de interés del 1,5 % a los pagos que tengan 30 días de atraso», hará el truco.
Los montos reales en dólares involucrados aquí a menudo pueden ser insignificantes, pero pueden ser una táctica muy efectiva para garantizar el pago oportuno.
5. Ofrezca incentivos para pagos más rápidos
Los palitos suelen ir mejor acompañados de zanahorias. Además de utilizar la motivación negativa en forma de cargos por pago atrasado, también puede emplear la motivación positiva ofreciendo a los clientes incentivos para pagar rápidamente.
Estos se pueden estructurar de muchas maneras diferentes. Las opciones estándar incluyen lo siguiente:
- Ofreciendo un descuento para los clientes que pagan dentro de una semana.
- Ofrecer un certificado de regalo para los productos o servicios de un sitio asociado que pueda atraer a sus clientes. Esta también puede ser una buena manera de iniciar acuerdos de cooperación con los socios.
- Ofreciendo un crédito de tienda para su tienda en línea.
- Ofreciendo mercancía promocional gratis.
- Ofreciendo un porcentaje de descuento en trabajos futuros.
Piense en los incentivos como formas de agradecer a sus clientes actuales por ponerlo en primer lugar. Puede ser una táctica muy poderosa para construir relaciones positivas con sus clientes a lo largo del tiempo y asegurarse de que le paguen puntualmente de manera consistente.
6. Tenga un proceso de seguimiento
Esto es algo que los autónomos a menudo encuentran particularmente difícil de hacer. Está perfectamente bien hacer un seguimiento de los clientes que tienen facturas pendientes. Nunca debes sentirte mal o incómodo por hacer esto. Has hecho el trabajo, tienes derecho a que te paguen a tiempo.
Muchos freelancers se ponen nerviosos acerca del seguimiento por temor a antagonizar u ofender a sus clientes, pero es algo que simplemente se debe hacer. Si realiza un seguimiento constante a lo largo del tiempo, encontrará que las personas comienzan a pagarle más rápido y no dejan pasar las cosas. Los que repetidamente no responden no son el tipo de clientes con los que debería trabajar de todos modos.
Los correos electrónicos de seguimiento no tienen que ser una fuente de drama o desagrado. Un simple recordatorio es todo lo que se requiere inicialmente.
Incluso algo tan simple como el correo electrónico anterior empujará suavemente a sus clientes hacia el botón de pago.
Una forma de evitar olvidar el seguimiento de los pagos atrasados es programar recordatorios automáticos con sus clientes. Freshbooks tiene un seguimiento automático integrado en su software de facturación, al igual que la mayoría de los proveedores de servicios similares. Si desea manejar las cosas de manera más informal, o caso por caso, una solución simple como Boomerang es más que suficiente para hacer el trabajo.
7. Asegúrese de que sus facturas no dejen lugar a debate
Su factura debe tener un desglose detallado del trabajo realizado. Si está enviando facturas vagas, deja una puerta abierta para la confusión del cliente y el eventual pago atrasado.
Esta es una cuestión de equilibrio. No desea sobrecargar a su cliente con demasiados detalles del proyecto, pero sí desea que sea inmediatamente obvio para ellos lo que están pagando.
Como en nuestro segundo punto anterior, especificar los requisitos de facturación por adelantado es muy útil aquí, pero también es una gran responsabilidad para usted ser organizado en sus propios hábitos de trabajo. Si factura por hora, por ejemplo, asegúrese de realizar un seguimiento eficaz de su tiempo y tenga a mano un desglose de las horas del proyecto .
Si está facturando según el valor, asegúrese de que los entregables acordados en el contrato de su proyecto estén detallados en términos muy claros. Antes de enviar la factura, pregúntese: ¿ esto describe de manera clara y sucinta el trabajo realizado?
Al final del día, desea que su cliente eche un vistazo rápido a la factura, asienta con la cabeza apreciativamente y luego envíe el dinero a su cuenta. Si está buscando más información sobre tácticas de facturación específicas para hacer que esta secuencia de eventos sea más probable, consulte el artículo Invoice like a Pro de Smashing Magazine. Es un viejo pero bueno.
