Como desarrollador o diseñador independiente de WordPress, su objetivo es conseguir los mejores clientes. Nada es más gratificante que terminar con éxito un proyecto a tiempo y recibir el pago con la misma rapidez. Los proyectos sin problemas conducen a clientes felices y una gran oportunidad de una relación lucrativa a largo plazo.
Sin embargo, las cosas no siempre van tan bien. Como con cualquier cosa en la vida, hay trampas que evitar y peligros que esquivar. Incluso los mejores clientes pueden ocasionalmente crear problemas que pueden resultar en flujos de trabajo interrumpidos, retrasos en los plazos o incluso pagos retrasados o disputados.
Como dice el viejo refrán, una onza de prevención vale una libra de cura. Hay pasos concretos que puede tomar como trabajador independiente para evitar problemas con los clientes incluso antes de que ocurran. En este artículo, analizaremos siete métodos clave que puede utilizar para garantizar que se entreguen proyectos exitosos y eliminar los posibles problemas de los clientes de raíz.
Al comienzo de cualquier proyecto, su cliente estará muy emocionado de comenzar. Todo lo que propongas, ya sea un nuevo tema de WordPress para su sitio o algo tan simple como un logotipo, les suena a sueño. Pero, una vez que se hace el trabajo y llega la factura, pueden surgir problemas.
Hay algunos clientes potenciales que simplemente quieren estafar a un profesional independiente. Quieren una cantidad ridícula de trabajo por un precio irrisorio. Estos clientes deben evitarse desde el principio.
Sin embargo, también puede correr el riesgo de tener problemas con clientes perfectamente razonables. Si se sorprenden con la factura final y se muestran reacios a los cargos que no esperaban, es fácil que surjan problemas. Antes de que se dé cuenta, podría estar pasando por semanas (o incluso meses) de conflictos innecesarios mientras lucha por obtener el pago que se merece.
Evite este escenario por completo asegurándose de que usted y el cliente hayan acordado un precio firme antes de que comience cualquier trabajo. Redacte una declaración de trabajo, o contrato, con los detalles de su trabajo y todas las tarifas aplicables. Asegúrese de obtener la aprobación por escrito del cliente sobre todos los costos potenciales antes de comenzar a trabajar.
Ya sea que esté cobrando un precio fijo o una tarifa por hora, el cliente necesita saber cuánto le costará al final. Si esto se documenta desde el principio, no pueden discutir una vez entregado el trabajo. Prevea los costos imprevistos que surjan en el contrato y detalle cómo deben ser manejados por ambas partes.
También querrá un sistema confiable para controlar su tiempo durante el proyecto. Esto podría ser tan simple como una hoja de cálculo o podría usar útiles herramientas en línea como Toggl para mantener las cosas organizadas. Asegúrese de que todo esté claramente indicado en la factura una vez que sea el momento de enviarla.
Los autónomos experimentados ya tendrán sistemas establecidos para esto, pero los recién llegados deben organizar las cosas lo antes posible. Tómese el tiempo adicional para crear versiones de plantilla de documentos clave (alcance de los contratos de trabajo, hoja de cálculo por hora y facturas) y téngalos listos cuando obtenga su primer trabajo. Revise estos documentos después de cada trabajo completado para ver si es necesario realizar cambios.
Freelancers Union tiene un excelente creador de contratos en línea que puede usar y las plantillas de facturas independientes están ampliamente disponibles en línea para ayudarlo a comenzar.
2. Establezca plazos realistas
Tanto si trabaja como autónomo para un cliente como si forma parte del personal de una empresa, todos los proyectos tienen fechas límite. Estos, lo creas o no, en realidad son cosas buenas. Lo ayudan a administrar y priorizar su tiempo y mantener a los miembros del equipo enfocados en el transcurso de un proyecto largo. Sin embargo, tenga cuidado. Establecer una fecha límite demasiado ajustada puede hacer que un cliente ejerza una presión innecesaria tanto sobre usted como sobre el trabajo.
Las presiones de tiempo siempre entrarán en juego en un proyecto. Un cliente o contacto puede tardar demasiado en responderle. Los clientes a veces también ponen un calor inesperado para alcanzar sus propias metas internas. Debes tener todo esto en cuenta desde el principio.
