Si eres un desarrollador de WordPress que vuela mucho solo, la gestión del equipo no será una prioridad importante. Pero incluso si desea contratar a un autor invitado ocasional, contar con un sistema que facilite la gestión de varias personas desde el panel de control puede ser una bendición. Idealmente, tendría un sistema de este tipo implementado antes de que lo necesite. Intentar adaptar una solución puede llevar mucho tiempo y ser innecesariamente estresante.
Sin embargo, establecer la forma correcta de administrar su equipo requiere algo de reflexión. No todas las aplicaciones o servicios se adaptarán a todos los equipos. Desea lograr un equilibrio entre un complemento que ofrece todo lo que necesita, pero no tantas funciones adicionales que los miembros de su equipo se sientan abrumados.
Antes de profundizar en las diversas soluciones que puede usar, dediquemos un tiempo a discutir por qué es una buena idea integrar a su equipo en el tablero y repasemos el proceso de configuración de su tablero para que esto sea posible.
Esta es a menudo la primera pregunta con la que me encuentro cuando trato el tema de la gestión de equipos en relación con un sitio de WordPress. Podría tener un equipo completo dedicado a construir un sitio y contribuir con contenido. Pero, ¿por qué necesariamente necesita administrar ese equipo dentro del tablero? ¿Qué beneficios podría ofrecer?
Lo obvio, «porque pone todo en un solo lugar», es un problema. Cuantas menos herramientas tenga que usar su equipo para hacer su trabajo, mejor. Si todo lo que tienen que hacer es iniciar sesión en el panel de administración y ponerse a trabajar, sin necesidad de sitios o herramientas externas, la productividad se disparará.
Podría verte posiblemente reacio a esta noción si tienes un equipo grande. Muchos usuarios podrían saturar el tablero y hacer que su sitio sea más vulnerable a la piratería. Después de todo, cada usuario es otro punto de entrada a su sitio. Pero si se ocupa de la seguridad como debería hacerlo en el lado del usuario, al requerir contraseñas complejas y autenticación de dos factores, realmente no debería tener muchos problemas en ese frente.
Pero otros beneficios de mantener unificada la gestión del equipo se extienden más allá de los límites de la plataforma de WordPress y se aplican a las operaciones comerciales en general. Éstas incluyen:
- Eficiencia incrementada. Cuando todo lo que su equipo necesita para hacer su trabajo está ubicado en un solo lugar, lo harán más rápido.
- Mayor precisión. Además de completar las tareas más rápido, la integración de la gestión de equipos hace que, para decirlo claramente, sea más difícil cometer errores. Cuando su lista de tareas pendientes, las instrucciones del cliente, el cronograma y las herramientas reales para hacer su trabajo se recopilan en un solo lugar, la probabilidad de cometer errores disminuye drásticamente.
- Entorno de trabajo más unificado. Muchas empresas modernas están formadas por personas repartidas por todo el mundo. Lo cual es totalmente genial, pero puede generar una cultura de «oficina» un poco inconexa. Un solo entorno de trabajo garantiza la máxima interacción y colaboración, que son cosas buenas para la productividad y los resultados.
- Ahorro de costes y tiempo. A pesar de cualquier gasto inicial que le cueste una solución de gestión de equipos, el resultado final es un ahorro de tiempo significativo. ¿Cómo es eso? Piense por un momento cuánto tiempo pasa cada día cambiando entre las pestañas del navegador y las aplicaciones. Si sumas todos esos movimientos, notarás una gran cantidad de tiempo perdido. Y eso ni siquiera tiene en cuenta todos los correos electrónicos que tiene que enviar para transmitir la misma información o todas las veces que tiene que copiar y pegar las mismas tareas de un calendario a otro. Todo eso significa dinero perdido para su negocio. Optimice la gestión de su equipo y ahorre dinero. Período.
- Salida mejorada. Ya he insinuado esto, pero merece énfasis: el uso de una solución de gestión de equipos en WordPress mejorará el rendimiento de su equipo. Verá el trabajo que se completa más rápido en un mayor nivel de ejecución.
Los beneficios individuales para su sitio de WordPress y su equipo pueden diferir de esta lista, pero los principios generales permanecerán intactos: incorporar la gestión de equipos y proyectos en el tablero es bueno para los negocios.
Establecer roles de usuario
Una de las primeras cosas que debe hacer al configurar su equipo en WordPress es asignar roles para cada uno de ellos. WordPress tiene esta capacidad integrada en la instalación principal en forma de 5-6 funciones. Estos roles incluyen:
- Administrador: una persona que puede administrar y realizar cambios en cada parte de un sitio. Puede instalar complementos o temas, modificar configuraciones y publicar publicaciones.
- Editor: una persona a la que se le otorga permiso para escribir y publicar sus propias publicaciones y revisar y publicar publicaciones escritas por otros miembros del equipo también.
- Autor: una persona que puede escribir sus propios mensajes y publicarlos sin requerir la aprobación de nadie más.
