Los eventos están en todas partes. Quiero decir, piénsalo. A muchas empresas les gusta organizar eventos. Y la web es una excelente manera de permitir que las personas se inscriban en estos eventos. Pero para hacer esto, necesita crear un sistema de registro de eventos.
Crear un sistema que permita a los usuarios registrarse en los eventos puede ser complicado y costoso, pero WordPress tiene muchas herramientas para ayudarlo a hacerlo. Permitir que sus visitantes se registren para sus eventos puede ser fácil si tiene a su disposición las herramientas mencionadas anteriormente.
Si alguna vez realizó un evento, entonces ya está familiarizado con todo lo que implica lograr que los visitantes de su sitio se registren. De lo contrario, debe comenzar por comprender lo que el sistema debe hacer.
¿Para qué necesitamos un sistema de registro de eventos? ¿Qué está involucrado? Aquí hay una lista de características que necesitará que proporcione su sistema.
La descripción del evento
El sistema debe dar información sobre el evento. Esta sería una descripción detallada que incluye toda la información básica:
- Tema
- Fecha y hora
- Evento
- Altavoces
- Precio
Mapa
Debe proporcionar un mapa de la ubicación del evento y hoteles y alojamientos recomendados en el área. La integración con Google Maps es una ventaja aquí.
Taxonomía
Esto incluye etiquetas y categorías para el evento. Esto le permite separar sus eventos entre sí si se trata de temas diferentes. Por ejemplo, puede tener un evento para mejorar las redes sociales para negocios, otro para comenzar con WordPress y otro para el diseño de complementos. Mantenerlos separados mediante el uso de etiquetas y categorías los hace más fáciles de encontrar y evita que se mezclen con su contenido habitual.
Formulario de inscripción
El punto principal de este tema es el manejo del registro para el evento. La mejor manera de hacerlo es utilizando un sistema que proporcione un formulario. El formulario debe estar claramente etiquetado y capturar toda la información necesaria del cliente. Los conceptos básicos incluyen:
- Nombre
- DIRECCIÓN
- Fecha de asistencia (si hay varias fechas)
- Dirección de correo electrónico
- Pago
Pagos
Esto debe incluir métodos de pago y manejar cupones. Debe tener múltiples métodos de pago para que las personas puedan pagar con tarjetas de crédito, a través de PayPal oa través de alguna otra pasarela de pago.
Correo electrónico
Sus clientes desean recibir un correo electrónico de confirmación de que su registro se completó. Un buen sistema incluso les enviaría recordatorios del evento. Incluso podría hacer que el sistema los suscriba a su boletín de forma automática.
Gestión
Debe haber métodos para gestionar los eventos. Debería poder crearlos, editarlos, copiarlos, eliminarlos, etc. También debería permitirle crear y administrar múltiples eventos.
También debería poder controlar la cantidad de personas que pueden registrarse. Por ejemplo, no desea que su formulario de registro continúe permitiendo que los clientes se registren para el evento después de que el lugar haya alcanzado su límite.
Creación de un sistema de registro de eventos en WordPress
Puede crear un sistema de registro de eventos simplemente usando las herramientas integradas en WordPress. Si desea ampliar esta funcionalidad, puede agregar un par de complementos que le ahorrarán algo de tiempo y le darán un buen resultado. Nos centraremos en algunos complementos específicos en esta publicación, pero si está buscando más opciones, consulte nuestra lista de los mejores complementos de eventos de WordPress , así como nuestra lista de los mejores complementos de reserva . ¡Hay muchos fantásticos para elegir!
Páginas y publicaciones
Puede usar páginas o publicaciones para manejar el registro de eventos. Crea una categoría específica para el evento. Esto mantendrá el evento separado de su otro contenido. Puede escribir toda la información en la publicación y tal vez usar un complemento de mapa para mostrar direcciones. Los mapas se pueden crear con un complemento de Google Maps como WP Google Maps . El uso de publicaciones o páginas para manejar el registro de eventos le permite mantenerlo simple o ser tan detallado como desee.
Inscribirse
Puede usar la función de registro de WordPress incorporada para permitir que los usuarios se registren. La publicación podría usar un formulario de registro, como Gravity Forms , o podría usar un sistema de boletines como MailChimp . Con MailChimp, puede crear un boletín informativo y un formulario de registro solo para este evento. Otra opción es usar un complemento que proporcione un formulario de registro para capturar correos electrónicos manualmente.
Otra forma de manejar el registro es a través del sistema de comentarios. Esto no funcionaría si quisiera mantener un cierto nivel de privacidad y sería difícil enviar cualquier tipo de correo electrónico de confirmación o recordatorio porque se haría manualmente. Pero para un evento con solo unos pocos asistentes, esto funcionaría bien.
Pagos
Puede utilizar PayPal para cobrar los pagos del evento. PayPal proporcionará un fragmento de código que llevará a sus visitantes a PayPal para completar la transacción.
Pensamientos y posibles preocupaciones
Esto funcionará para un evento pequeño si solo desea que se publique algo. Cuantas más funciones desee agregar, más difícil será y más tiempo llevará.