Es importante que establezca plazos que sepa que puede cumplir o superar (no hay nada que le guste más a un cliente que terminar antes de un plazo). Todos los involucrados en el proyecto deben saber cuándo estará listo el trabajo para su revisión, ya sea el producto final o las actualizaciones en el camino. Todo esto debe estar detallado en el alcance inicial del trabajo o contrato, para que no haya confusión.
Establecer hitos durante el proyecto es una excelente manera de garantizar comentarios regulares sobre el camino hacia una fecha límite final. El cliente podrá dar su opinión sobre el trabajo en curso y ayudará a que el proyecto avance.
Las herramientas de gestión de proyectos como Basecamp ayudan a mantener los plazos alcanzables.
Al establecer fechas límite, sea realista con su tiempo. Si este es uno de los muchos proyectos que está emprendiendo, no establezca un plazo demasiado ajustado que sepa que no podrá cumplir. Puede ser tentador (especialmente como nuevo trabajador independiente) establecer fechas límite cercanas para conseguir un trabajo, pero a la larga, lo lamentará.
Administrar su tiempo como desarrollador o diseñador independiente es algo en lo que mejora a medida que adquiere experiencia. Al principio, es mejor errar por el lado de la precaución y darse un amplio margen. Esto permite retrasos o desafíos inesperados en el proyecto que hacen que tarde más de lo esperado.
¿Qué haces cuando no puedes cumplir con un plazo? Antes de aceptar trabajar, repase un plan de contingencia que se activará en caso de que se pase una fecha límite o exista el peligro de que se resbale. Esto podría incluir traer otros recursos, reducir el alcance del trabajo o simplemente retrasar la fecha límite. Obviamente, el mejor momento para considerar todas estas contingencias es antes de que venza el plazo y no después.
Programar el trabajo en una aplicación de calendario simple como Google Calendar puede ayudarlo a visualizar su trabajo y establecer sus fechas límite. Las herramientas de gestión de proyectos más avanzadas como Trello o Basecamp también podrían ser una buena opción según su flujo de trabajo.
3. Establezca exactamente lo que los clientes necesitan de usted
En última instancia, un cliente lo está contratando porque no sabe cómo hacer el trabajo por sí mismo o no quiere hacerlo. Esto suena súper obvio, pero las implicaciones son varias. No todos los clientes sabrán la diferencia entre diseño y codificación, por ejemplo; es posible que estén esperando que entregue un trabajo que simplemente no es capaz de proporcionar.
Si el cliente no tiene claro para qué lo está contratando, es probable que se confunda y se moleste cuando algo no funcione. Puede terminar siendo eliminado de un proyecto simplemente porque sus expectativas no eran realistas. O es posible que te encuentres con un proyecto que se transforme en un trabajo desagradable, ya que te verás obligado a asumir mucho más trabajo del que originalmente acordaste.
Para evitar que ocurran estos problemas, debe dejar claro su ámbito de trabajo desde el principio. Comunique exactamente lo que va a hacer por su cliente en su contrato. Sea lo más específico posible para evitar confusiones (es decir, instalar un tema de WordPress, brindar soporte de SEO para x número de páginas, diseñar un nuevo logotipo con y número de revisiones). Esto ayuda al cliente a comprender lo que está pagando y elimina las expectativas poco realistas.
Asegúrese de que las contingencias, como las revisiones y la resolución de problemas, se incluyan en el contrato. A veces, un cliente nuevo en WordPress tendrá problemas para realizar cambios básicos en un nuevo tema. Por todos los medios, sea el que los ayude o haga los cambios usted mismo, solo asegúrese de que esté incluido en su contrato para que pueda recibir la compensación correspondiente.
Al diseñar gráficos originales para una empresa, casi siempre es necesario realizar revisiones. Especifique la cantidad de cambios que está dispuesto a realizar en su contrato para evitar interminables idas y venidas entre usted y el cliente. Tres revisiones más $x dólares por un precio adicional es un buen punto de partida.
En cualquier proyecto, puede existir la necesidad de revisar su alcance de trabajo en algún momento. Esté preparado para esta posibilidad con anticipación. Si está dispuesto y es capaz de asumir más trabajo para el cliente, asegúrese de que sepa que costará más o llevará más tiempo. Si no es algo que pueda hacer, asegúrese de comunicarlo para que puedan planificar en consecuencia.
Freelancers Union tiene una gran guía para escribir un contrato que cubre muchos de los puntos anteriores con ejemplos claros escritos en un lenguaje claro y útil.
