Cómo usar la automatización para construir un negocio de WordPress eficiente y rentable

Las realidades del trabajo independiente

Si bien no voy a tratar de venderle la idea de administrar su negocio con un mouse en una mano y un cóctel en la otra, las mejoras en la eficiencia pueden tener un impacto significativamente positivo en su estilo de vida. Es realista pensar que con un poco de trabajo duro y planificación, puedes acercarte un poco más al estilo de vida imaginado que hizo que el trabajo por cuenta propia pareciera tan gratificante en primer lugar.

Como autónomo (o propietario de una pequeña agencia), eres responsable de multitud de tareas. Combinadas, esas tareas pueden parecer abrumadoras (por decir lo menos) y su lista de tareas probablemente nunca parece dejar de crecer. En lugar de solo trabajar con clientes, te encuentras administrando:

• Generación líder
• Crianza de plomo
• Medios de comunicación social
• marketing de contenidos
• Proyectos de clientes
• Solución de problemas para clientes
• Servicio al Cliente
• Gestión de empleados o contratistas
• facturación y contabilidad
• Cobro de facturas
• Actualización de la web de la empresa.

Estoy seguro de que dará fe del hecho de que la lista anterior apenas comienza a describir las responsabilidades asociadas con el trabajo por cuenta propia. Con solo 24 horas en un día, las cosas pueden salirse de control rápidamente.

Una de las cosas más importantes que puede hacer como autónomo o propietario de una pequeña empresa es priorizar sus tareas. Si bien no argumentaré que todos los elementos de la lista anterior pueden automatizarse, no todos son de misión crítica (es decir, específicamente relevantes para la generación de nuevos clientes e ingresos).

Otras tareas, aunque importantes, atribuyen muy poco al crecimiento de su negocio. Y seamos honestos, cuanto menos tiempo dedique a tareas que no aportan nada a sus resultados, mejor estará.

Pero, ¿cómo decide qué se puede automatizar y qué no?

Resulta que la lista de lo que no se puede automatizar es mucho más corta que la lista de lo que se puede automatizar. Prácticamente todas las partes de su negocio, desde el marketing hasta las redes sociales y la gestión de CRM, se pueden automatizar de una forma u otra.

La verdadera pregunta es: ¿Qué debe y no debe automatizar? Para eso, necesitamos echar un vistazo más de cerca a sus procesos y flujo de trabajo.

Un sistema de 5 pasos para agregar automatización a su negocio

Automatizar su flujo de trabajo no es fácil. Tienes que decidir de una vez por todas que ya has tenido suficiente, ha llegado el momento de hacer un cambio y vas a empezar hoy. Empecemos.

1. Categoriza tus tareas

El primer paso en el proceso es examinar sus tareas. Comience enumerando todas las tareas que completa de acuerdo con sus categorías generales. Estamos hablando de un panorama general aquí. Contabilidad, generación de clientes potenciales, servicio al cliente y gestión de proyectos , por nombrar algunos.

2. Crear subcategorías

Una vez que haya creado sus categorías generales, es hora de dividirlas en subcategorías. Por ejemplo, la contabilidad puede dividirse en facturación, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y mantenimiento de registros (por nombrar algunos).

La generación de prospectos puede dividirse en nuevos prospectos, crianza de prospectos y conversión de prospectos. No hay bien o mal aquí, solo tu propia forma de hacer las cosas. Y siempre puedes hacer cambios.

3. Cree una lista de tareas y una estimación de tiempo para cada subcategoría

Una vez que haya creado sus subcategorías, es hora de comenzar a entrar en los detalles reales. Querrá dividir cada tarea en pequeños pasos individuales que está tomando actualmente. Por ejemplo:

Nuevo flujo de trabajo de clientes potenciales:

