Cómo estructurar y ejecutar una reunión de cliente de diseño web exitosa

Crear una estrategia

Una estrategia responde esencialmente a dos preguntas. ¿Hacia dónde vamos y cómo vamos a llegar allí? Después de haber investigado un poco, puede comenzar a desarrollar una estrategia básica. Este es un punto de partida sólido para ayudarlo a lograr sus objetivos. Para ello puedes analizar el comportamiento pasado de tu cliente y buscar patrones para entender sus estrategias.

Es importante encontrar acciones que pueda tomar para resolver problemas. Digamos que está a cargo de rediseñar una tienda de camisetas en línea. Algunas preguntas que puede querer responder para SEO pueden incluir:

1. ¿Qué camisetas ven menos los usuarios?
2. ¿Por qué la gente no los ve?
3. ¿Podemos encontrar formas de aumentar las visitas a la página de este producto?

Cuente la historia de su estrategia

Sus ideas serán mucho más fáciles de relacionar si resuenan en los corazones y las mentes de la audiencia. Si no comunica sus ideas de manera clara y convincente, ¿cómo puede esperar que los demás lo ayuden? Algunas de las marcas más exitosas tienen ricas historias de fondo. Quizás la historia de fondo corporativa más famosa es la de Apple, fundada en un garaje por dos desertores universitarios llamados Steve a fines de la década de 1970. El lenguaje que elija también puede ayudar a enmarcar sus ideas. El poder del lenguaje cargado de emociones se ilustra en famosos discursos motivadores, como el  discurso I Have a Dream de Martin Luther King Jr. ,  Just One for the Gipper o la  escena de batalla final en Braveheart .

Obviamente, no necesitamos igualar el nivel de retórica utilizado en esos discursos, especialmente cuando se nos asigna hacer algo menos intenso, como el rediseño del sitio web de un preparador de impuestos, pero podemos tomar algunas pistas de esos famosos discursos. Todos ellos tienen dos cosas en común: son increíblemente inspiradores y apelan a la emoción. Puede ser muy emocionante para su cliente ver una hoja de ruta hacia el éxito, especialmente si cree en la historia de todo corazón. Es su trabajo hacer que la gente se entusiasme con el cambio y aceptar lo que está por venir.

Tenga en cuenta los siguientes consejos cuando comunique la historia de cualquier estrategia dada.

• La estrategia es, esencialmente, la respuesta a preguntas simples como ¿quiénes somos? ¿A donde vamos? ¿Cómo llegaremos allí?
• ¿Qué aspectos convincentes de su estrategia deben contarse?
• Vender la historia del mañana. La estrategia es la historia del cambio. ¿Qué será diferente? ¿Por qué será diferente? ¿Cual es tu papel?

Hágale saber a su cliente qué hay para ellos

Antes de realizar cualquier contacto con clientes potenciales, debe tener una propuesta de valor claramente definida . Esto se reduce a «¿Qué hay para ellos?» Tu cliente necesita saber qué puedes hacer por él y exactamente cómo lo vas a hacer. Esta es un área en la que es más que aceptable hacer sonar tu propia bocina. Puedes dejar que tu trabajo hable por sí mismo, pero siempre es útil presumir un poco.

• ¿A qué te dedicas? Sea claro acerca de cuál es su función, incluidas las cosas que no hará o no podrá hacer. ¡Intenta evitar sorpresas!
• ¿Cuál es tu objetivo? ¿Cómo vas a lograrlo?
• Use ejemplos concretos de cómo va a hacer que las cosas sucedan. ¿Vas a fortalecer su red social? ¿Enfatizar ciertos valores? ¿Establecer objetivos?
• ¿Qué hay para ellos financieramente? Este es un caso en el que la vanidad de las métricas y los gráficos le servirán bien.
• Muestra ejemplos de tu experiencia. Califíquese con estudios de casos, enlaces, ayudas visuales, demostraciones en vivo o cualquier otra cosa que demuestre competencia.

Cómo prepararse para una reunión exitosa con el cliente

Incluso si su reunión es informal, no se equivoque al respecto: es una entrevista. Estar preparado no solo lo ayudará a evitar contratiempos durante la reunión, sino que también puede brindarle un claro sentido de dirección. Esto infundirá confianza en tu posible cliente y demostrará que no tienes miedo de tomar decisiones.