- Colaborador: una persona que puede escribir sus propias publicaciones pero que no tiene permiso para publicarlas sin que primero las revise un editor o un administrador.
- Suscriptor: una persona que puede crear un perfil de usuario pero que no puede agregar nuevas publicaciones o páginas ni editar contenido existente.
- Superadministrador: este rol solo se aplica a instalaciones multisitio. Este usuario tiene toda la autoridad de un administrador estándar, solo que esta autoridad se distribuye en varios sitios en lugar de solo uno. También incluye la capacidad de administrar configuraciones e instalaciones para complementos de red, temas y usuarios.
Con estas definiciones en mente, puede comenzar a asignar los permisos apropiados a cada miembro del equipo. ¿Tiene problemas para determinar cuánto acceso y control debe tener una persona? Una buena regla general es proporcionar a los usuarios la menor cantidad de permisos posibles y, al mismo tiempo, permitirles realizar su trabajo de manera efectiva.
Complementos de gestión de equipos
A estas alturas, debería estar completamente convencido de la necesidad de administrar su equipo dentro de WordPress. Así que aquí hay algunas soluciones para considerar a medida que avanza hacia la optimización de las operaciones diarias y las comunicaciones entre los miembros de su equipo.
ásana
Asana es un popular servicio de gestión de equipos y proyectos que promete hacer que los interminables intercambios de correo electrónico sean cosa del pasado. Es un servicio externo en el que deberá registrarse fuera de WordPress. Sin embargo, tiene un complemento oficial que facilita la integración de WordPress.
El servicio es ideal para equipos pequeños y funciona mejor para administrar tareas y comunicaciones. Una vez que haya instalado el complemento, cada usuario en su sitio podrá ver sus hojas de tareas que se han creado en Asana. Los miembros del equipo también pueden editar sus hojas de tareas y agregar nuevas tareas, que luego se sincronizan con su cuenta principal de Asana. Con esto instalado, todos sabrán qué se espera de ellos (y cuándo se debe) sin tener que salir de WordPress.
Una palabra de advertencia: el widget de tareas de Asana no se ha actualizado desde finales de 2012, pero aún parece ser compatible con el equipo de Asana.
Gerente de Proyectos y Documentos SP
Una parte importante de la gestión de equipos implica la gestión de los proyectos en los que está trabajando. El administrador de documentos y proyectos de SP simplifica la administración de una variedad de documentos y archivos dentro de una variedad de proyectos, todo dentro del tablero. Controle cómo se distribuyen los documentos y administre las cuentas de los clientes. Puede dar a sus clientes acceso al tablero para que también puedan agregar y modificar sus proyectos.
Las características de este complemento incluyen seguridad de archivos incorporada, un cargador de archivos múltiples, formularios personalizados, búsqueda y un modo de solo lectura. Como administrador, puede controlar quién tiene acceso a los archivos y puede optar por recibir notificaciones por correo electrónico cuando un cliente carga un nuevo archivo. También puede descargar todos los archivos asociados con un proyecto en un solo archivo zip para su comodidad. Además, puede agregar atributos personalizados a las funciones de los usuarios, por lo que está seguro de crear el tipo de entorno de trabajo que mejor se adapte a su equipo.
También hay disponible una versión premium de este complemento que incluye todas las características de la versión gratuita más un diseño receptivo, campos personalizados, búsqueda por etiquetas, notificaciones de correo electrónico personalizadas, eliminación automática de archivos que puede configurar en un horario programado, vista en miniatura, y más. También viene con control de versiones de archivos, colaboración grupal e integración con los roles de usuario de BuddyPress y WordPress , así como con Dropbox. También puede importar archivos directamente desde Google Drive.
ColaboraciónPrensa
Otra herramienta útil que debes considerar se llama CollabPress . Este complemento es otro sistema de gestión de proyectos que simplifica la creación y asignación de tareas a usuarios específicos, según la función del usuario.
Algunas de sus características incluyen la capacidad de crear una cantidad ilimitada de proyectos con tantas listas de tareas, tareas individuales y comentarios como desee. Incluye soporte de código corto para una fácil implementación en la interfaz y funciona con BuddyPress para que pueda mantener la conversación. Cargue archivos, reciba notificaciones por correo electrónico, asigne plazos, vea dichos plazos en un calendario y vea un registro de actividad para controlar el progreso.
Es una forma sencilla de mantener a su equipo enfocado en la tarea sin que las personas abandonen el tablero.
¡Adicto a las tareas! Gratis
¡Un complemento gratuito que tal vez quieras probar se llama TaskFreak! Free , que como su propio nombre indica, permite la fácil creación de proyectos y equipos a los que puedes asignar tareas. También puede asignar tareas a usuarios específicos, incluir archivos adjuntos y participar en discusiones para asegurarse de que todos estén en sintonía.
También tiene la capacidad de configurar proyectos como públicos o privados y el complemento funciona bien en dispositivos móviles, por lo que no sería necesaria una aplicación móvil secundaria para realizar un seguimiento del progreso sobre la marcha.