1. Un visitante completa el formulario de consulta en su sitio web –  0 min
2. Recibirá y leerá el correo electrónico de envío del formulario: 1 min.
3. Agrega el cliente potencial a un nuevo tablero de Trello : 2 min.
4. Busca en su calendario y correo electrónico tres horas abiertas para una llamada telefónica – 10 min
5. Le envía un correo electrónico al cliente potencial para confirmar su consulta telefónica: 2 minutos
6. Llamas al cliente potencial a la hora acordada: 60 min.
7. Obtienes un nuevo cliente y lo ingresas en tu base de datos de clientes –  5 min
8. Creas un nuevo proyecto en Trello e invitas a las partes apropiadas:  5 min.
9. Creas un nuevo cliente en FreshBooks –  5 min

Tiempo total sin incluir llamadas telefónicas: 30 minutos

¿Puedes ver lo rápido que esta lista se vuelve muy detallada y también lo lento que se vuelve un proceso simple? Para completar cada paso del proceso, podría estar buscando entre 30 y 40 minutos de trabajo, más la llamada telefónica.

4. Implemente la automatización cuando corresponda

Una vez que haya detallado su flujo de trabajo y estimado su tiempo para completar cada paso del proceso, podrá ver dónde está invirtiendo el tiempo y en qué tareas. Con toda esta información frente a usted, debería ser mucho más fácil detectar áreas donde podría faltar eficiencia.

También podrá elegir tareas donde exista la posibilidad de automatización. Por ejemplo, veamos el nuevo flujo de trabajo potencial para la lista de tareas anterior.

Flujo de trabajo automatizado de nuevos clientes potenciales:

1. Un visitante completa el formulario de consulta en su sitio web –  0 min
2. Recibirá y leerá el correo electrónico de envío del formulario:  1 min.
3. Su nuevo cliente potencial se envía automáticamente a Trello, donde se configura una nueva tarjeta:  0 min.
4. Se envía un correo electrónico a su nuevo cliente potencial con un enlace a su calendario; pueden seleccionar un intervalo de tiempo disponible:  0 min.
5. 24 horas antes de su consulta telefónica, se le envía un correo electrónico a su cliente potencial con un recordatorio de cita –  0 min
6. Llamas a tu prospecto a la hora acordada –  60 min
7. Si la llamada resulta en un cliente, ingresa su información en un formulario web ( 1 min ) que automáticamente:
   
   1. Crea un nuevo proyecto en Basecamp para el cliente
   2. Agrega el nuevo cliente a FreshBooks
   3. Agrega el nuevo cliente a su lista de clientes de Mailchimp
   4. Tuitea un agradecimiento a tu nuevo cliente

Tiempo total sin incluir llamadas telefónicas: 2 minutos

Mediante el uso de unas pocas herramientas de automatización, se ha ahorrado potencialmente 28 minutos. Si hiciera esto tres veces al mes, se estaría ahorrando cerca de 90 minutos.

5. Mide tus resultados

Muy bien, potencialmente ha ahorrado 28 minutos de tiempo para cada nuevo cliente potencial que completa un formulario de consulta y se convierte en un nuevo cliente, pero aún no debemos celebrarlo.

Como cualquier otro plan que implementes, debes medir y evaluar tus resultados. En la mayoría de las situaciones, encontrará formas de mejorar el sistema que ha creado. También querrá asegurarse de que su tiempo ahorrado sea rentable.

La mayoría de las herramientas que usará para implementar la automatización tienen un costo adjunto. Obviamente, no tiene sentido automatizar algo a un costo que exceda el beneficio que recibirá.

Sin embargo, hay muchos factores diferentes a considerar, así que asegúrese de pensar en el panorama general. Por ejemplo, mira una pequeña agencia de marketing digital llamada Single Grain . Descubrieron que al hacer un seguimiento de los nuevos clientes potenciales en menos de cinco minutos, un proceso facilitado por la automatización, podían cerrar el doble de clientes potenciales cada mes.

¿Un aumento del 100% en clientes potenciales cerrados cada mes ayudaría a su resultado final? ¡Apuesto a que lo haría!

Herramientas del oficio (Cómo automatizar su negocio)

Ahora que ha creado una lista completa de las diferentes tareas involucradas en el funcionamiento de su negocio junto con sus correspondientes subcategorías y pasos individuales, puede priorizar qué y cómo automatizar.

¿Qué debe automatizar?

Tomar la decisión sobre qué automatizar es en parte sentido común, en parte preferencia personal.

