Los proyectos de diseño web de WordPress generalmente funcionan bastante bien, a veces como un reloj. Los clientes aprueban hitos, reenvían creatividades y contenido rápidamente y siempre responden a sus consultas por correo electrónico con la máxima eficiencia. Ah, y las facturas, siempre pagan sus facturas a tiempo. ¿Te suena esto familiar?
No lo creo.
Por lo general, las comunicaciones entre el cliente y el desarrollador terminan siendo el cuello de botella número uno que impide que los proyectos se completen a tiempo.
¿Alguna vez te encuentras en alguna de las siguientes situaciones?
- ¿Te encuentras deseando poder mejorar la calidad de la comunicación con tus clientes?
- ¿Le gustaría poder dejar de perseguir a los clientes y miembros del equipo porque después de tres días, todavía no han respondido a su correo electrónico?
- ¿Te sientes agotado porque tienes demasiados proyectos en marcha?
- ¿Su bandeja de entrada está repleta de comunicaciones y archivos de clientes?
Esos son los problemas que vamos a abordar hoy, ya que cubrimos algunas técnicas que puede usar para garantizar una mejor comunicación con el cliente. También vamos a compartir cuatro de las principales aplicaciones de administración de proyectos que pueden ayudarlo a hacer malabarismos con los proyectos de sus clientes de manera más eficiente.
Hemos establecido que la comunicación con el cliente puede ser una fuente importante de frustración para el freelancer moderno. A veces, toma días o semanas obtener una respuesta de un cliente con respecto a un problema que debería resolverse en solo unos minutos.
Establecer expectativas claras
No siempre, pero la mayoría de las veces, la mala comunicación con el cliente es el resultado de no establecer expectativas claras al comienzo de la relación. Si no establece reglas y pautas claras sobre la comunicación, el flujo de trabajo del proyecto y las fechas de finalización, debe esperar que sus clientes (sin querer) superen los límites de lo que es aceptable.
Es porque todos estamos ocupados. Todos tenemos varios proyectos en marcha, tanto dentro como fuera del trabajo, y puede ser difícil gestionarlos todos. Especialmente si no eres naturalmente organizado.
La solución para usted, como trabajador independiente o agencia, es establecer expectativas y políticas que hagan que la finalización del proyecto de su cliente sea una prioridad, para ambos. Las pautas y expectativas deben ser claras, justas y no unilaterales. Asegúrese de que ambas partes estén de acuerdo antes de comenzar un proyecto.
Aquí hay algunas ideas que podría considerar implementar con respecto a expectativas claras:
- Establezca un marco de tiempo razonable en el que se respondan las llamadas telefónicas, los correos electrónicos o las actualizaciones en el software de gestión de proyectos, por ejemplo, de 24 a 36 horas.
- Una vez transcurrido el plazo, se detiene el trabajo en el proyecto hasta que se recibe una respuesta.
- Considere una cláusula de contrato que diga que después de dos solicitudes de información o aprobaciones sin respuesta y cinco días hábiles, el proyecto se suspenderá y se cobrará una tarifa de reactivación.
Estas pueden parecer soluciones extremas, pero no lo son. Lo que intenta evitar son los peores escenarios y los reincidentes. Si un cliente tarda varios días en comunicarse con usted cada vez que necesita información, está retrasando su capacidad para realizar el trabajo y, en esencia, para obtener ingresos .
Sal de tu bandeja de entrada
Todo el mundo tiene una relación de amor/odio con su correo electrónico. Una de las mejores cosas que puede hacer es sacar a sus clientes de su bandeja de entrada. No más hilos de correo electrónico largos y difíciles de manejar y no más excusas de correo electrónico perdido o perdido.
Entonces, ¿dónde coloca virtualmente a esos clientes si la bandeja de entrada ya no es una opción? Una alternativa es utilizar un software de gestión de proyectos , algo a lo que llegaremos en breve. La otra opción, especialmente a medida que avanza en la fase de mantenimiento, es usar un software de mesa de ayuda, como Groove o Zendesk o Help Scout.
Use su teléfono con más frecuencia
Todos hemos tenido esas conversaciones por correo electrónico que comienzan con una pregunta rápida pero descienden rápidamente a un aluvión de 10 o más correos electrónicos, de ida y vuelta. Cada salva contiene solo una oración o dos. En el momento en que haya terminado con los primeros correos electrónicos, se ha lanzado otra pregunta a la refriega.
Aquí está la solución a ese problema: cualquier conversación que pueda resolverse al 100 % en una línea o dos debe tratarse por correo electrónico. Cualquier cosa que requiera documentación de respaldo, sutilezas, una pequeña charla o múltiples opciones, debe tratarse en una llamada telefónica. Llano y simple.
Utilizar software de gestión de proyectos
Si le resulta un desafío coordinar y realizar un seguimiento de los proyectos de los clientes, encontrará que el software de gestión de proyectos es un salvavidas. El costo mensual adicional es probablemente el único inconveniente, pero es un pequeño precio a pagar considerando el hecho de que recuperará la cordura.
El uso del software de gestión de proyectos no solo lo saca de su bandeja de entrada, sino que crea un portal centralizado donde se lleva a cabo toda la comunicación y donde se almacenan todos los archivos. También crea un registro permanente y una línea de tiempo para todo su proyecto. Si alguna vez surge un problema con respecto a los tiempos de respuesta o la falta de comunicación, todo está justo frente a usted.