También hay algunos problemas con los que te puedes encontrar. Por un lado, es posible que deba instalar varios complementos diferentes para manejar diferentes funciones, como formularios, correo electrónico, mapas, etc., y todos tienen sus propias configuraciones y funciones para configurar. Todas sus características están separadas entre sí. Esto significa que tendrá que manejar múltiples pantallas para las opciones.
Por otro, tendrás que gestionar todo manualmente. Por ejemplo, tendrá que llevar la cuenta del número de asistentes y cerrar manualmente la función de registro cuando se alcance el límite.
Posiblemente, el problema más difícil sería manejar múltiples eventos y crear nuevos eventos. Es posible que deba comenzar desde cero y esto puede llevar mucho tiempo. Por ejemplo, si está utilizando MailChimp para crear un boletín informativo para el evento, tendrá que crear un nuevo boletín y un formulario de registro para cada evento.
El sistema ideal
Entonces, el sistema ideal le permitiría manejar todo desde un solo tablero, integrar todas las funciones juntas, aceptar múltiples métodos de pago, incluir formularios de registro que se crean a partir de la información sobre el evento, incluir mapas, permitirle administrar múltiples eventos en una vez y le permitirá copiar y reutilizar la información del evento. Afortunadamente, hay varios complementos que realizan estas tareas. Vamos a ver.
Soluciones completas
Usar un complemento para administrar el registro de eventos es una excelente manera de ahorrar tiempo y dinero. En lugar de usar complementos individuales que no fueron creados para funcionar como una sola unidad, puede usar un sistema completo que lo ayudaría a administrar el evento. Veamos algunos sistemas completos.
Registro de eventos
Este complemento le permite proporcionar y administrar el registro de eventos para cualquier tipo de evento. Puede capturar información de contacto, o cualquier otro tipo de información que desee, y se coloca automáticamente en una base de datos de eventos. Puede enviar al registrador a un sitio de pago en línea, como PayPal, Google Pay, MonsterPay, Authorize.net, etc., así como aceptar el pago con cheque o efectivo. Un sistema de gestión de pagos rastrea y registra los pagos y es compatible con la notificación de pago de PayPal.
Tiene informes que proporcionan listas de eventos, asistentes y pagos. Los informes se pueden descargar como archivos Excel o CSV. Incluye un campo captcha en el formulario de registro que puedes usar si quieres. El complemento es gratuito. Sin embargo, solicitan una donación si le gusta el complemento y lo encuentra útil.
Hay muchas configuraciones por las que pasar una vez que lo haya instalado. Los eventos son fáciles de crear y administrar. Primero cree una categoría para el evento, luego haga clic en eventos para agregar un nuevo evento. Luego revisa las pestañas completando los detalles. Las pestañas incluyen:
- Descripción
- Evento
- Fecha y hora
- Opciones
- Coordinador (requiere módulo adicional de $20 )
- Correo de confirmación
Una vez que haya creado el evento y lo haya enviado, regrese a la pantalla de administración de eventos donde podrá ver una lista de todos sus eventos. Esta lista incluye un shortcode para cada evento. Puede pegar ese código abreviado en su contenido para crear el formulario de registro.
La pantalla de administración de eventos también le permite ver la información básica, como la fecha, el nombre, el estado y la cantidad de asistentes. Puede administrar las tarifas, responder preguntas, editar, copiar o eliminar.
Me gusta que no tengas que crear un nuevo evento desde cero. Una vez que tienes un evento creado puedes copiarlo y hacer modificaciones al nuevo (en caso de que quieras cambiar la fecha, lugar, etc.).
Encontré que este complemento es muy fácil de usar y los formularios se ven geniales. Proporciona al asistente un botón para que pueda agregar el evento a su calendario y le brinda un mapa que muestra la ubicación.
Event Espresso 4 Decaf – Sistema de registro y gestión de eventos
La edición descafeinada de este complemento es gratuita. Facilita la gestión del registro de eventos. Por ejemplo, le permite crear formularios de registro, cobrar pagos a través de PayPal y crear informes. Enviará un correo electrónico de confirmación automatizado. Puede administrar y exportar los datos.
También hay una versión premium que agrega un calendario de eventos, más pasarelas de pago, múltiples opciones de precios y boletos, registro manual y plantillas de correo electrónico personalizables. Los precios comienzan en $69.
Encargado de eventos
Este está repleto de funciones que incluyen eventos recurrentes, administración de ubicaciones, un calendario de eventos, integración con Google Maps, administración de reservas y mucho más. Admite múltiples boletos, múltiples sitios, etc. Incluso tiene soporte BuddyPress que incluye: enviar eventos, eventos grupales, eventos personales y flujo de actividades.
Me gustan las opciones de personalización con este complemento. Puede especificar cualquier tamaño de imagen que desee. Puede elegir quién tiene qué capacidades dentro de las categorías de eventos, eventos recurrentes, ubicación y otros. Entonces, si desea que sus suscriptores puedan crear y editar eventos, puede permitirlo.