Cualquier tarea que introduzca una cantidad irrazonable de ineficiencia en su negocio es candidata para la automatización, al igual que cualquier tarea que odie hacer. Si termina cada año con el equivalente a una caja de zapatos llena de recibos, entonces tal vez sea necesaria cierta automatización contable.

Hablando de su caja de zapatos, también hay una manera fácil de automatizar ese problema . Recuerde, preste mucha atención a cualquier tarea que no sea de misión crítica.

¿Qué no deberías automatizar?

Estoy inyectando un poco de opinión personal aquí, pero creo que siempre debe tener cuidado con la automatización de dos partes de su negocio:

1. Medios de comunicación social
2. comunicación con el cliente

A nadie le gusta comunicarse con una máquina, ¿verdad? La mayoría de nosotros hemos experimentado este escenario en Twitter en algunas ocasiones cuando alguien te sigue automáticamente y te envía un DM automático, solo para dejar de seguirte días después. No lo tome como algo personal: ningún ser humano estuvo involucrado en este proceso. Es un ejemplo clásico de cómo no construir relaciones y cómo no usar la automatización.

Automatización de WordPress

Gran parte de su estrategia de automatización puede comenzar con su sitio web de WordPress (si esa es la plataforma de sitio web que está utilizando). Muchas herramientas y plataformas se integran con WordPress y muchos complementos de WordPress , ellos mismos, se integran con herramientas externas. Algunas cosas que debe buscar entre los complementos que usa habitualmente:

• Integraciones Divi : si usa Divi, asegúrese de conocer las integraciones que vienen con él. Puede ahorrar mucho tiempo y dinero utilizando estas integraciones integradas de forma nativa que vienen con su tema.
• Integraciones de complementos de formulario: todos los complementos de formulario superior se crean con al menos una concepción simple de automatización. Verifique su complemento de formulario preferido para ver qué integraciones de ahorro de tiempo tiene.
• Complementos de reserva de eventos : estos complementos administran su calendario y ayudan a las personas a programar reuniones con usted. Lo más probable es que tenga algo de automatización incorporada (como recordatorios de reuniones, notificaciones de envío de formularios y sincronización de calendarios)

Automatización de marketing: Keap y Ontraport

Cuando se trata de automatización de marketing, los líderes indiscutibles son ActiveCampaign y Keap . En el segundo lugar, no muy lejano, se encuentra Ontraport , del que encontrará una revisión exhaustiva aquí .

No hay una manera fácil de describir exactamente qué es o qué hace Keap. Podría describirse mejor como una especie de paquete de automatización de marketing y relaciones con el cliente todo en uno. En resumidas cuentas, si tiene una agencia rentable o es un trabajador independiente ocupado, Keap tiene la capacidad de administrar, automatizar y rastrear la mayoría de las tareas que actualmente realiza manualmente.

Esta publicación no pretende proporcionar una revisión completa de Keap. El software es demasiado complejo y rico en funciones (aunque no perfecto) para resumirlo en unos pocos párrafos. Dicho esto, si actualmente está gastando dinero en una respuesta automática y tiene una lista cada vez mayor, considere que por unos pocos dólares más al mes, podría estar usando una plataforma que ofrece una funcionalidad considerablemente mayor.

Donde ambas plataformas de marketing realmente brillan es en su capacidad para optimizar y administrar tanto el proceso de crianza de clientes potenciales como el de clientes.

Automatización de tareas: Zapier e IFTTT

Zapier ofrece un servicio mensual relativamente económico (a partir de $20/mes). Capaz de transformar literalmente su productividad, Zapier esencialmente vincula la mayoría de sus aplicaciones favoritas mediante disparadores y eventos. If This Then That (IFTTT) es un servicio muy similar, llamando a sus automatizaciones «recetas» en lugar de Zaps. Ambos servicios son herramientas increíblemente poderosas.

Por ejemplo, supongamos que usa Zendesk para los tickets de soporte al cliente. Cada vez que un cliente abre un ticket de soporte pagado, abre su software de contabilidad y crea una nueva factura. Solo que, a veces, está tan ocupado solucionando el problema de su cliente que se olvida de crear la factura. Eres malo.