Enviar un recordatorio por correo electrónico

Envíe un correo electrónico de recordatorio a su cliente con todos los detalles de su reunión. Puede automatizar esto para facilitar las cosas, como mencionamos en nuestra publicación sobre la Guía definitiva para la incorporación de clientes . Me gusta enviar tres recordatorios separados antes de la reunión:

• Inmediatamente después de concertada la cita.
• Una semana antes de la reunión.
• El día antes de la reunión.

Configurar un recordatorio de llamada telefónica

Me gusta llamar con un recordatorio de 72 a 24 horas antes de la reunión. Las llamadas telefónicas automatizadas pueden agregar un toque profesional.

Haz tu investigación

Para hacer el mejor trabajo posible, debe tener una idea del negocio de su cliente. ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Qué estrategias anteriores han utilizado? Investigue un poco sobre:

• La industria.  Encuentre formas de aprender sobre el campo en el que trabaja su cliente. Por ejemplo, si desea ayudar a alguien a configurar un sitio web para una organización sin fines de lucro, es posible que desee encontrar algunos recursos sobre organizaciones sin fines de lucro, como este curso gratuito sobre el Fundamentos de la estrategia sin fines de lucro . Otra forma de aprender sobre un nicho en particular es navegar a través de revistas comerciales de la industria.
• El cliente. Debe tomarse un tiempo para conocer a la persona o grupo de personas con las que hablará. Tener una idea del estilo personal de alguien y cómo hacen negocios puede ayudarlo a obtener una comprensión más profunda de su función.
• Información de contexto.  Si se trata de una organización establecida, eche un vistazo a su declaración de misión . Esta es una excelente manera de conocer los valores fundamentales de su cliente potencial y el propósito de su negocio.

preparar una agenda

Usted es el encargado de facilitar esta reunión y depende de usted mantener el barco a flote. No es necesario que planifique las cosas palabra por palabra, pero es útil tener algún tipo de calendario que incluya los temas que desea discutir.

• Prepara muchas preguntas.  Trate de obtener la mayor cantidad posible de la información que necesita.
• Tenga a mano una lista de temas relevantes. Me gusta hacer una lista de verificación de las cosas que necesito repasar.
• Obtenga respuestas a preguntas importantes. Trate de obtener cualquier información pertinente relacionada con su estrategia.
• Usa storyboards y  wireframes.  Estos métodos pueden ser excelentes actividades de colaboración.
• Los prototipos y el botín son excelentes regalos . Siempre es una buena idea darle a la gente algo que puedan sostener o ver.

Recientemente tuve una reunión con un cliente sobre el rediseño de su sitio web. Antes de hacer una agenda, escribí una lista rápida que describía las cosas que quería cubrir, junto con los límites de tiempo estimados:

1. Presentaciones y pequeña charla: 10 minutos.
2. Compare notas sobre perspectivas de la industria: 7 minutos.
3. Muestre algunos estudios de casos de sitios similares: 10 minutos.
4. Muestre la tabla de inventario de contenido y obtenga comentarios: 10 minutos. Después de crear un mapa del sitio, me gusta comenzar el diseño de cada sitio web haciendo un inventario de todo el contenido que quiero agregar para cada página. Descargue esta  hoja de cálculo de inventario de contenido gratuita de MaadMob (.xls) .
5. Muestre las muestras de guión gráfico 1 y 2. Obtenga comentarios: 30 minutos.
6. Hable acerca de los servicios básicos de SEO y otros servicios de marketing. Obtenga comentarios: 10 minutos.
7. Haga un montón de preguntas a lo largo.

Configurar una entrevista simulada

De acuerdo, no todos somos grandes oradores, pero la práctica puede ayudar a cerrar esa brecha. Intente configurar una reunión simulada con un temporizador. Use a cualquier persona a su disposición para practicar frente a él, incluido su perro, su madre o el espejo si no hay nadie más cerca. Hay muchos recursos como Toastmasters International o Public Speaking Meetups que tienen reuniones en las que puedes practicar hablar en público para que tengas más confianza en la reunión real.

Terminando

Una de las cosas que más me gustan del diseño web/de información es que hay tantas habilidades diferentes que puedes aprender y practicar. Al igual que todo lo demás, practicar las habilidades de la gente puede parecer abrumador al principio, pero una vez que aprendes a hacerlo, es muy gratificante. Esperamos que esta publicación lo inspire a diseñar una reunión exitosa con el cliente. Recuerde, un poco de entusiasmo es muy útil y el interés genuino conduce a una percepción genuina.

¿Tienes alguna experiencia que te gustaría compartir? Háganos saber en la sección de comentarios. 

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