4. Anticípate al retroceso
A los autónomos experimentados no les faltan historias sobre clientes difíciles de intercambiar entre sí. Quizás el tipo de cliente más frustrante es el que no sabe realmente lo que necesita. Esto puede sonar extraño para un recién llegado, pero muchos clientes simplemente tienen un entendimiento general de que necesitan un sitio web/gráfico/actualización, pero no saben qué forma debería tomar.
Esto a menudo puede conducir a problemas. Puede pasar días o semanas en una solución o diseño solo para que el cliente lo rechace de plano. Esto no es necesariamente porque hiciste un mal trabajo, es porque el cliente tiene una idea de lo que quiere, pero simplemente tuvo dificultades para explicárselo.
Al proporcionar una variedad de opciones para un cliente, lo ayuda a darse cuenta de lo que quiere. Imagen de jukaspring / shutterstock.com
Una gran parte de su trabajo es, por supuesto, ayudar a los clientes a articular sus necesidades. Durante las primeras etapas del trabajo, proporcione una variedad de opciones para que les gusten o las veten. Asegúrese de cubrir una gama de estilos o soluciones, desde simples hasta complejas. Esto puede significar proporcionar demostraciones para diferentes tipos de temas o varias maquetas de un diseño.
Esto ayudará a guiar al cliente hacia la solución que originalmente tenía en mente. También les ilustrará la cantidad de trabajo que está poniendo en el proyecto. La atención al detalle y el compromiso con el trabajo que está demostrando ayudarán a tranquilizar al cliente desde el principio y harán que las cosas funcionen sin problemas.
A veces, un cliente simplemente rechazará todo lo que envíe. Prepárate mentalmente para esto y no te lo tomes a pecho. Su objetivo es satisfacer sus necesidades, así que sea flexible con su trabajo y elecciones.
Por supuesto, también hay algunos clientes que simplemente no pueden o no quieren estar satisfechos. Con estas personas, tienes que estar preparado para alejarte. Esto se puede hacer sin dolor, siempre y cuando tome la precaución de atender la posibilidad por adelantado en su contrato.
Hay muchas herramientas excelentes disponibles para compartir y obtener una vista previa del trabajo con los clientes en estos días. Las soluciones clásicas como Dropbox y Google Drive son muy útiles. Github permite a los desarrolladores mantener a los clientes informados continuamente de una manera muy transparente. Los diseñadores tienen a su disposición opciones como Red Pen y Prevue . Proporcionar sitios de preparación simples para obtener una vista previa del trabajo en contexto para los clientes también es cada vez más fácil gracias a las herramientas de alojamiento de proveedores como Flywheel .
5. Proporcione comunicación frecuente
Como trabajador independiente, es de esperar que esté pasando sus horas de trabajo de manera inteligente y analizando las soluciones del proyecto de manera oportuna. Sin embargo, es posible que su cliente no sea tan confiable; no siempre puede garantizar que se comunicarán con usted a tiempo y los retrasos pueden ser un problema grave.
Reduzca la probabilidad de que esto suceda tomando la iniciativa en lo que respecta a la comunicación. Realice un seguimiento rápido de los correos electrónicos y las llamadas, especialmente después de enviar un trabajo que necesita aprobación o comentarios. Un cliente, especialmente el dueño de un negocio, puede estar ocupado y perder un correo electrónico individual. O simplemente pueden dejar caer la pelota de vez en cuando. Si eres persistente, responderán.
La comunicación frecuente también mantiene a todos en la misma página. Esto es especialmente importante en proyectos con varios miembros del equipo. Mantenerse en comunicación garantiza que no se dupliquen los esfuerzos ni se crucen los cables a lo largo de la línea.
La comunicación regular también lo ayuda a eliminar expectativas inapropiadas por parte del cliente y detectar problemas con anticipación. Si necesitaban algo diferente a lo que estás haciendo, puedes corregirlo de inmediato.
Herramientas como Slack ayudan a mantener a los equipos y clientes en sintonía.
Decida con anticipación con qué frecuencia desea comunicarse con su cliente y asegúrese de que ambos estén de acuerdo. Si es necesario el contacto diario, es imprescindible establecer un horario para llamadas o reuniones. Asegúrate de respetar su tiempo y el tuyo.
Las opciones de comunicación nunca han sido mejores, por lo que realmente el problema aquí es reducir los canales que utilizará en lugar de cualquier otra cosa.