Puede usar el editor visual y crear sus propios formularios de envío en HTML si lo desea. Una vez que el usuario se haya enviado para el evento, puede hacer que el formulario no se muestre más si lo desea. También puede hacer su propio estilo personalizado y determinar cómo funciona el formulario dentro de una página.
Este tiene algunas de las características más completas de cualquiera de los complementos que probé. Hay pestañas en el tablero para general, páginas, formato, reservas y correo electrónico. Dentro de esas pestañas hay más pestañas dispuestas verticalmente, que van de cuatro a nueve. Cuando selecciona una de estas pestañas, se abren toneladas de opciones donde puede crear y administrar cada detalle de su evento. Aunque hay muchas configuraciones, sigue siendo fácil de usar. Puede dejar la mayoría de ellos en su configuración predeterminada si lo desea.
La edición gratuita está llena de funciones, pero si desea aún más, puede obtener la edición Pro . Agrega recordatorios de correo electrónico personalizables, administración de cupones y descuentos, historial de transacciones, PayPal y Authorize.net, formularios de reserva personalizables, formularios personalizados para asistentes individuales, reCaptcha, pasarelas de pago personalizadas y soporte premium. Es $75 por 1 sitio y $150 por 5 sitios.
Planificador de eventos
Este incluye las funciones que espera ver, como un administrador de formularios, ubicaciones, categorías, PayPal, etc. También le permite proporcionar información sobre las organizaciones involucradas en el evento. Todos los datos se almacenan en tablas de WordPress, por lo que no es necesario crear tablas personalizadas. Lo interesante de esto es que puede usar cualquier tipo de información para usar con el evento. También puede usar plantillas personalizadas y etiquetas de planificador.
Los eventos pueden ser por un número ilimitado de días. Los usuarios pueden registrarse solo por un día si lo desean y también pueden registrar a más de una persona. Esta fue una característica que no vi en los otros complementos. Tiene múltiples pasarelas de pago y puede crear ubicaciones de eventos ilimitadas y crear y administrar organizaciones ilimitadas.
Los formularios se construyen con AJAX. Puede crear tantos como desee y ordenar el orden de los campos. Los registros se almacenan en un tipo de publicación personalizada, por lo que funciona como un carrito de compras.
También hay una versión Pro que agrega muchas más funciones. Puede cambiar la estructura de datos usted mismo, crear sus propias plantillas y usar filtros para agregar campos y metacuadros a cualquier selección. Puede permitir que los usuarios se registren para varios días o todos los días del evento, permitir que los usuarios elijan la hora en la que se registrarán o que se registren para todo el evento. Puede cobrar en función del tiempo y tener un precio diferente para cada día que se registren. También puede crear nuevos registros y modificarlos desde el panel de control de WordPress.
La versión Pro cuesta $59 para el plan Personal, que incluye el uso en 1 sitio, $189 para Advanced para 1 sitio y agrega extensiones como MailChimp, y $299 para Developer para 5 sitios con soporte premium.
Tema de evento de Elegant Theme
Si desea crear su sitio en torno al evento, o si desea que su sitio se vea bien y muestre el evento, puede usar un tema que tenga muchas de estas características ya integradas. Evento de Elegant Themes es exactamente esto. Le permite convertir su blog en un sitio web de eventos que muestre su ocasión especial.
Tiene un calendario intuitivo e interactivo, que en realidad es bastante interesante. Mostrará las fechas que tienen un evento en rojo. Cuando sus visitantes pasen el mouse sobre esas fechas, obtendrán una pequeña ventana emergente con información sobre todos los eventos de ese día.
El diseño se ve increíble. Hay áreas para próximos eventos, eventos destacados, publicaciones de blog, sobre nosotros, etc.
Hacer clic en un evento lo lleva a la publicación de ese evento. La publicación contendrá toda la información que incluye una descripción, la fecha, la edad, el precio, qué tipo de evento es, la ubicación, un enlace para reservas y mostrará un mapa de Google para las direcciones.
Al hacer clic en Reservas lo lleva al formulario de contacto donde los visitantes pueden registrarse para el evento. En este ejemplo lleva a los usuarios a la página de contacto. También puede usar cualquiera de los complementos anteriores para manejar el registro.
Puede administrar los eventos, tanto pasados como futuros, desde un tablero dentro de WordPress.
El evento es parte del plan Personal por $69 por año. Incluye acceso a todos los temas y soporte premium.
Terminando
WordPress es una excelente herramienta para manejar eventos y registros de eventos. Puede obtener tantos detalles como desee, y puede ser tan simple o tan complejo como desee. Puede manejar el registro de eventos solo desde las publicaciones, usando varios complementos, un solo complemento o usar un tema que maneje gran parte por usted. Tienes muchas opciones en WordPress para hacer tuyo el proceso de registro de tu evento.
¿Y tú? ¿Ha utilizado WordPress para el registro de eventos? ¿Utilizó uno de los métodos detallados aquí? ¿Usaste un método diferente? ¿Tienes algo que añadir a esta lista? ¡Me gustaría saberlo en los comentarios a continuación!
Imagen en miniatura del artículo de Julia Tim / shutterstock.com