8. Facilite el pago
Querrás que sea lo más fácil posible para que tus clientes te paguen. ¿Tiene condiciones de pago muy estrictas o se limita a aceptar solo un tipo de transferencia de fondos? Puede estar haciendo las cosas innecesariamente difíciles para sus clientes.
Si realmente quiere que le paguen rápidamente, pregunte a sus clientes qué método de pago prefieren, en lugar de intentar forzarlos a usar un método en particular. Algunas compañías preferirán pagar con tarjeta de crédito, algunas querrán que use PayPal, otras pueden sentirse más cómodas con las transferencias bancarias directas.
Incluso una cuenta de PayPal cubre muchos conceptos básicos de pago para usted y sus clientes.
Si es posible, debe admitir más de una opción de pago. Las transferencias bancarias son siempre una opción ya que, para empezar, tiene una cuenta bancaria. Asegúrese de incluir los detalles correctos de las transferencias nacionales e internacionales en sus facturas.
Configurar una cuenta de PayPal mata dos pájaros de un tiro. Puede recibir transferencias de PayPal y también aceptar pagos con tarjeta de crédito a través de esa ruta. Un mundo de opciones adicionales como Skrill , Venmo y (para los aventureros) Bitcoin están disponibles, pero una combinación de cuenta bancaria y PayPal cubre la mayoría de los conceptos básicos.
9. Configurar facturas recurrentes
Los ingresos recurrentes confiables son el santo grial de la mayoría de los negocios, en línea o de otra manera. Pregúntese si hay algún aspecto de su servicio en el que este tipo de arreglo podría tener sentido. Si es así, ve por eso.
Los pagos recurrentes son una bendición en términos de predecir con precisión el flujo de caja mensual. Tener una proporción de sus ingresos en caja es particularmente útil para los autónomos que a menudo se enfrentan a un entorno de festín o hambruna generalmente impredecible.
Una forma de integrar esta opción que tiene sentido para muchos desarrolladores de WordPress es configurar un anticipo mensual . Esto podría cubrir ciertos aspectos de sus servicios, como el mantenimiento del sitio o una cantidad fija de trabajo de desarrollo mensual, y le permite cobrar por proyectos específicos por separado.
Los pagos recurrentes también son útiles desde el lado del cliente. Ellos saben exactamente lo que están recibiendo y cuándo.
10. Solicite pagos por adelantado
Si trae nuevos clientes regularmente, tener un procedimiento para pagos por adelantado tiene mucho sentido. Esto ayuda a generar confianza para ambas partes, elimina a los clientes problemáticos de antemano y le brinda una amplia motivación para seguir adelante con su mejor trabajo. Además, hace maravillas con el flujo de caja a corto plazo.
No tiene que solicitar el pago completo por adelantado; incluso un pequeño porcentaje es suficiente para hacer el truco. Una opción estándar es simplemente solicitar un tercio de la tarifa del proyecto por adelantado o al completar el primer hito importante.
Otro enfoque que tiene sentido en ciertas circunstancias es solicitar un pequeño depósito no reembolsable para cubrir su trabajo inicial en el proyecto y la configuración del cliente y la evaluación de necesidades.
Por supuesto, también puede adoptar este enfoque con clientes habituales en proyectos únicos, pero se presta especialmente bien para los encuentros por primera vez.
Conclusión
Ninguno de los consejos que hemos cubierto es particularmente difícil de configurar en un nivel práctico, pero es posible que tenga que superar un poco de resistencia interna con algunos de ellos.
Muerde la bala y simplemente hazlo porque cualquiera de los consejos será suficiente para acelerar tus pagos. Pruébalos todos y verás resultados estelares en un abrir y cerrar de ojos.
Repasemos los conceptos básicos una vez más:
- Sea cortés y profesional.
- Ofrecer incentivos positivos y negativos a los clientes.
- Mantenga las cosas simples y cumpla con todos los requisitos de facturación correctamente la primera vez.
- Ofrezca múltiples opciones de pago y considere la facturación recurrente.
- Nunca tengas miedo de hacer un seguimiento.
¿Hay algún consejo que nos hayamos perdido que te haya ayudado a recibir tu pago a tiempo en el pasado? Si es así, comparta sus consejos y trucos favoritos en los comentarios.
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