El correo electrónico y las llamadas telefónicas son opciones populares por una razón: funcionan. Las opciones simples como Skype hacen que las reuniones remotas sean relativamente sencillas y las nuevas herramientas como Slack pueden mejorar radicalmente la comunicación en los proyectos si todos están de acuerdo con su uso; observe su reciente adopción por parte del equipo de WordPress, por ejemplo.
6. Esté listo para entregar el trabajo
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Incluso después de completar con éxito su parte de un proyecto, los clientes pueden ocasionalmente estar insatisfechos con los resultados generales y querer traer a otros trabajadores independientes o empleados.
A veces, esto es simplemente inevitable, sin importar cuánto haya trabajado en su pieza del rompecabezas. Asegúrese de estar preparado para esta eventualidad estando listo para entregar su trabajo en cualquier momento.
Mantenerse organizado con sus archivos de trabajo hace que esto sea rápido y fácil y también contribuye en gran medida a mejorar su trabajo si lo adopta como un hábito. Tenga sus archivos maestros (ya sean archivos PSD grandes o carpetas de código) en un formato listo para transferir y organizado de forma centralizada. Debe ser capaz de entregar su trabajo sin problemas en cualquier momento.
El correo electrónico no es la herramienta para el traspaso real aquí. Si se encuentra en el mismo lugar, a menudo no hay nada de malo con las soluciones de la vieja escuela, como una unidad flash o un DVD. Los servicios en la nube como Dropbox , Google Drive o Microsoft OneDrive son la forma más fácil de manejar las cosas de forma remota. Los desarrolladores se inclinarán naturalmente en la dirección de soluciones de control de código fuente como Github o Bitbucket Server .
La documentación también ayuda mucho en este escenario. A nadie le gusta que le entreguen potencialmente miles de archivos y que simplemente le digan que «resuelva». Documente sobre la marcha y haga un gran favor a sus compañeros de trabajo, clientes y futuros.
7. Esté dispuesto a enseñar a un cliente
A algunos clientes les gusta ser prácticos. Cuando se trata de algo tan importante como su sitio de WordPress o el logotipo de la empresa, es posible que no puedan resistirse a «ayudarlo» con el trabajo. Ya sea útil o no, este tipo de intervención puede retrasar un proyecto o crear importantes malentendidos en el camino.
Además de tratar de evitar esto con anticipación (quizás con una estipulación en su contrato), puede tomar medidas para asegurarse de que esto no obstaculice el trabajo. Comience por estar realmente preparado para explicar su proceso al cliente. Instrúyelos sobre lo que estás haciendo e indícales dónde pueden ayudar de manera útil.
Es importante mostrar paciencia con un cliente ansioso pero equivocado. Enseñarles un poco sobre los entresijos del diseño o la programación les ayudará a apreciar lo que haces. Es posible que no puedan ayudarlo de manera efectiva, pero al menos tendrán una mejor comprensión de lo que realmente está haciendo.
No todos los clientes querrán seguir este camino pero, con los pocos que lo hacen, puede ser una experiencia esclarecedora para todas las partes y sin duda aumenta su agudeza general como trabajador independiente.
Si necesita instruir a un cliente, considere usar una herramienta para compartir pantalla como GoToMeeting . Mostrar su trabajo en vivo es una excelente manera de ilustrar exactamente dónde se encuentra en un proyecto y obtener comentarios cruciales lo antes posible.
Conclusión: Esté Siempre Preparado
El hilo conductor de todos nuestros puntos anteriores es estar siempre preparado. Cuanto más trabaje con los clientes, mejor podrá anticipar los problemas. Claro, cometerá errores en el camino, pero si está dispuesto a aprender sobre la marcha, mejorará con cada nuevo trabajo.
Recapitulemos nuestros siete puntos clave:
- Acuerde un precio antes de que comience el trabajo.
- Establece plazos realistas.
- Establece exactamente lo que los clientes necesitan de ti.
- Anticipar el retroceso.
- Proporcionar comunicación frecuente.
- Esté listo para entregar el trabajo.
- Estar dispuesto a enseñar a un cliente.
¿Tienes alguna pregunta sobre nuestros consejos? ¿De qué manera ha evitado los problemas de los clientes en el pase? Asegúrese de hacérnoslo saber en los comentarios, junto con cualquier consejo o sugerencia.
Imagen en miniatura del artículo de Ingka D. Jiw/ shutterstock.com