Nube de contenido
Una herramienta muy interesante y completa que debe consultar se llama Content Cloud , y aunque tiene que usarla fuera del panel de control de WordPress, el conjunto de características aquí es tan impresionante que estoy dispuesto a hacer una excepción.
Aunque tiene que ver su flujo de trabajo por separado del panel de control de WordPress, incorpora sus publicaciones, páginas y configuraciones, lo que le permite mostrar documentos y notas adicionales a los miembros de su equipo de una manera intuitiva.
Por ejemplo, puede crear temas de contenido que ya tengan tareas y miembros completados para ahorrarle tiempo. Los miembros del equipo pueden ver todas las asignaciones en un calendario editorial. También puede mostrar pautas, comentarios y solicitudes de reescritura para los miembros de su equipo. También puede cargar archivos. Content Cloud le permite agregar algo de organización a su flujo de trabajo sin tener que recurrir a hojas de cálculo o al uso de varias herramientas.
Orbis
En el lugar donde se encuentran la gestión de equipos y la gestión de proyectos, encontrará Orbis , un «marco de trabajo de WordPress» que le proporciona un panel sencillo que facilita agregar nuevos proyectos, adjuntarlos a clientes y conectar a miembros individuales del equipo con a ellos. Lo realmente interesante de Orbis es que puede conectarlo a una conexión de intranet, por lo que puede agregar y editar nuevas publicaciones y páginas en un servidor interno.
En realidad, se divide en cuatro complementos distintos. Orbis Tasks es gratis, pero puede esperar abrir su billetera para Orbis Timesheets, $ 65.52; Suscripciones Orbis, $65.52; y llaveros Orbis, $67.12.
También viene con varios temas, por lo que puede diseñar fácilmente el tablero integrado con su sitio y marca existentes.
Editar flujo
Si tiene muchos colaboradores en su sitio, el complemento Edit Flow podría ser una buena opción para usted. Le permite crear un flujo de trabajo para que se publique todo el contenido nuevo. Lleva a sus autores a través de cada paso del proceso de escritura, desde la presentación de ideas hasta la asignación de nuevas publicaciones, el trabajo actual en una pieza, las ediciones y la publicación. Esto asegura que cada nueva publicación se revise minuciosamente antes de publicarse y evita que un autor publique contenido demasiado pronto por error.
Lo que es realmente bueno aquí es que funciona en función de los roles de usuario de WordPress. Mientras los tenga configurados correctamente, estará seguro de que nadie tendrá un mayor control del que usted designe.
Gerente de equipo fácil
Una parte de la gestión del equipo es garantizar que cada miembro obtenga el reconocimiento que se merece. Puede asegurarse de esto utilizando un complemento como Easy Team Manager. Funciona al permitirle agregar miembros a su equipo, una biografía, un puesto en la empresa, una foto y enlaces a perfiles sociales para mostrarlos en su sitio. Puede incrustar fácilmente equipos en cualquier publicación o página usando un código abreviado, para que los visitantes del sitio puedan ver información sobre cada uno de sus colaboradores.
Las características incluyen capacidad de respuesta, efectos de desplazamiento CSS, íconos sociales y la capacidad de agregar más de un equipo.
Equipo profesional definitivo
El último complemento que mencionaré aquí hoy es Ultimate Pro Team . Es similar a Easy Team Manager pero ofrece una gama más amplia de funciones. Se compone de tarjetas de miembros y perfiles de miembros, lo que le permite agregar nuevos miembros del equipo (y administrar los existentes) dentro de páginas y publicaciones.
Puede reorganizar el orden en que aparecen los miembros del equipo y guardar el diseño para usarlo más tarde también. Las tarjetas de miembros vienen en 7 estilos diferentes y hay 2 estilos para perfiles de miembros. Puede personalizar fácilmente los colores, el tamaño y las fuentes utilizadas. Agregue imágenes adicionales y tipos de enlaces, agregue campos adicionales, etc. El cielo es el límite para la personalización aquí.
Una licencia regular para Ultimate Pro Team cuesta $18, mientras que la licencia extendida te costará $90.
Terminando
Administrar un equipo sin una herramienta a través de la cual controlar las operaciones puede parecer casi imposible. O, al menos, muy desorganizado. Y cuando trabaja en WordPress para ganarse la vida, puede sentir que necesita acumular un amplio conjunto de herramientas para hacer su trabajo. Pero si integra la gestión del equipo dentro del tablero, puede ahorrarle a su equipo (y a usted mismo) una tonelada de tiempo. ¡Y su negocio solo puede beneficiarse de eso!
¿Utiliza un complemento o servicio de administración de equipos para mantener todos sus patos relacionados con WordPress en una fila? ¿Alguno de los mencionados aquí o usas algo más? Por favor, siéntase libre de contarme todo sobre esto en los comentarios a continuación.
También recomendamos estos complementos de CRM para la gestión de proyectos y estos complementos de wiki para crear un sistema de conocimiento del equipo.
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