Después de revisar algunos meses de datos, descubre un promedio de cinco tickets de soporte cada mes en los que olvidó crear una factura correspondiente. Como resultado, perdió más de $250 en ingresos cada mes. Todos cometimos errores como este, ¿verdad? Con Zapier, nunca volverá a suceder.

Cada vez que un cliente completa un nuevo ticket a través de Zendesk, se crea automáticamente una factura en su software de contabilidad Xero . No toma mucho tiempo ver cómo se puede recuperar rápidamente el costo de $20/mes.

Si está buscando una manera de introducir una automatización económica en su negocio, no busque más allá de Zapier.

Ya hemos hablado sobre la automatización de las tareas de contabilidad. Todo el mundo odia la contabilidad, ¿verdad?

IFTTT proporciona una receta simple que guarda una copia de cada factura, recibo o archivo adjunto que recibe por correo electrónico en su cuenta de Dropbox, algo así como una caja de zapatos virtual donde su contador puede comparar los registros apropiados. También tendrá la tranquilidad de saber que todos sus documentos importantes están ubicados en un lugar conveniente.

Automatización de redes sociales: Buffer y Hootsuite

Me doy cuenta de que acabo de desaconsejar la automatización de las redes sociales, así que permítanme aclarar lo que quiero decir: no hay absolutamente nada de malo en automatizar sus publicaciones de Facebook, tweets o cualquier otra actualización de las redes sociales. Solo mantenlo real: las redes sociales deberían ser, bueno, sociales.

El problema con las redes sociales es que es fácil pasar más tiempo socializando que siendo productivo, y esto va en contra de lo que estamos tratando de lograr aquí. Aún así, hay algunas formas en que puede procesar por lotes y automatizar parte de su trabajo en las redes sociales, lo que mejorará su eficiencia. Éstas incluyen:

1. Para cualquier publicación en redes sociales que no sea urgente o que no involucre interacción personal, considere la posibilidad de realizar lotes. Dedique una o dos horas a crear publicaciones para las plataformas que desee. Luego, prográmelos en una aplicación como Buffer o Hootsuite . Al agrupar sus redes sociales de esta manera, ahorrará mucho tiempo, un resultado directo de no tener distracciones que lo desvíen del rumbo.
2. Cada vez que cree una nueva publicación de blog, use una herramienta como Zapier o IFTTT para compartir automáticamente el enlace con los seguidores.
3. Use las menciones como una forma de mantenerse al tanto de las conversaciones que lo involucran. También puede automatizar las búsquedas de temas relevantes para su negocio.

Sobre todo, mantén las riendas sueltas en cualquier aspecto de tus redes sociales que esté automatizado. Lo último que quieres hacer es parecer alguien que está completamente desconectado de sus interacciones sociales.

Si está interesado en obtener más información sobre Buffer y Hootsuite, los cubrimos en este resumen:  Cómo programar tweets para sus publicaciones de blog de WordPress .

Terminando

Una de las mejores maneras de ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia y ser más rentable es adoptar una filosofía de «hágalo ahora». Pero a veces es más fácil decirlo que hacerlo; especialmente cuando eres un trabajador autónomo que intenta administrar varios proyectos de clientes, o una agencia pequeña con más trabajo del que puedes manejar.

La automatización lo ayudará a completar más de sus tareas importantes en menos tiempo y evitar la procrastinación que tan fácilmente permite que nuestra carga de trabajo se salga de control. Si su idea actual de automatización comienza y termina con una respuesta automática básica, es probable que haya margen de mejora.

El primer lugar para comenzar es siguiendo los cinco pasos descritos anteriormente. Si lo hace, tendrá una idea clara de dónde está invirtiendo su tiempo y dónde se encuentra la mayor oportunidad de mejora.

¡Nos vemos junto a la piscina!

Si actualmente está utilizando la automatización en su negocio de WordPress, comparta cómo le ha ayudado en los comentarios a continuación. ¿Qué tipo de herramientas está utilizando para automatizar su negocio? 

Haber de imagen: Azaze11o/Shutterstock