Una vez que se sienta cómodo usando el software de gestión de proyectos, descubrirá todo tipo de aplicaciones inesperadas, como:
- Creación de canalizaciones de ventas
- Contratar y entrevistar a otros freelancers
- Seguimiento de objetivos
- Administrar un calendario de contenido
- Incorporación de nuevos clientes
- Creación de plantillas de proyectos y flujos de trabajo
Hay bastantes opciones de software de gestión de proyectos disponibles. En los siguientes párrafos, repasaremos algunas de las opciones más populares.
Campamento base
Solo hay una manera de describir Basecamp y es «GENIAL». Tal vez sea una exageración, pero como una empresa que comenzó hace más de 15 años, han logrado solucionar el 99,9 % de los problemas de su software. Es fácil de usar, tiene muchas funciones y poner al día a los clientes en un abrir y cerrar de ojos. Si alguna vez encuentra que su negocio es un poco lento, también puede pausar su cuenta de forma gratuita (a corto plazo) o por $ 10 / mes mantendrán sus datos en el archivo indefinidamente.
El precio de esta opción comienza en $20/mes y cubre 10 proyectos activos y 3 GB de espacio de almacenamiento. Una buena característica de Basecamp es que permiten usuarios ilimitados, incluso con el plan más pequeño. Eso significa que puede invitar a un número ilimitado de miembros del equipo y clientes a cada proyecto. Además, podrás controlar lo que puede y no puede ver cada miembro. Basecamp también es rápido, ya que se basa principalmente en texto sin una interfaz de usuario elegante.
Una gran ventaja que Basecamp parece tener sobre las otras opciones de gestión de proyectos que existen es su intuición. Basecamp tiene lo que probablemente sea la curva de aprendizaje más corta de las cuatro opciones discutidas. Simplemente regístrese y comience. En 10 minutos, honestamente se siente como si hubiera estado usando el software durante meses. Creo que es el resultado de 15 años de refinamiento y el compromiso de mantener el software altamente funcional y, al mismo tiempo, sin problemas.
Trello
A primera vista, Trello no parece tener muchas funciones. Sin embargo, después de pasar un poco de tiempo con el software, pronto descubrirá que hace exactamente lo que necesita que haga, sin ningún flash innecesario. Para un autónomo o una pequeña agencia, puede salirse con la suya fácilmente con la versión gratuita. Podrás subir archivos de hasta 10 MB, así como invitar a tantos usuarios como sea necesario a cada tablero.
Un aspecto de Trello que podría mejorarse, al menos en los puntos de precio más bajos, es la capacidad de administrar los permisos de los usuarios y el acceso a tarjetas específicas.
Proyectos de trabajo en equipo
Teamwork es un software de gestión de proyectos con todas las funciones creado para equipos. Como todas las opciones discutidas hoy, es fácil de usar y lo sacará de su bandeja de entrada. Podrá dedicar más tiempo a su trabajo y menos tiempo a la gestión de su equipo.
Teamwork Projects ofrece una versión gratuita que te permitirá administrar dos proyectos. Subir al nivel de precios más bajo de $12 es relativamente económico, pero un problema potencial para los desarrolladores y diseñadores es el hecho de que los niveles de precios más bajos no ofrecen integración con Google Drive, Dropbox o Box.com. Dada la cantidad de personas que confían en estas opciones de almacenamiento en la nube, es justo decir que esto probablemente debería incluirse como un nivel básico de servicio.
Una cosa que Teamwork Projects hace particularmente bien es administrar equipos (como probablemente esperaría de su nombre). Definitivamente es más capaz en lo que respecta a la gestión de equipos que Basecamp o Trello, aunque la curva de aprendizaje es un poco más compleja.
ásana
Asana es otra opción para administrar equipos y también es el único software que no he usado personalmente. El registro es simple y gratuito hasta que actualice a funciones premium o necesite poder actuar como administrador.
El acceso a funciones avanzadas y precios comienzan en $21 para hasta 5 usuarios, que ciertamente no es la opción menos costosa. Sin embargo, en ese nivel tiene la capacidad de adjuntar archivos desde Dropbox, Google Drive o Box.com. Una función que no está disponible en Teamwork hasta que se activa el plan de precios de $49/mes.
Esperemos que ahora pueda ver el desafío cuando se trata de elegir el mejor software. Realmente necesita una comprensión clara de sus requisitos antes de comprometerse.
Conclusión
Eliminar el caos y tener la sensación de que los proyectos de sus clientes están bajo control es algo que puede mejorar enormemente su vida laboral y su actitud hacia su oficio. Afortunadamente, es uno de esos cambios en su negocio que puede implementar muy rápidamente. Se trata tanto de desarrollar buenos hábitos como de cualquier otra cosa.
Para los trabajadores independientes y los proveedores de servicios, el desafío número uno siempre parece centrarse en la comunicación con el cliente. La buena noticia es que estos problemas se pueden resolver en su mayoría poniendo sus expectativas por escrito; no olvide incluirlas también en su contrato.
La organización real de los proyectos mejorará drásticamente a medida que comience a utilizar cualquier tipo de software de gestión de proyectos. Incluso la versión gratuita de Trello lo pondrá a pasos agigantados de depender de su bandeja de entrada, algo que no es raro ver que ocurra regularmente.
¿Cómo gestiona sus expectativas en torno a la comunicación con el cliente? Si ha experimentado o utiliza software de gestión de proyectos, ¿prefiere una opción en particular? Por favor, comparta sus pensamientos en los comentarios a continuación.
Imagen en miniatura del artículo por Diego Schtutman / shutterstock.com